Wenn einer eine Reise tut, dann kann er etwas lernen

Zahnärzte brauchen gerade in Sachen Fortbildungs- und Reisekosten auf der Steuererklärung gute Informationen. Hier reizen viele Möglichkeiten, das Finanzamt an den entstandenen Kosten zu beteiligen. Doch bleibt vorab zu klären: Lässt sich diese Fortbildung tatsächlich im steuerlichen Sinn absetzen?

Fortbildungskosten können nur dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn die Reise ausschließlich – oder zumindest weitaus überwiegend – aus betrieblichem oder beruflichem Interesse unternommen wird. Private Gründe – wie Erholung, Bildung oder Allgemeinbildung – müssen nahezu ausgeschlossen sein. Und da schaut der Fiskus sich den steuerlichen Sachverhalt sehr kritisch an.

Damit der Reisende die Kosten steuerlich geltend machen darf, muss der Anlass mehr beinhalten als eine Fortbildung des allgemeinen Wissens oder der Information. Dann unterstellt der Fiskus sofort private Interessen. Fazit: der Betreffende bleibt auf den vollen Kosten sitzen. Bei dieser Wertung durch den Fiskus gilt es als unerheblich, ob der Zahnarzt tatsächlich seine privaten Interessen gepflegt hat. Schon die Möglichkeit, dass er dies hätte tun können, entscheidet über die steuerliche Aberkennung. Und sobald der Fiskus erst einmal private Interessen unterstellt hat, muss der Zahnarzt – mühevoll – das Gegenteil beweisen.

Ärger bereitet dieses besonders dann, wenn die Abrechnung für eine mehrtägige Veranstaltung oder Tagung in die Kritik des Fiskus gerät. Schließlich kostet eine solche Fortbildungsveranstaltung den teilnehmenden Zahnarzt mehr als nur die Kursgebühr. Es kommt ja noch ein Verdienstausfall hinzu, wenn er dafür die Praxis geschlossen hat.

Die Steuerbeamten hinterfragen Reisekosten im Zusammenhang mit mehrtägigen Fortbildungsveranstaltungen oder Tagungen an touristisch interessanten Orten, womöglich noch im Ausland, stets kritisch. Ebenso mehrtägige Veranstaltungen, etwa auf einem komfortablen, mit vielen Freizeiteinrichtungen ausgestatteten Schiff.

Als ein entscheidendes Kriterium für die Würdigung des Fiskus gilt das Fortbildungsprogramm der Veranstaltung. Ermöglicht das Fortbildungsprogramm, einen erheblichen Teil der Reisezeit frei zu gestalten, sieht der Fiskus darin Grund genug, die steuerliche Anerkennung zu untersagen.

Betriebsprüfer sind sehr findig. So prüfen sie durchaus die Abrechnung der privaten Kreditkarte und versuchen, anhand der während der Reise angefallenen Privatausgaben einen privaten Anlass der Reise zu konstruieren. Wer unnötigen Streitigkeiten aus dem Weg gehen möchte, berücksichtigt das.

Der Fiskus prüft neben dem Fortbildungsprogramm der Veranstaltung auch andere Kriterien. Sobald eines der folgenden Merkmale vorliegt, unterstellt er einen privaten Anlass:

1.

Es reisen Personen mit, bei denen es für die Reise keine berufliche Veranlassung gibt. Ehegatten, Lebensgefährten oder andere Familienangehörige müssen entweder in der Praxis beschäftigt sein oder in einer besonderen Funktion (etwa als Übersetzter) an der Fortbildung teilnehmen, damit die steuerliche Anerkennung gewährt wird.

2.

Der Veranstalter ist ein Reiseunternehmen.

3.

Der Teilnehmerkreis einer Gruppenreise oder Fortbildungsveranstaltung setzt sich nicht überwiegend aus Berufskollegen zusammen.

4.

Eine lange Reise – und somit Fortbildung.

5.

Das Fortbildungsprogramm weist unüblich lange Mittagspausen auf. (Der Abend hingegen kann vollständig touristischen Interessen gewidmet sein, ohne dass die steuerliche Abzugsmöglichkeit verloren geht.)

6.

Einzelne Reisetage stehen zur freien Verfügung. Hierbei zählen auch Sonn- und Feiertage mit. Die Reise beinhaltet besonders viele Feiertage und Wochenenden, an denen touristische Ziele besucht werden. (Werden diese allerdings als reine Ruhetage deklariert, lässt dies dagegen nicht unbedingt auf private Reisemotive schließen).

7.

Die Anreise zur Fortbildung erfolgt durch Beförderungsmittel, welche der Erholung dienen und zeitaufwändiger und kostspieliger sind als übliche – zum Beispiel per Schiff.

8.

Die Fortbildungsveranstaltung selbst findet auf einem kostspieligen Beförderungsmittel statt, das auch der Erholung dienen könnte, etwa bei einer Schiffsreise.

9.

Das Fortbildungsprogramm ist nicht auf die besonderen beruflichen Bedürfnisse eines Teilnehmerkreises beschränkt. Besonders Fortbildungsbereiche, welcher eher der Bildung oder Allgemeinbildung zugeordnet werden könnten, beurteilt der Fiskus sehr kritisch.

10.

Im Rahmen der Fortbildung oder Studienreise findet ein häufiger Ortswechsel statt, der sachlich nicht geboten ist.

11.

Im Rahmen einer Studienreise werden überwiegend beliebte touristische Ziele besucht.

12.

Die Fortbildung wird mit einem Privataufenthalt verbunden.

13.

Vor oder nach der Fortbildung wird ein Urlaubsaufenthalt angefügt.

Um von vorneherein Ärger mit dem Fiskus zu vermeiden, beziehungsweise dessen Argumente zu entkräften, sollte der Zahnarzt auf folgende Kriterien achten:

1.

Werden für die Veranstaltung Fortbildungspunkte gewährt, ist das ein wichtiges Indiz für die berufliche Veranlassung.

2.

Die Fortbildung muss unter fachkundiger Leitung stehen und lehrgangsmäßig und straff organisiert sein. Die Zeiten, welche für private Interessen genutzt werden können, sollten möglichst gering ausfallen.

3.

Ein homogener Teilnehmerkreis und ein auf diesen zugeschnittenes Fortbildungsprogramm signalisieren das berufliche Interesse.

4.

Ein lückenloser Seminarund Stundenplan des Veranstalters, aus dem die ausschließliche berufliche Veranlassung ersichtlich ist, gehört in die Unterlagen für das Finanzamt.

5.

Das Finanzamt verlangt einen zweifelsfreien Nachweis über die Teilnahme an den Veranstaltungen. Deshalb sind Teilnahmebescheinigungen oder Testate von dem Veranstalter wichtig. Einzelne Nachweise sollten eine lückenlose Teilnahme an der Fortbildungsveranstaltung belegen.

6.

Skripte und eigene handschriftliche Aufzeichnungen zu den Vorträgen aufbewahren.

7.

Namen und Anschriften anderer Teilnehmer oder eine Teilnehmerliste mit diesen Angaben vom Veranstalter ergänzen die Unterlagen. Und dienen im Zweifelsfall gegenüber dem Finanzamt als Beweis.

Diese Vorsichtsmaßnahmen sind angebracht, denn bei den Fortbildungskosten erfolgt die steuerliche Würdigung je nach Einzelfall. Deshalb passiert es immer wieder, dass Zahnärzte, die die gleiche Fortbildungsveranstaltung besucht haben, steuerlich unterschiedlich behandelt werden: Dem einen wird die steuerliche Anerkennung gewährt wird, dem anderen nicht.

… er bringt doch mehr als Ärger ein. Denn gibt es Ärger mit dem Fiskus, ist der Schaden meist doch geringer als erwartet. Die reinen Fortbildungs- oder Tagungsgebühren kann der Zahnarzt steuerlich als Betriebsausgaben nämlich auch geltend machen, wenn das Finanzamt die Reise als Privatvergnügen einstuft. Beispiel: Ein Zahnarzt verbringt nach einer Fortbildung noch einige Tage privat am Fortbildungsort. Wird die Fortbildungsveranstaltung per se nicht vom Finanzamt beanstandet, kann der Zahnarzt zumindest die dafür angefallenen Kosten steuerlich angeben, lediglich die Reisekosten nicht. Damit der Fiskus Reisekosten berücksichtigt, muss der Zahnarzt selber aktiv werden. Sonst verschenkt er regelmäßig gutes Geld. Hierfür braucht er jedoch Informationen, da es für die unterschiedlichen Reisekosten entsprechende Pauschalen und Höchstbeträge gibt. An folgendem Beispiel sind die steuerlich relevanten Fakten einmal dargestellt.

Ein Zahnarzt fährt morgens um 8.00 Uhr zur Internationalen Dental Schau (IDS) nach Köln. Er benutzt dafür seinen eigenen Betriebs-Pkw. Für die Benutzung eines Parkplatzes muss er 18 Euro bezahlen.

Der Zahnarzt besucht die Messe am Freitag und Samstag, sodass eine Hotelübernachtung mit Frühstück für 115 Euro notwendig wird. Für Mittagessen und Abendessen zahlt er insgesamt 75 Euro. Die abendliche Runde mit Berufskollegen kostet 18 Euro. Am zweiten Reisetag kehrt er um 14.15 Uhr nach Hause zurück.

Der Messebesuch des Zahnarztes in unserem Beispiel ist eindeutig betrieblich veranlasst. Private Gründe spielen keine Rolle. Damit können folgende Reisekosten grundsätzlich angesetzt werden:

+

Fahrtkosten

+

Verpflegungsmehraufwendungen

+

Übernachtungskosten und

+

Reisenebenkosten

Fahrtkosten: In unserem Beispiel fährt der Zahnarzt mit einem Praxis-PKW zur IDS. Deshalb sind die Fahrtkosten mit der Buchung der laufenden Kfz-Kosten, wie Abschreibung, Treibstoff, Reparaturen et cetera erfasst. In diesem Fall kann er die PKW-Kosten nicht pauschal abrechnen.

Handelte es sich dagegen um ein Privatfahrzeug, hätte der Zahnarzt ein Wahlrecht. Dann kann er die Aufwendungen mit den einzeln nachgewiesenen Kosten je Kilometer berücksichtigen. Dafür muss er sämtliche Kfz-Kosten mit Belegen nachweisen und addieren und daraus die Kosten je Kilometer errechnen. Oder er macht es sich einfacher, indem er die Kilometer-Pauschalen ansetzt. Diese betragen seit dem 1. Januar 2002 je gefahrenem Kilometer für ein Kfz 0,30 Euro, bei einem Motorrad oder Motorroller 0,13 Euro, bei einem Moped oder Mofa 0,08 Euro und bei einem Fahrrad 0,05 Euro. Diese Pauschalen können pro gefahrenem Kilometer geltend gemacht werden, nicht pro Entfernungskilometer.

Nimmt der Zahnarzt eine Praxismitarbeiterin zur IDS mit, erhöhen sich diese Pauschbeträge um 0,02 Euro bei einem Auto und 0,01 Euro bei einem Motorrad je mitgenommene Person.

Aber grundsätzlich gilt, dass er das Beförderungsmittelfrei wählen darf. Das Finanzamt muss auch die Kosten mit dem Flugzeug, dem Zug, einem Taxi oder einem Mietwagen anerkennen, auch wenn diese möglicherweise teurer sind.

Bei den Verpflegungsmehraufwendungen gelten Pauschalen, keine Einzelnachweise. Deshalb ist es dem Zahnarzt in unserem Beispiel auch nicht möglich, die gezahlten 75 Euro für Mittag- und Abendessen dem Fiskus in Rechnung zu stellen. Selbst wenn er die tatsächlich entstandenen Kosten per Belege dem Finanzamt vorlegt, bekommt er nur die steuerlich relevanten Pauschalen anerkannt. Die über den Pauschalen liegenden Kosten sind reines Privatvergnügen des Zahnarztes.

Die steuerliche Absetzbarkeit von Verpflegungsaufwendungen richtet sich ausschließlich nach der Dauer der Geschäftsreise, also den Abwesenheitszeiten. Die Pauschalen für Reisen innerhalb Deutschlands sind abgestuft und betragen je nach

Abwesenheit von Wohnung und Praxis

Pauschbetrag ohne Einzelnachweis

mindestens 8 Stunden

6 Euro

mindestens 14 Stunden

12 Euro

mindestens 24 Stunden

24 Euro

Die Pauschalen richten sich nach der tatsächlichen Abwesenheit an einem Kalendertag, einschließlich der Wegezeiten. Deshalb sollte sich ein Zahnarzt zusätzlich zu den gefahrenen Kilometern die Reisezeiten genau notieren und dem Steuerberater mitteilen. Zudem gelten die genannten Sätze innerhalb Deutschlands. Für Auslandsreisen gelten andere Pauschalen.

Im Beispiel war der Zahnarzt folgende Zeiten abwesend: Am Anreisetag von 8 bis 24 Uhr = 16 Stunden und am Abreisetag von 0 bis 14.15 Uhr = 14 Stunden und 15 Minuten. Die Geschäftsreise dauerte an beiden Tagen mindestens 14 Stunden, sodass die absetzbare Pauschale 2 x 12 Euro = 24 Euro beträgt.

Mit der Hotelrechnung lassen sich die Übernachtungskosten nachweisen.

Der Zahnarzt im Beispiel sollte die Hotelrechnung somit auch zu den Belegen heften, die er dem Steuerberater übergibt, da er Übernachtungskosten im Inland nachweisen muss. Eine Schätzung der tatsächlichen Übernachtungskosten ist zwar grundsätzlich möglich, aber der Betreffende muss dann nachweisen, dass ihm tatsächlich Kosten entstanden sind und er nicht unentgeltlich bei Angehörigen oder Bekannten übernachtet hat.

Als Übernachtungskosten gelten ausschließlich die Kosten für das Zimmer im Hotel oder der Pension. Die Kosten für ein Essen, etwa das Frühstück, werden bereits durch die Verpflegungspauschalen abgegolten.

Schlüsselt die Hotelrechnung nicht zwischen Übernachtungskosten und Kosten für das Frühstück auf, müssen pauschal 4,50 Euro für das Frühstück abgezogen werden. Bei einer Übernachtung im Ausland muss die Hotelrechnung hingegen um 20 Prozent des höchsten Verpflegungspauschbetrags gekürzt werden.

In erwähnten Beispiel belief sich die Hotelrechnung auf 115 Euro einschließlich Frühstück. Nach Abzug der 4,50 Euro für das Frühstück verbleiben 110,50 Euro als steuerlich relevante Übernachtungskosten.

…so muss der Reisende das belegen. Als Reisenebenkosten kann ein Zahnarzt alle zusätzlichen Aufwendungen geltend machen, die ihm durch die Geschäftsreise entstanden:

• Straßen-, Parkplatz-, oder Garagengebühren,

• Eintrittsgelder,

• Kommunikationskosten wie Telefon, Fax,

• Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, et cetera.

Bei dem beispielhaft angeführten Messebesuch darf der Zahnarzt seine Parkplatzgebühren von 18 Euro daher zu den Betriebsausgaben dazu rechnen.

Fachliteratur und Lernmittel:

Die Kosten für beruflich benötigte Fachliteratur (Bücher, Zeitschriften, eventuell Datenträger) können unabhängig von der Teilnahme an einer Bildungsmaßnahme als Betriebsausgaben abgesetzt werden – sofern die Quittungen die Titel der Bücher enthalten.

Auch andere Lernmittel kann er als Betriebsausgaben deklarieren oder damit den Betriebsausgabenabzug erhöhen. Etwa, wenn ein Zahnarzt wegen der Teilnahme an einer Fortbildung einen privaten PC kauft. Liegt nämlich der betriebliche Nutzungsanteil eines PCs zwischen zehn und 50 Prozent, bleibt es dem Anwender überlassen, ob er den PC in das Betriebsvermögen nimmt oder lieber dem Privatvermögen zuordnet. Steuerlich handelt es sich dann bei dem PC um „gewillkürtes“ Betriebsvermögen. Wird nun bei diesem der Anteil der betrieblichen Nutzung festgelegt, werden die Fortbildungsmaßnahmen des Zahnarztes an dem PC selbstverständlich mit berücksichtigt. Das gilt auch für die anfallenden Telefonoder Internetgebühren.

Das Trinkgeld für den netten Köbes (wie der Kellner in einem Kölschen Brauhaus heißt) und andere Beschenkte kann er absetzen, indem er sich vom Kellner den Betrag auf der Bewirtungsquittung bestätigen lässt. Obwohl er die tatsächlichen Bewirtungskosten außen vor lassen muss, benötigt er nun trotzdem den Bewirtungsbeleg – als Nachweis für das Trinkgeld.

Wie muss er nun die 18 Euro korrekt deklarieren, die er anlässlich der abendlichen Runde mit den Berufskollegen springen ließ? Grundsätzlich können Bewirtungskosten auch als Betriebsausgaben berücksichtigt werden: 70 Prozent des Rechnungsbetrages, im Beispiel also 12,60 Euro, lässt der Fiskus als Betriebsausgabe zu, sofern der Zahnarzt Personen aus geschäftlichem Anlass bewirtet. Quod demonstrandum esse – was zu beweisen wäre – gegenüber dem Fiskus. Da der Zahnarzt seine Kollegen in einer Gaststätte bewirtet, muss die Rechnung gewissen Anforderungen genügen und Ort, Tag und Höhe des Rechnungsbetrages ausweisen, außerdem müssen die Namen der Teilnehmer und der genaue Anlass vermerkt sein. Allgemeine Darlegungen zum Anlass, zum Beispiel „Besprechung“, reichen dem Fiskus nicht.

Handelte es sich bei der geselligen Runde um ein privates Treffen, sind die Ausgaben dementsprechend dem privaten Bereich zuzuordnen. Eine Berücksichtigung der Kosten als Betriebsausgaben ist dann ausgeschlossen.

Am einfachsten rechnen Zahnärzte ihre Reisekosten anhand eines Formulars ab. Dieses ist in jedem Schreibwarengeschäft erhältlich. Oder per (eigener) EDV leicht aufzusetzen. Dieses Formular enthält alle für den Fiskus relevanten Informationen. Der Zahnarzt muss dann nur noch für jede Fortbildung oder Reise das Formular ausfüllen und die erforderlichen Belege hinzufügen. Damit gewinnt er eine Übersicht, welche Reisekosten er steuerlich geltend machen kann, und denkt auch daran, sie zu deklarieren. Zudem erkennt er selbst, welche Belege er benötigt. So gewappnet, übersteht seine Reisekostenabrechnung jede Betriebsprüfung.

Dr. Sigrid Olbertz, MBAZahnärztin, Master of Business AdministrationIm Hesterkamp 12a45768 Marl

Stefanie Hambloch-StolzSteuerberaterinHattinger Str. 34844795 Bochum