Spielregeln für die Zusammenarbeit

Bei einer Praxisübernahme stehen junge Zahnärzte oft vor der Situation, einige der Mitarbeiterinnen nicht übernehmen zu wollen oder zu können.

Rechtlich stellt sich die Situation so dar, dass bei einem Praxiskauf der Praxisnachfolger in alle Rechte und Pflichten des Praxisveräußerers eintritt. Er übernimmt sämtliches Praxisinventar, den Patientenstamm und auch das Personal. Es werden somit keine neuen Arbeitsverträge geschlossen – es wird lediglich der Arbeitgeber in den bestehenden Dienstverträgen geändert.

Die Übernahme eines bestehenden Personalstamms ist für einen jungen Zahnarzt im Normalfall erstrebenswert. Qualifiziertes Personal, welches die Patienten und die Praxisabläufe kennt, ist bei einer Existenzgründung von unschätzbarem Wert. Damit hat der Praxisübernehmer einen deutlichen Vorteil gegenüber jenen Kollegen, welche eine Praxis neu gründen und sich ihr Personal selbst suchen und einarbeiten müssen. Kauft der Zahnarzt dagegen eine bereits geschlossene Praxis, liegt keine Praxisveräußerung vor. Eine Übernahme der bestehenden Arbeitsverträge ist hier nicht möglich.

Die Übernahme des Personalstamms einer laufenden Praxis ist allerdings auch mit Nachteilen verbunden. Bei der Kündigungsfrist einer Mitarbeiterin wird deren gesamte – also auch die bisherige – Beschäftigungszeit in der Praxis mit berücksichtigt. Dadurch kann es zu einer Verlängerung der Kündigungsfristen gegenüber einer Neuanstellung kommen.

Deshalb sollte der Praxisabgeber seine Personalsituation möglichst ein bis zwei Jahre vor einer geplanten Praxisveräußerung klären. Dies kann dadurch geschehen, dass er mit einer neu einzustellenden Mitarbeiterin einen zeitlich befristeten Arbeitsvertrag abschließt. Der Praxisübernehmer kann dann entscheiden, ob er die Mitarbeiterin zum Ende des befristeten Vertrages weiterbeschäftigt. Doch Vorsicht ist angebracht, da seit dem 1. Januar 2001 das neue Teilzeit- und Befristungsgesetz gilt. Wird hiergegen verstoßen, führt dies zu einem unbefristeten Arbeitsvertrag und es gelten die gesetzlichen oder tariflichen Kündigungsfristen.

Auch kann einer älteren Mitarbeiterin das Ausscheiden aus der Praxis mit einer Abfindung „versüßt“ werden. Diese Lösung scheint auf den ersten Blick für den abgebenden Zahnarzt mit einem finanziellen Aufwand verbunden. Doch bei einer genaueren Betrachtung zeigt sich eher das Gegenteil. Beispiel: Ein Zahnarzt findet eine Mitarbeiterin mit drei Monatsgehältern ab. Diese Zahlung erhöht seine Personalkosten und reduziert somit den Gewinn aus der laufenden Praxistätigkeit. Im Gegenzug kann er seine Praxis leichter und schneller verkaufen und erhält zudem eventuell einen höheren Verkaufspreis, weil die Personaldisposition des Erwerbers erleichtert ist. Nun kommt noch der steuerliche Effekt hinzu. Den Gewinn aus laufender Praxistätigkeit muss er mit seinem persönlichen Steuersatz versteuern. Der Gewinn aus dem Praxisverkauf dagegen unterliegt einem begünstigten Steuersatz. Eine Abfindungszahlung kann sich also rechnen.

Optimal wäre, wenn es dem Praxisveräußerer gelingen würde, dem Praxisnachfolger eine bereinigte Personalsituation zu übergeben. Denn dieser hat im Rahmen des Praxisüberganges keine Möglichkeit, einer Mitarbeiterin zu kündigen. Er kann sich nur von einer Mitarbeiterin trennen, wenn der Kündigung andere Gründe zu Grunde liegen als die des Praxisüberganges – zum Beispiel die Stillegung eines Praxis bereiches, etwa des Labors. Hier fallen Arbeitsplätze durch innerbetriebliche Maßnahmen im Rahmen des Praxisüberganges weg. Eine Kündigung ist möglich.

Im Normalfall wird bei einer Praxisübernahme der komplette Personalstamm mit übernommen. Das muss jedoch nicht sein, denn jede Mitarbeiterin hat das Recht, dem Übergang des Beschäftigungsverhältnisses auf den Praxiserwerber zu widersprechen.

Für den Praxisveräußerer hat dies zur Folge, dass der Arbeitsvertrag zwischen ihm und der Mitarbeiterin weiterhin besteht. Er hat jedoch das Recht, eine betriebsbedingte Kündigung auszusprechen, sofern er die Mitarbeiterin nicht weiter beschäftigen kann. Die dabei anfallenden Personalkosten muss jedoch der Praxisveräußerer tragen. Es ist auch Vorsicht geboten, wenn ein Zahnarzt seine Praxis veräußert und in räumlicher Nähe wieder in eigener Praxis tätig wird. Hier sollten sowohl der Praxisveräußerer als auch der Erwerber klar und eindeutig die Personalfrage abklären. Sonst geht der Erwerber davon aus, dass er mit dem Praxiskauf auch die hoch qualifizierte Mitarbeiterin mit übernimmt. Die Helferin macht jedoch von ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch und arbeitet bei seinem Vorgänger weiter. Ebenso unerfreulich kann die Personalsituation für den Praxisveräußerer werden. Er stellt für seine neue Praxis Personal ein und sieht sich unversehens mit einer zusätzlichen Mitarbeiterin konfrontiert.

Missachtet eine Mitarbeiterin die „Spielregeln“ der guten Zusammenarbeit, könnte dieses Verhalten die Praxis schädigen. Die arbeitsrechtlichen Mittel in solchen Fällen reichen von der Ermahnung über die Abmahnung bis zur Kündigung.

Nicht jedes Fehlverhalten einer Mitarbeiterin führt direkt zur Kündigung. Aber häufig sind es die kleineren Fehler einer Mitarbeiterin, welche den Praxisinhaber nerven und im Praxisteam ein schlechtes Betriebsklima schaffen. Um diese abzustellen, reicht in den meisten Fällen eine mündliche Ermahnung der Mitarbeiterin aus – selbstverständlich ohne arbeitsrechtliche Folgen.

Ist das Fehlverhalten der Mitarbeiterin jedoch gravierender, muss auch seitens des Praxisinhabers zu drastischeren Mitteln gegriffen werden. Der Zahnarzt wird nun seine Mitarbeiterin abmahnen. Für eine wirksame Abmahnung muss einerseits ein Fehlverhalten der Mitarbeiterin vorliegen, welches Auswirkungen auf den Praxisbetrieb hat. Andererseits ist das „Vergehen“ der Mitarbeiterin nicht so gravierend, dass eine Kündigung gewünscht wäre.

Die Abmahnung ist Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung, sofern das Fehlverhalten der Mitarbeiterin den Leistungsbereich betrifft, unabhängig davon, ob die verhaltensbedingte Kündigung zu einer ordentlichen oder zu einer fristlosen Kündigung führt. Fehlt eine Mitarbeiterin unentschuldigt, entfernt sie sich ohne Erlaubnis des Arbeitgebers vom Arbeitsplatz. Erbringt sie schlechte Arbeitsleistung oder kommt regelmäßig zu spät, sind dies Beispiele für ein Fehlverhalten, die dem Leistungsbereich zuzuordnen sind.

Es ist für eine wirksame verhaltensbedingte Abmahnung nicht notwendig, dass sich die Mitarbeiterin ihres Fehlverhaltens bewusst ist. Es reicht, wenn eine objektive Pflichtverletzung vorliegt. Ein Beispiel: Die Mitarbeiterin geht während der Arbeitszeit mal schnell zur Bank und erledigt dort eine dringende private Angelegenheit. Sie weiß nicht, dass sie zuerst die Zustimmung des Arbeitgebers einholen muss. Obwohl sich die Mitarbeiterin nicht über ihr Fehlverhalten im klaren ist, liegt hier eine arbeitsvertragliche Pflichtverletzung vor. Der Zahnarzt kann Ihr gegenüber eine wirksame Abmahnung aussprechen.

Erst nachdem er eine Mitarbeiterin mindestens einmal erfolglos wegen ihrer Leistungsdefizite abgemahnt hat, kann ein Zahnarzt ihr bei einem erneuten Fehlverhalten kündigen. Der Mitarbeiterin soll also durch die Abmahnung die Gelegenheit zur Besserung gegeben werden.

Ist das Fehlverhalten der Mitarbeiterin dagegen dem Vertrauensbereich zuzuordnen, ist die Abmahnung nicht immer Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Gerade kriminelles Fehlverhalten der Mitarbeiterin – Diebstahl von Medikamenten und Rezeptformularen, Fälschung der Unterschrift des Zahnarztes unter Urkunden oder mutwillige Zerstörung von Behandlungsgeräten – schädigen das Vertrauensverhältnis so sehr, dass dem Zahnarzt eine Weiterbeschäftigung der Mitarbeiterin nicht zugemutet werden kann. Hier ist eine verhaltensbedingte fristlose Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung möglich.

Ist sich die Mitarbeiterin jedoch ihres Fehlverhaltens im Vertrauensbereich nicht bewusst, oder geht sie davon aus, dass der Arbeitgeber es nicht als erhebliches Fehlverhalten ansieht, kann ihr nicht fristlos gekündigt werden. In einem solchen Fall muss eine Abmahnung erfolgen. Ein Beispiel: Die Rezeptionshelferin bestellt die Patienten so ein, dass ein pünktlicher Feierabend gewährleistet ist. Der Zahnarzt hat jedoch angewiesen, auch spätere Termine zu vergeben. Hierbei würde es sich um einen Vertrauensbruch der Helferin handeln, zumal die Praxis auch wirtschaftlich geschädigt wird. Trotzdem darf der Zahnarzt seiner Helferin nicht fristlos kündigen. Auf seine Vorwürfe wird sie gegebenenfalls mit der Erklärung reagieren, dass sie nur Überstunden vermeiden wollte. Zudem hätte der Zahnarzt vor kurzem geäußert, dass er auch gerne einmal pünktlich Feierabend hätte. Diese Äußerung hätte sie als Weisung für ihr Bestellverhalten aufgefasst. Auch ist es nicht möglich, eine Mitarbeiterin abzumahnen und beim nächsten Fehlverhalten zu kündigen. Die Abmahnung und die spätere Kündigung müssen beide auf „gleichartigem Unrechtsgehalt“ beruhen. Wird eine Helferin wegen wiederholten Zuspätkommens abgemahnt, darf ihr bei einem späteren unentschuldigten Fehlen gekündigt werden – Zuspätkommen und unentschuldigtes Fehlen sind gleichartig. Anders verhält es sich, wenn die Mitarbeiterin wegen Zuspätkommens abgemahnt wurde und ihr wegen schlechter Arbeitsleistung gekündigt werden soll. Das Zuspätkommen und die schlechte Arbeitsleistung sind nicht gleichartig – eine erneute Abmahnung wegen der schlechten Arbeitsleistung ist notwendig.

Eine Abmahnung kann mündlich erfolgen. Da aber der Zahnarzt als Arbeitgeber in einem eventuellem Kündigungsprozess die Abmahnung beweisen muss, kann die Schriftform nur dringend empfohlen werden. Ebenso muss der Zahnarzt damit rechnen, beweisen zu müssen, dass die Mitarbeiterin die Abmahnung auch zur Kenntnis genommen hat. Deshalb sollte er sich den Empfang der Abmahnung von der Mitarbeiterin schriftlich bestätigen lassen, oder die Abmahnung unter Zeugen übergeben beziehungsweise aussprechen. Sowohl Abmahnung als auch Empfangsbestätigung gehören in die Personalakte der Helferin.

Nach einem arbeitsrechtlichen Fehlverhalten der Mitarbeiterin sollte der Zahnarzt zügig reagieren und die Abmahnung umgehend aussprechen: Die Abmahnung muss spätestens vier Wochen nach dem Fehlverhalten erfolgen.

Eine Checkliste und ein Mustertext für die schriftliche Abmahnung sind über den zm-Leserservice erhältlich.

Vorsichtig sollten Zahnärzte bei einer Sammelabmahnung sein – wenn also in einer Abmahnung mehrere Fehlverhalten der Mitarbeiterin aufgelistet werden. Wenn nur einer von mehreren Vorwürfen nicht zutrifft, oder von dem Zahnarzt nicht bewiesen werden kann, kippt die ganze Abmahnung – auch wenn die anderen Anschuldigungen berechtigt sind. Deshalb ist jedem Zahnarzt nur zu empfehlen, für jedes Fehlverhalten der Mitarbeiterin eine getrennte Abmahnung zu schreiben.

Ist die Mitarbeiterin mit der Abmahnung nicht einverstanden, hat sie das Recht zu einer schriftlichen Gegendarstellung. Stellt sich dabei heraus, dass die Abmahnung zu Unrecht erfolgte, kann die Mitarbeiterin verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Andererseits besteht auch die Möglichkeit, Abmahnungsgründe hinzuzufügen.

Bei einer fristgerechten Kündigung muss der Zahnarzt als Arbeitgeber gesetzlich oder tariflich vorgegebene Kündigungsfristen beachten. Doch die Tücken stecken im Detail.

Unter einer Kündigungsfrist ist der Zeitraum zu verstehen, der zwischen der Kündigungserklärung und dem Kündigungstermin liegt. Diese Zeitspanne benötigt die Mitarbeiterin, um sich eine neue Beschäftigung zu suchen oder sich gegen die Kündigung zu wehren. Der Zahnarzt braucht ebenfalls einen gewissen Zeitrahmen, in dem er sich gegebenenfalls um eine neue Mitarbeiterin bemühen kann.

Üblicherweise stellt ein Zahnarzt eine neue Mitarbeiterin zunächst für eine Probezeit ein. Während einer vereinbarten Probezeit, längstens für die Dauer von sechs Monaten, kann der Zahnarzt das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen kündigen. Der letzte Kündigungstermin in der Probezeit wäre somit der letzte Tag des sechsten Monats. Wurde für die Probezeit keine Kündigungsfrist vereinbart, wird automatisch die Kündigungsfrist von zwei Wochen zu Grunde gelegt.

Verlängert der Zahnarzt mit seiner Mitarbeiterin die Probezeit über die sechs Monate hinaus, gilt nicht mehr die zweiwöchige Kündigungsfrist. Zu Grunde gelegt wird nun die gesetzliche Kündigungsfrist, die dann vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats beträgt.

Bei jedem Arbeitsvertrag, dem keine tarifliche Vereinbarung zu Grunde liegt, gilt die gesetzliche Kündigungsfrist. Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitsvertrag schriftlich oder nur mündlich geschlossen wurde. Nach den gesetzlichen Bestimmungen kann das Beschäftigungsverhältnis mit einer Mitarbeiterin mit einer Frist von vier Wochen gekündigt werden. Das Beschäftigungsverhältnis kann entweder zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Monats beendet werden. Die sonst übliche Regelung, wonach sich der Ablauf einer Frist verlängert, wenn der letzte Tag, an dem die Frist abläuft, auf einen Samstag, Sonn- oder Feiertag fällt, gilt für Kündigungsfristen nicht.

Ist die Mitarbeiterin länger in der Praxis beschäftigt und älter als 25 Jahre, verlängern sich die gesetzlichen Kündigungsfristen. Angerechnet werden muss dabei die gesamte Zeit, in der sie in der Praxis beschäftigt war. Dazu zählen auch die Beschäftigungszeiten der Mitarbeiterin beim Praxisvorgänger.

Berücksichtigt werden bei den verlängerten gesetzlichen Kündigungsfristen nur die Beschäftigungsjahre nach der Vollendung des 25. Lebensjahres der Mitarbeiterin. Eine 26-jährige Helferin, welche bereits seit ihrer Ausbildung in der Praxis beschäftigt ist, hat also eine Kündigungsfrist von vier Wochen. Die Verlängerung der gesetzlichen Kündigungsfristen gilt jedoch nur bei einer Kündigung durch den Zahnarzt. Kündigt die Mitarbeiterin, gelten die verlängerten Kündigungsfristen nicht. Selbst eine ältere und langjährig in Ihrer Praxis tätige Helferin kann somit jederzeit mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Monats kündigen.

Abweichend von den gesetzlich vorgegebenen Kündigungsfristen, haben Tarifpartner die Möglichkeit, Verkürzungen oder Verlängerungen der Kündigungsfristen zu vereinbaren. Beschäftigt ein Zahnarzt eine Helferin laut Tarifvertrag, gelten somit auch die tariflichen Kündigungsfristen.

Während der vereinbaren Probezeit – längstens für die Dauer von sechs Monaten – kann das Beschäftigungsverhältnis beiderseits mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Nach der Probezeit beträgt die Kündigungsfrist vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Kalendermonats. Diese Regelung entspricht somit der gesetzlichen Kündigungsfrist. Auch die tariflichen Kündigungsfristen verlängern sich mit der Beschäftigungsdauer der Helferin in der Praxis (nicht beim Praxisinhaber). Die Berechnung der Beschäftigungsdauer beginnt jedoch schon mit Abschluss der Berufsausbildung und nicht erst ab dem 25. Lebensjahr der Helferin.

Eine Übersicht der gesetzlichen und tariflichen Kündigungsfristen je nach Dauer des Beschäftigungsverhältisses ist über den zm-Leserservice erhältlich.

Viele Zahnärzte sind froh, wenn sie eine Mitarbeiterin haben, die bei Personalengpässen zur Verfügung steht. Das muss nicht einmal die klassische Schwangerschaftsvertretung sein. Schon der krankheitsbedingte Ausfall einer Helferin bringt den Praxisablauf ins Stocken, denn eine personelle Reserve kann sich kaum noch ein Zahnarzt leisten.

Deshalb greifen viele Zahnärzte auf ehemalige Helferinnen zurück. Die sind zwar oft in ihre familiären Pflichten eingebunden, aber gerne bereit, in der Praxis auszuhelfen. Damit ist sowohl dem Zahnarzt als auch der Helferin gedient. Die ehemalige Mitarbeiterin bleibt beruflich auf dem Laufenden, verdient etwas und kann trotzdem ihren familiären Pflichten nachkommen.

Obwohl viele Zahnärzte in ihren Praxen Helferinnen als Vertretungen mit befristeten Arbeitsverträgen (Zeitarbeitsverträgen) beschäftigen, sind die Bedingungen für solche Arbeitsverhältnisse kaum bekannt.

Befristete Arbeitsverträge müssen zwingend schriftlich abgeschlossen werden. Die von einigen Zahnärzten praktizierte legere Abwicklung durch mündliche Absprache könnte fatale Folgen haben: Rein mündliche Absprachen führen dazu, dass die Befristung des Arbeitsvertrages rechtsunwirksam ist und in einem unbefristeten Arbeitsvertrag endet. Hat ein Zahnarzt lediglich mündliche Absprachen mit seiner befristet eingestellten Helferin getroffen, kann es ihm passieren, dass er seine Helferin nach dem abgesprochenen Beschäftigungsende weiterbeschäftigen muss. Dagegen ist eine ausdrückliche Kündigung des befristeten Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich.

Bei Schwangerschafts- oder Krankheitsvertretungen sind beispielsweise Befristungen mehrmals hintereinander möglich. Auch darf in solchen Fällen das zeitliche Höchstmaß der Befristung von zwei Jahren überschritten werden.

Natürlich können Mitarbeiterinnen auch ohne sachlichen Grund befristet eingestellt werden. Dies wäre dann der Fall, wenn zum Beispiel der Personalbedarf in der Praxis für die kommenden Monate nicht absehbar ist. Jedoch gilt in diesem Fall das seit Januar 2001 gültige neue Teilzeit- und Befristungsgesetz. Dieses bestimmt, dass befristete Arbeitsverträge, die ohne sachlichen Grund abgeschlossen werden, nur noch bei Neueinstellungen möglich sind. Dabei ist es unerheblich, ob der erste Vertrag 20 Jahre oder nur zwei Monate zurückliegt. Auch findet keine Berücksichtigung, ob die befristete Beschäftigung nur zwei Monate oder zwei Jahre betrug. War also eine Helferin schon einmal in der Vergangenheit bei einem Zahnarzt tätig, darf der Zahnarzt diese Helferin nur noch mit einem festen Arbeitsvertrag beschäftigen.

Ebenso darf das befristete Beschäftigungsverhältnis, welches ohne sachlichen Grund geschlossen wurde, höchstens zwei Jahre dauern. Auch bei einer Verlängerung des Beschäftigungsverhältnisses darf die Höchstgrenze von zwei Jahren nicht überschritten werden. Innerhalb dieser Höchstgrenze darf das Beschäftigungsverhältnis höchstens dreimal verlängert werden.

Das geänderte Gesetz gibt ebenfalls vor, dass ein unbefristetes Arbeitsverhältnis nicht mehr in ein Zeitarbeitsverhältnis umgewandelt werden darf. Ein Zahnarzt darf also einer Helferin, welche fest in seiner Praxis angestellt ist, nicht mehr einen Zeitarbeitsvertrag anbieten. Selbst wenn die Helferin zustimmt, ist diese Regelung gesetzlich nicht mehr zulässig. Ausnahme: Wurde die Helferin vom Zahnarzt selbst ausgebildet, darf er im unmittelbaren Anschluss an die Ausbildungszeit einen befristeten Arbeitsvertrag abschließen. Das gleiche gilt für künftige Mitarbeiterinnen ab dem 58. Lebensjahr.

Die neue Gesetzesregelung des Teilzeit- und Befristungsgesetzes erscheint nicht nur kompliziert, sie ist es auch. Eine gewisse Vorsicht und gegebenenfalls Zurückhaltung seitens des Zahnarztes bei der Anstellung von Helferinnen mit Zeitverträgen kann nur empfohlen werden.

Sigrid Olbertz, MBAZahnärztin undMaster of Business AdministrationIm Hesterkamp 12 A; 45768 Marl