Bereichernde Vergleiche

Eine Zahl ist zunächst nichts anderes als eine Folge von Ziffern. Dem nüchternen Betrachter sagt sie allein nicht viel, aber ein Insider kann sie deuten, weil er auch andere Zahlen kennt. Er kann sie untereinander in Relation setzen und so Erkenntnisse gewinnen – und aus diesen Erkenntnissen folgt nicht selten der Wunsch nach Veränderungen.

„Sprechende Zahlen“ sind der Kern der Benchmarking-Idee. Denn wer genau hinhört, dem können Zahlen etwas erzählen. Sie sagen, welche Leistungsbereiche der Praxis sich positiv entwickeln, oder wo etwas nicht stimmt. Benchmarking ist ein Analyse-und Planungsinstrument, das einen Vergleich der eigenen Praxis mit anderen Praxen erlaubt.

Benchmarking lohnt sich für Zahnärzte, die sich weiterentwickeln wollen. Ihre Bereitschaft, festgefahrene Strukturen aufzubrechen und ihre Offenheit, neue Ideen zu integrieren, wird belohnt. Benchmarking bietet Ansatzpunkte, um Einnahmen und Kosten, aber auch die Arbeitsabläufe in der eigenen Praxis zu analysieren und zu verbessern. Dabei wird zwischen internem und externem Benchmarking unterschieden.

• Beiminternen Benchmarkingstammen die entsprechenden Vergleichszahlen und Daten aus der eigenen Praxis.

• Dasexterne Benchmarkingvergleicht die Daten der eigenen Praxis mit denen einer oder mehrerer Fremdpraxen. Beim internen Benchmarking ist der Vorjahresvergleich üblich, welcher Einnahmen und Kosten des laufenden Jahres denen des Vorjahres gegenüberstellt. Der Vorjahresvergleich liefert einen relativ schnellen Überblick über die Praxisentwicklung, da positive und negative Tendenzen in kürzester Zeit zu erkennen sind. Als Basis für den Vorjahresvergleich dient üblicherweise die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Doch liefert die BWA tatsächlich das für einen Vergleich notwendige Datenmaterial?

Eine BWA wird primär als Grundlage für den steuerlichen Jahresabschluss erstellt. Und der Zahnarzt hat die Wahl, ob er den steuerlichen Jahresabschluss per Bilanz oder als Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen lässt. In einer Bilanz werden die erbrachten Leistungen der Zahnarztpraxis und die damit einhergehenden Kosten dem Jahr zugeordnet, in dem sie erbracht wurden beziehungsweise entstanden sind. Damit entspricht eine Bilanz dem betriebswirtschaftlichen Ergebnis eines Unternehmens. Für einen bilanzierenden Zahnarzt macht es demzufolge wenig Sinn, Einnahmen oder Kosten zu verschieben.

Ganz anders stellt sich die Situation für einen Zahnarzt dar, der den steuerlichen Jahresabschluss per Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen lässt. Er findet in seiner BWA lediglich die tatsächlich erfolgten Zahlungen – und er hat auch einen relativ großen Gestaltungsrahmen. Je nach Bedarf kann der Zahnarzt den Einnahmebereich umformen, indem er – durch entsprechende Rechnungslegung – Zahlungseingänge noch im alten Jahr vereinnahmt oder auf das neue Jahr verlagert. Solche Maßnahmen sind selbstverständlich auch im Kostenbereich möglich. Üblicherweise finden sich bei jedem Zahnarzt, der seinen Gewinn als Einnahme-Überschuss-Rechner ermittelt, solche steuergestaltende Elemente. Damit seine BWA als Grundlage für einen Praxisvergleich dienen kann, müssen diese steuergestaltenden Elemente eliminiert werden. Zumindest die Verschiebung von größeren Beträgen, sowohl im Einnahmen- als auch im Kostenbereich, sollte ausgeglichen werden.

Aber aus einer BWA lässt sich nicht nur der Gesamtbetrag der Einnahmen und Ausgaben der Praxis ablesen. Die Einnahmen und Kosten werden auch aufgeschlüsselt. DieAufschlüsselung der einzelnen Kostenpositioneneiner BWA ist für eine Zahnarztpraxis ohne Eigenlabor ausreichend. Es genügt vollkommen, die Kosten in folgende Bereiche zu unterteilen:

• Personal

• Material

• Fremdlabor

• Raumkosten

• Zinsen

• Abschreibungen

• sonstige Kosten

Ist der Praxis jedoch ein Labor angegliedert, reicht diese erste Kostenaufschlüsselung nicht aus. Die einzelnen Kostenstellen müssen in die Kosten für die Praxis und Kosten für das Praxislabor unterteilt werden. Nur so ist eine Zuordnung der Kosten zu den beiden Leistungsbereichen möglich.

Ist der Kostenbereich in den meisten BWAs noch relativ befriedigend aufgeschlüsselt, sieht es imEinnahmenbereichganz anders aus. Die meisten BWAs unterteilen die Einnahmen lediglich in zwei Bereiche. Es finden sich „über die KZV vereinnahmte Einnahmen“ und „nicht über die KZV vereinnahmte Einnahmen“. Eine solche Aufschlüsselung ist für die steuerliche Würdigung ausreichend, für einen Praxisvergleich jedoch zu allgemein und wenig aussagefähig.

Damit ein Zahnarzt erkennen kann, aus welchem Leistungsbereich er wieviel seiner Einnahmen erwirtschaftet, muss er den Einnahmenbereich ebenfalls aufschlüsseln. Wie detailliert diese Aufschlüsselung erfolgt, hängt vom Informationsbedürfnis des Praxischefs ab. In einem ersten Schritt sollten die einzelnen zahnärztlichen Leistungsbereiche unterteilt werden. Hier ist die Unterteilung üblich in:

• konservierende/chirurgische Leistungen

• Prothetik

• Kieferorthopädie

• Funktionsanalyse, Kieferbruch, Schienen

• Parodontal-Behandlung

• Prophylaxe

• sonstige Zahnarzterlöse

Im Bereich „sonstige Zahnarzterlöse“ kann nochmals eine Unterteilung erfolgen. Möchte ein Zahnarzt wissen, welche Umsätze er zum Beispiel mit Cerec oder der Implantatbehandlung erwirtschaftet, kann er diese Daten hier erfassen. Viele Zahnärzte interessiert auch, in welchem Umfang sie Leistungen aus dem Kassenbereich, dem Zuzahlbereich oder bei Privatpatienten erbringen – sie können jeden Leistungsbereich nochmals unterteilen.

Natürlich kann ein Zahnarzt solche Unterteilungen mit Hilfe seiner EDV selbst erstellen. Lässt er die Unterteilung von seinem Steuerberater vornehmen, findet sie sich bereits in der BWA wieder. Das ist für den Zahnarzt weniger arbeitsintensiv – und mit den gleichen Kosten verbunden. Er muss lediglich die eingegangenen Zahlungen mit entsprechenden Kürzeln kennzeichnen, damit der Steuerberater eine Zuordnung bei der Buchung vornehmen kann.

Nun endlich sind die Voraussetzungen für einen Praxisvergleich geschaffen.

Zunächst ist für einen Zahnarzt derinterne Praxisvergleichinteressant. Hier vergleicht er die Daten seines Unternehmens (also die Einnahmen und Kosten) des laufenden Jahres mit denen des Vorjahres. Das ermöglicht einen ersten Überblick über die Entwicklung in der jüngeren Vergangenheit und der Gegenwart.

Haben sich die Einnahmen und Kosten verändert, so kann der Zahnarzt anhand des Vorjahresvergleiches erkennen, welche Veränderungen im Leistungsangebot der Praxis dazu geführt haben. Besonders, wenn ein Zahnarzt ein Leistungsangebot neu einführt, will er wissen, welche Auswirkungen dies hat.

Ein Beispiel: Bisher hat ein Zahnarzt die Implantate bei einem Kieferchirurgen setzen lassen und nur die Überkonstruktion in der Praxis erstellt. Nun setzt er selbst die Implantate. Damit erhöht sich der Beratungsund Behandlungsaufwand und die Materialkosten steigen. Diesem Mehraufwand müssen entsprechende Mehrumsätze gegenüberstehen. Aber ist das wirklich immer der Fall? Zwar hat der Zahnarzt zunächst offensichtliche Mehrumsätze aus dem Implantatbereich, aber diese Mehrumsätze könnten einhergehen mit Umsatzrückgängen in anderen Leistungsbereichen der Praxis. Durch die aufwändigere Beratung reduzieren sich seine Umsätze in anderen Bereichen. Und schon kann es lediglich zu einer Verschiebung der Umsätze oder gar zu weniger Umsätzen kommen. Dabei war doch eigentlich eine Einnahmen- und sicherlich auch Gewinnsteigerung geplant.

Auch die Kosten seiner Praxis hat der Zahnarzt durch den Vorjahresvergleich besser unter Kontolle. Aber hier muss ebenfalls Ursachenforschung betrieben werden. So können zum Beispiel steigende Raumkosten unterschiedliche Ursachen haben. Eine Erhöhung von Miete und Mietnebenkosten führt genauso zu einer Steigerung dieses Kostenbereiches wie eine Renovierung der Räume. Während der Zahnarzt einer Erhöhung der Miet- und Mietnebenkosten entgegenwirken kann oder muss, sind Renovierungskosten unabdingbar für eine positive und patientenfreundliche Atmosphäre.

Gestiegene Personalkosten sind noch differenzierter zu betrachten. Natürlich führt die Einstellung einer zusätzlichen Mitarbeiterin zu einem Kostensprung in diesem Bereich. Erwirtschaftet die Praxis nicht einen entsprechenden Mehrumsatz, muss sich der Zahnarzt fragen, ob diese Maßnahme wirklich sinnvoll war. Führt hingegen die eingestellte Helferin zu einer Entlastung des Behandlers, kann dieser zusätzliche Leistungen erbringen und es kommt zu einer Umsatzsteigerung. Gleiches gilt, wenn die Helferin eigene abrechenbare Umsätze erwirtschaftet, zum Beispiel bei der Prophylaxe. Der in der Praxis erwirtschaftete Mehrumsatz muss hier den gestiegenen Personalkosten gegengerechnet werden. Denn die neue Helferin rechnet sich erst, wenn die zusätzlichen Personalkosten durch entsprechende Einnahmen zumindest kompensiert werden.

Der Vorjahresvergleich hilft also, negative Entwicklungen zu erkennen und ermöglicht ein rechtzeitiges Gegensteuern. Beimexternen Benchmarkingwerden die Zahlen der eigenen Praxis mit denen einer oder mehrerer anderer Praxen verglichen – ein für jeden Zahnarzt interessanter Vergleich. Denn wer möchte nicht gerne wissen, was die anderen Kollegen machen und wo seine Praxis steht? Haben andere mehr oder weniger Umsatz, höhere oder geringere Kosten und was bleibt schließlich unterm Strich übrig?

Natürlich müssen diese Praxen vergleichbar sein. Eine Landpraxis in Brandenburg mit einer Praxis auf der Düsseldorfer Königsallee zu vergleichen, wäre wenig sinnvoll oder hilfreich. Wenn man aber die eigene mit einer ähnlich strukturierten Praxis vergleicht, erkennt man, welche Einnahmen und welche Kosten eine Zahnarztpraxis unter gleichen Umständen erwirtschaftet. Und das gibt Hilfestellungen und Hinweise für das eigene Unternehmen. Abweichungen können analysiert werden und dienen so als Grundlage, sein Verbesserungspotenzial zu erkennen.

Ganz clevere Zahnärzte gehen sogar noch weiter: Sie vergleichen die Zahlen der eigenen Praxis ganz bewusst mit einer „besseren“; und an dieser orientieren sie sich. Denn Benchmarking bedeutet, die Erfahrungen anderer profitabel zu nutzen.

Dr. Sigrid Olbertz, MBAZahnärztin undMaster of Business AdministrationIm Hesterkamp 12 A45768 Marl