Wie man Meetings effektiver macht

Viele Konferenzen sind nicht effizient genug. Dies meint jedenfalls der Brancheninformationsdienst Meedia und gibt Tipps, wie man dem begegnen kann. So sollten die Teilnehmer etwa gut vorbereitet in eine Besprechung gehen können und dafür vorab frühzeitig eine klar definierte Agenda erhalten haben. Die Kollegen sollten dabei eigene Punkte auf die Agenda setzen können. Auch sollten an einer Sitzung nur diejenigen teilnehmen, die direkt mit dem Thema beschäftigt sind.

Um unnötige Diskussionen zu vermeiden, könne man zu Beginn des Treffens dessen Sinn und Ziel wieder in Erinnerung rufen. „Klären Sie zu Meetingbeginn die Prioritäten, mit der Sie die einzelnen Themen ansprechen wollen“, heißt es.

Ein Meeting diene nicht nur zum Gedankenaustausch, ein Plan, in dem die nächsten Schritten festgehalten worden sind, gehöre ebenso dazu, wie der Hinweis darauf, wer hierfür verantwortlich sein soll. Damit sich alle darüber bewusst sind, was im Meeting besprochen wurde und was das für den Aufgabenbereich jedes Einzelnen bedeutet, sollte vorab eine Person darum gebeten werden, ein Protokoll zu führen.

Um mehr Dynamik in ein Meeting zu bringen, könne auch ein einfacher Trick helfen: aufstehen. Studien hätten ergeben, dass Konferenzen im Stehen durchschnittlich ein Drittel kürzer sind als im Sitzen.

Schließlich: Eine ausreichende Zeitplanung empfiehlt sich laut Meedia ebenso wie ein eingeholtes Feedback zur Meeting-Kultur: So könne das Engagement der Teilnehmer und auf längere Sicht auch die Effektivität der Sitzungen erhöht werden.