Vorbereitung mit System

In den vergangenen Jahren haben die Behörden zum Beispiel in Niedersachsen, Baden-Württemberg und allgemein in großstädtischen Ballungszentren erhebliche Kapazitäten zur Überwachung von medizinischen Einrichtungen aufgebaut. Für den Zahnarzt stellt sich die Frage, wie er seine Mitarbeiter auf die Herausforderung vorbereitet. Oft herrscht Unsicherheit darüber, was bei einer Praxisbegehung auf die Betroffenen zukommt. Einer der Gründe liegt darin, dass das Praxisteam die tatsächlich verpflichtenden Erfordernisse nur schwer aus der Unmenge an bestehenden Regelwerken herausfiltern kann. Im Mittelpunkt des Interesses der Inspektoren steht meist das Hygienemanagement, das alle Bereiche des Praxisalltags umfasst – von den potenziellen Infektionsüberträgern Patient und Praxisteam über die Aufbereitung von Medizinprodukten und die Flächendesinfektion bis zur präzisen Einhaltung von Hygieneplänen und der lückenlosen Durchführung der nötigen Maßnahmen. Die beste Vorbereitung besteht darin, alle Vorgänge, die mit diesen Themen zu tun haben, sorgfältig zu dokumentieren. Dabei steht dem Zahnarzt und seinen Angestellten ein Hilfsmittel zur Verfügung, das Sicherheit gibt und Fehlerquellen minimiert: die Praxissoftware. Dietmar Hermann, Zahnarzt und zahnärztlicher Produktmanager bei der Firma Dampsoft, beantwortet Fragen zur EDV-gestützten Dokumentation als Basis für eine stressfreie Praxisbegehung.

Wie läuft eine Praxisbegehung ab und wie viel Zeit muss der Betreiber dafür einplanen?Dietmar Hermann:

Erhält der Zahnarzt die Benachrichtigung über eine behördliche Kontrolle, bleiben ihm in der Regel noch ungefähr vier Wochen bis zum Termin. Die Inspektionen dürfen gem. § 5 MPGVwV jedoch ausdrücklich auch unangekündigt durchgeführt werden. Während der Kontrolle überprüft der Inspektor Raum für Raum, wobei jeweils unterschiedlichste Punkte, besonders im Hinblick auf Hygienemanagement und Dokumentation, zu beachten sind. Das kann durchaus mehrere Stunden in Anspruch nehmen. Dem Zahnarzt bleibt die Möglichkeit, den zuständigen Sachbearbeiter zu fragen, wie viel Zeit die Beteiligten für die Begehung einplanen sollten. Möglicherweise beginnt der Prüfer seinen Rundgang schon im Wartezimmer und überzeugt sich davon, dass die dort ausgelegten Zeitschriften den Wartebereich nicht verlassen. Im Aufbereitungsraum hingegen ist die strenge Trennung zwischen reinem und unreinem Bereich relevant. Gegenstand der Begehung können darüber hinaus Themen sein, die die Praxisorganisation betreffen. Dazu zählen beispielsweise Anamnesebögen, das allgemeine Prozedere bei Infektionskrankheiten, Arbeitsanweisungen oder das Praxisorganigramm mit den Zuweisungen der Pflichten an das Team. Zahnärzte, die mit ihren Mitarbeitern möglichst früh einen effektiven Handlungsplan erarbeiten, schaffen damit gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Praxisbegehung.

Wie unterstützt die Software das Praxisteam dabei, ein Gefahrstoffverzeichnis zu führen?Hermann:

Wenn der Zahnarzt ein neues Produkt einsetzen möchte, muss zunächst festgestellt werden, ob es sich um einen Gefahrstoff handelt. Zahnarztpraxen sind verpflichtet, verwendete Gefahrstoffe, wie beispielsweise Ätzgel oder Bohrerbad, in einem aktuellen Verzeichnis zu führen. Die Dokumentation verzeichnet nicht nur Gefährlichkeitsmerkmale, sondern auch die geplante Höchstlagermenge. Da das Verzeichnis regelmäßig überprüft werden muss, sollte eine durchdachte Software das Gefahrstoffmanagement für die mit dieser wichtigen Aufgabe betrauten Mitarbeiter transparent und anwenderfreundlich gestalten: zum Beispiel durch eine Gesamtübersicht über alle Gefahrstoffe, die die zuständige ZFA unkompliziert per Mausklick kennzeichnen kann. Eine zügige und eindeutige Zuordnung der Piktogramme spielt dabei eine wichtige Rolle. Moderne Software ermöglicht es dem Anwender außerdem, die Merkblätter im Programm einzeln aufzurufen, sodass das Gefahrenpotenzial des Produkts sofort ersichtlich wird. Ein weiterer Pluspunkt liegt in der Option, eigene Arbeitsanweisungen im Programm zu hinterlegen, zum Beispiel detaillierte Angaben zur jeweiligen Gefahrensituation und zum Verhalten bei akuten Gefährdungslagen.

Kann die Praxissoftware Sterilisationsvorgänge lückenlos dokumentieren?Hermann:

Am genauesten widmen sich die Gutachter meist der korrekten Aufbereitung von Medizinprodukten. Insbesondere prüfen sie, ob das vorgeschriebene Aufbereitungsprozedere vollständig eingehalten und dokumentiert wird. Von besonderer Bedeutung sind die Aufbereitung in Thermodesinfektoren und Sterilisatoren, die Wartung und Instandhaltung von Instrumenten und Geräten, die Validierung der Aufbereitungsgeräte, die Sterilgutlagerung sowie die lückenlose Dokumentation.

Moderne Zahnarztsoftware ist deshalb darauf angelegt, das Praxisteam dabei zu unterstützen, die Hygienekette nachvollziehbar abzubilden. Das Programm DS-Win Plus von Dampsoft verfügt beispielsweise über die Möglichkeit, relevante Daten der Sterilisationsgänge auszulesen und zu erfassen. Im Sterilisationskontrollbuch sind alle Chargen mit den dazugehörigen Instrumenten, der Bewertung, der Freigabe und bei Bedarf das interne Protokoll der Sterilisatoren dokumentiert. Über die Software kann der Zahnarzt außerdem feststellen, welcher Mitarbeiter ein bestimmtes Produkt zu welchem Zeitpunkt sterilisiert hat.

Inwiefern hilft die Praxissoftware den Mitarbeitern auch bei der Verwaltung der Belehrungen über aushangpflichtige Vorschriften und bei den Patientenbelehrungen?Hermann:

Viele Inspektoren überzeugen sich im Rahmen einer Begehung davon, ob die Mitarbeiter in einschlägigen Richtlinien unterwiesen sind. Denn das Team einer Zahnarztpraxis muss regelmäßig über aushangpflichtige Vorschriften, etwa Mutterschutzgesetz, Röntgenverordnung oder über die Richtlinien des Robert Koch-Instituts, belehrt werden. Da die Aktualität dabei von Bedeutung ist, sollte die Software nicht nur die Möglichkeit bieten, Texte als PDF-Datei zum Ausdrucken zu hinterlegen – ein direkter Link zu einer entsprechenden Internetseite eröffnet einen zusätzlichen Zugang zu aktuellen Informationen. Welche Mitarbeiter genau über die Vorschriften belehrt und ob dabei die vorgeschriebenen Intervalle eingehalten wurden, kann in einem Rechtsstreit ausschlaggebend sein. Programme wie DS-WIN Plus ordnen die Belehrung deshalb direkt der jeweiligen Mitarbeiterkartei zu. Um Versäumnisse zu vermeiden, verfügt die Software über eine automatische Erinnerungsfunktion, die Warnhinweise gibt, wenn eine Belehrung fällig ist.

Das Patientenrechtegesetz hat Zahnärzten in den vergangenen Jahren zusätzliche Dokumentations- und Aufklärungspflichten auferlegt. Eine zeitgemäße Praxissoftware hilft dem Team auch bei dieser Aufgabe. Wichtig ist es dabei, den Status der Patientenaufklärung stark individualisiert abzubilden. Von Vorteil sind darüber hinaus Funktionen, die es dem Anwender ermöglichen, dass Kostenvoranschläge von Behandler und Patient elektronisch unterzeichnet werden – ebenso wie die Option ausführliche Kommentare zu ergänzen, wenn eine besondere Situation dies erfordert.