Gut geplant ist halb gewonnen

Um die Prophylaxe vernünftig durchführen zu können, muss das Praxisteam gut zusammenarbeiten. Der Zahnarzt sollte ein systematisches Konzept in den Praxisablauf eingliedern und dabei eine Vielzahl von Faktoren aufeinander abstimmen. Entscheidend ist die personelle Besetzung: Eine feste Prophylaxekraft und eine Vertretung müssen bestimmt werden. Ziel sollte es sein, dass die betreffenden Mitarbeiterinnen eigenständig arbeiten und sich in ihrem Beruf weiterentwickeln können. Ein Zahnarzt, der die Prophylaxe in seiner Praxis einführen oder ausbauen möchte, sollte daher prüfen, ob eine seiner bisherigen Mitarbeiterinnen für diesen Posten in Frage kommt oder ob eine Neueinstellung notwendig ist. Erfahrungsgemäß greifen Zahnärzte am Anfang lieber auf eine vorhandene Mitarbeiterin zurück, die gegebenenfalls entsprechend fortgebildet wird. Allerdings ist zu beachten, dass diese Mitarbeiterin für Tätigkeiten an der Rezeption und in der Stuhlassistenz künftig weitgehend ausfällt. Vor Einführung der Prophylaxe muss in jedem Fall geklärt werden, ob die Praxis über ausreichende personelle Kapazitäten verfügt. Dann sollten die Mitarbeiterinnen, denen die Durchführung der Prophylaxe übertragen wird, unbedingt in Schulungen professionell auf ihre künftigen Aufgaben vorbereitet werden.

Nur wenn die Prophylaxe gut organisiert ist, werden die Patienten sie auch dauerhaft in Anspruch nehmen. Das Terminmanagement muss stimmen, das heißt, es sollte auf die Patientenzielgruppen und deren Bedürfnisse abgestimmt sein.

• In einer Zwei-Behandler-Praxis mit zwei fortgebildeten Prophylaxekräften bietet sich ein Schichtsystem an, das Behandlungszeiten durchgehend von acht bis 20 Uhr ermöglicht und während dieser Zeit Prophylaxe- und andere Behandlungen parallel anbietet. Dabei kommt es auch auf die räumliche Situation an: Um eigenständig arbeiten zu können, benötigt die Prophylaxekraft ein eigenes Behandlungszimmer.

• Soll die Prophylaxe auch in einer Einbehandlerpraxis ein wesentliches wirtschaftliches Standbein werden, muss eine andere Lösung gefunden werden. Die Prophylaxe kann hier an festen Wochentagen zu unterschiedlichen Zeiten angeboten werden – einmal von morgens bis nachmittags, ein anderes Mal von mittags bis zum frühen Abend.

Prophylaxe sollte in jedem Fall als eigenständiger medizinischer Bereich in der Praxis eingeplant werden. Dies lässt sich vor allem im Bestellbuch umsetzen – Prophylaxetermine können dort in einer eigenen Sparte eingetragen werden. Auf diese Weise behält die Prophylaxekraft den Überblick über die Termine und die Auslastung der verschiedenen Behandlungsräume. Was allgemein für das Terminmanagement gilt, sollte der Zahnarzt auch bei der Koordination der Prophylaxetermine anwenden: Auch für die Prophylaxe sollten Terminblöcke eingerichtet werden.

Die Zahnarztpraxis sollte außerdem die Flexibilität ihrer Patienten gezielt nutzen: Ein Patient, der tagsüber erreichbar ist und über einen kurzfristig frei gewordenen Termin unterrichtet werden möchte, wird in eine Warteliste eingetragen. Wird ein Termin abgesagt, kann die Prophylaxe-Mitarbeiterin den ersten Patienten auf der Warteliste anrufen und ihm den Termin anbieten. Auf diese Weise lassen sich Lücken zwischen den einzelnen Prophylaxebehandlungen vermeiden. Wichtig ist, dass die Warteliste die erforderlichen Patientendaten (Name, Aufnahmedatum, Dauer der Behandlung) enthält und darüber hinaus vermerkt, wann der jeweilige Patient behandelt werden möchte und wie lange sein Anfahrtsweg dauert. Werden diese Voraussetzungen erfüllt, erspart man dem Patienten lange Wartezeiten, und die Prophylaxebehandlungen lassen sich reibungsloser durchführen.

Wie soll nun ein Zahnarzt, der gerade erst beginnt, gezielt Prophylaxe anzubieten, diesen Anforderungen gerecht werden? Steht die Prophylaxe noch ganz am Anfang, ist es sinnvoll, entsprechende Termine zunächst auf ruhigere Zeiten zu legen oder während längerer Behandlungen einzuplanen, da der Zahnarzt dann nur ein Behandlungszimmer benötigt. So wird ein zeitweiliger Leerlauf vermieden, und die Prophylaxe kann ohne Hektik allmählich aufgebaut werden. Ist die Prophylaxe erst einmal etabliert, lohnt sich in vielen Fällen die Einrichtung eines speziellen Prophylaxezimmers.

Damit die Patienten die Prophylaxe gut annehmen, müssen sie von den Vorteilen dieser Leistung überzeugt werden. Hier zählen neben der zahnmedizinischen Kompetenz auch das Einfühlungsvermögen und das kommunikative Geschick der Prophylaxekraft. Diese ist nicht nur für die professionelle Reinigung der Zähne und die Aufklärung über die richtige Zahnpflege zuständig, sondern berät die Patienten auch selbstständig zum Thema Prophylaxe. Eine gutes Patientengespräch zeichnet sich dadurch aus, dass die Prophylaxekraft „heraushört“, welche Erwartungen ein Patient an die Praxis und die Prophylaxebehandlung tatsächlich stellt. Hier ist das psychologische Einfühlungsvermögen der Mitarbeiterin gefragt: Sie hat die Aufgabe, den Patienten für die Schwachstellen seiner Mundsituation zu sensibilisieren und mit ihm ein gezieltes Mundhygieneprogramm zu erarbeiten. Entsprechende Schulungen – etwa Seminare oder Praxis-Trainings – machen die Mitarbeiterin fit für die Patientenberatung.

Voraussetzung für ein erfolgreiches Beratungsgespräch ist darüber hinaus, dass der Patient erkennt: Die Zusammenarbeit von Zahnarzt und Prophylaxekraft ist aufeinander abgestimmt. Der Zahnarzt sollte im Patientengespräch auf etwaige Gefahren für die Mundgesundheit und den Sinn von Vorsorgemaßnahmen eingehen. Zeigt sich der Patient daraufhin an einer Prophylaxebehandlung interessiert, übergibt der Zahnarzt das Gespräch an seine Mitarbeiterin: „Frau XY wird Sie jetzt ausführlich über die Prophylaxe beraten“. Er weist die Prophylaxekraft damit vor dem Patienten als kompetente Ansprechpartnerin und Spezialistin aus. Diese sollte nun die Vorteile der Prävention ausführlich und verständlich darstellen, Anschauungsmaterial hinzuziehen und einen konkreten Termin mit dem Patienten vereinbaren.

Natürlich sind auch die Kosten der Prophylaxebehandlung ein Thema. Deshalb ist Aufklärung so entscheidend: Damit die gesamte Behandlung für den Patienten transparent bleibt, wird der Preis rechtzeitig beim ersten Beratungsgespräch genannt.

Bei der Berechnung von Prophylaxeleistungen gibt es keine standardisierten Regelungen. Wichtig ist, den Patienten durch Qualität zu überzeugen und ihm ein umfassendes Leistungsangebot zu unterbreiten. Neben der klassischen Zahnsteinentfernung sollte es die gründliche Reinigung der Zahnzwischenräume mit speziellen Handinstrumenten, Air-Flow, Politur der Glattflächen, das Auftragen eines Fluor-Lacks und gezielte Anweisungen zur häuslichen Pflege beinhalten.

Damit Prophylaxebehandlungen dauerhaft medizinisch erfolgreich sind, muss der Patient sie regelmäßig wahrnehmen. Der Zahnarzt und sein Team müssen den Patienten also rechtzeitig benachrichtigen, um einen neuen Prophylaxetermin zu vereinbaren. Persönliche Wünsche der Patienten sollten respektiert werden – einige hätten gerne eine schriftliche Benachrichtigung, andere ziehen einen Telefonanruf vor. Im Allgemeinen sollte der Patient als erstes telefonisch kontaktiert werden, um sofort einen Termin vereinbaren zu können. Der organisatorische Aufwand eines solchen Prophylaxekonzeptes mit Recall zahlt sich langfristig aus.

Eine professionelle Prophylaxe trägt heutzutage entscheidend zur Gesundheit von Zähnen und Zahnfleisch bei. Deshalb sollte jeder Patient über den Nutzen einer solchen Behandlung umfassend aufgeklärt werden. Die Erfahrung zeigt: Bei der richtigen Organisation und überzeugender Beratung kann ein Großteil der aktiven Patienten einer Zahnarztpraxis für die Prophylaxe gewonnen werden. Eine optimale Beratung, die den Patienten in den Mittelpunkt rückt, ist hier ebenso gefragt wie ein gut organisiertes Terminmanagement, das zum einen dem Patienten durch kurze Wartezeiten entgegenkommt, zum anderen dem Praxisteam eine effiziente Arbeitsweise ermöglicht. Gelingt es, die Voraussetzungen für eine optimale Kommunikation mit dem Patienten und einen reibungslosen Praxisablauf zu schaffen, ist der Grundstein zu einer erfolgreichen Prophylaxe gelegt.

Bettina ArendesFettstr. 1020357 Hamburg