Umbau beginnt im Kopf

Die meisten Zahnärzte können nur vorhandene Räumlichkeiten umbauen und gestalten; selten werden sie den Idealfall erleben, eine neue Praxis in ein Neubauvorhaben zu integrieren.

Ein Umbau ist oft komplizierter als ein Neubau, aber es lohnt sich, diese Herausforderung anzunehmen. Schließlich gehört eine stimmige Aufteilung der Räumlichkeiten zu einem gelungenen Gesamtauftritt ebenso dazu wie ihre individuelle Gestaltung, Beleuchtung, wie Corporate Design, Praxislogo und Internet-Präsenz.

Bei Ausbau und Integration der Zahnarztpraxis ins bestehende Gebäude gelten als wesentliche bauliche Fixpunkte aus Sicht des Architekten die bestehende Gebäudestruktur, unveränderliche massive Bauteile, vorhandene Installationsstränge, spezielle Beleuchtungsverhältnisse und der Praxiszugang. Aus wirtschaftlichen Gründen werden Praxisräume eher gemietet als gekauft, so dass der Zahnarzt seinen Vermieter dann frühzeitig in die Pläne einbinden muss.

Schon da kann ihn der Architekt entlasten und günstige Voraussetzungen in, finanzieller, baulicher, und terminlicher Hinsicht schaffen. Das Beratungs- und Planungsspektrum des Architekten beinhaltet auch die Unterstützung des Zahnarztes bei der Standortfrage, der Immobilienauswahl für die neuen Praxisräume und bei Verhandlungen mit dem Vermieter sowie die Kostenund Terminplanung und, ganz wichtig, die Sensibilisierung des Zahnarztes auf die anstehende konsequente Entscheidungsarbeit.

Eine Checkliste hilft dem Zahnarzt als Bauherren, die Übersicht zu behalten und sicherzustellen, dass auch jene Punkte geklärt sind, die zunächst marginal erscheinen, aber von nachhaltiger Bedeutung sind – ob es sich nun um offensichtliche bauliche Mängel bei der Übernahme, klare Zuständigkeiten oder Verpflichtungen gegenüber anderen Mitbesitzern respektive Mitmietern handelt. Eine übersichtliche Liste hierzu gibt es über den zm-Leserservice. Diesbezügliche Fragestellungen sollten auch bei gerechtfertigter Euphorie beider Verhandlungsseiten bei den Vertragsverhandlungen unbedingt vor Vertragsabschluss geklärt werden. Erklärt der Vermieter kulant: „Kein Problem – das klären wir später“, hört sich dies für den Zahnarzt zunächst angenehm an. Doch ein leeres Versprechen führt für ihn später oft zu empfindlichen Mehrkosten, fatalen Terminverzügen und nervenaufreibenden Diskussionen in der Phase der Umsetzung. Also tut er gut daran, auf rechtzeitiger Klärung zu bestehen.

Die vergleichsweise einfache Regelung eines für den Zahnarzt auskömmlich verhandelten Baukostenzuschusses durch den Vermieter hat sich bewährt. Sie versetzt Zahnarzt und Architekt in die Lage, ihre Gestaltungsideen ohne Einfluss von außen in einem klar umrissenen Kostenrahmen zu entwickeln und inhaltlich zu gewichten. Zur Übersicht der zu erwartenden Herstellungskosten für den Praxisausbau ist es für den Zahnarzt wichtig, sich frühzeitig durch den Architekten eine möglichst detaillierte Kostenberechnung anfertigen zu lassen. Dadurch gewinnt er die notwendige finanzielle Klarheit für seine internen Dispositionen und für die Verhandlungen mit dem Vermieter.

Je mehr Positionen und Gewerke im direkten Entscheidungsraum des Zahnarztes und seines Architekten verbleiben, desto größer ist seine Möglichkeit mit zu gestalten und bautechnische Entscheidungen zu treffen sowie Termine, Kosten und Qualität bis ins Detail zu kontrollieren.

Bei der ebenfalls möglichen Aufteilung einzelner Arbeiten zwischen Zahnarzt und Vermieter hat die – leidige – Erfahrung gezeigt, dass ersterer an Handlungsspielraum verliert. Seine Entscheidungshoheit wird beschnitten, falls er sich für ein Finanzierungsmodell entscheidet, das eine anteilige Ausführung und Abrechnung spezifischer Bauleistungen im Auftrag des Vermieters vorsieht. Etwa wenn dieser nach der Übergabe noch die Bodenbeläge erneuern will, gleichzeitig aber andere Firmen im Auftrag des Zahnarztes mit Arbeiten in den Räumen beginnen. Aus Sicht des Architekten ist eine solche „Arbeits-Teilung“ kritisch zu bewerten. Der Koordinationsaufwand im Detail ist hier enorm hoch und somit unwirtschaftlich für den Zahnarzt.

Auch das Angebot einer pauschalen Kosten- und Bauleistungsübernahme so genannter kompletter Gewerke des Praxisausbaus durch den Vermieter klingt für den Zahnarzt verlockend. Er sollte sich allerdings darüber im Klaren sein, dass auf Basis einer zunächst erst groben Raumidee ohne die entscheidende Detailplanung die Kosten für den Praxisausbau noch gar nicht exakt greifbar sind und er voraussichtlich viele Arbeiten nachträglich aus eigener Tasche zahlen muss.

Sicherlich nimmt in diesem wirtschaftlichen und verhandlungstaktischen Zusammenhang der Praxisausbau in einem Altbau eine Sonderstellung ein, da die Integration der technischen Anlagen und Installationen in die Altbausubstanz bautechnisch besonders aufwändig sind. Hier gilt es zum Beispiel, die Ver- und Entsorgungsleitungen zu den Behandlungsstühlen und -einheiten in vorhandene Fußbodenkonstruktionen einzubinden. Das bereitet zum Beispiel bei Holzbalkenfußböden mit Parkettbelag in der Regel Probleme.

Um den besonderen Charme der Altbausubstanz zu erhalten und gestalterisch einen Spannungsbogen zwischen „alt und neu“ zu erzeugen, muss jedes Detail mit besonderer Sorgfalt geplant und ausgeführt werden. Ein Kostenfaktor bei den Baukosten, der sich jedoch im Verlauf des späteren Praxisbetriebes auszahlen sollte.

Eine individuelle Strategie im Sinne einer signifikanten Leitidee als „roter Faden“ für die Praxisgestaltung bildet das thematische Rückgrat für die planerischen Entscheidungen und baulichen Realisationen – unabhängig vom Budget. Selbst bei Kostendruck kann ein kompetenter Architekt durch professionelle Planung und mittels gezielter Kosten-Nutzen-Analysen ein optimales Ergebnis erzielen. Vorausgesetzt, er berücksichtigt dabei persönliche Ambitionen und die Mentalität des Praxisinhabers, der selbstverständlich eigene Erfahrungswerte und Imagewünsche mit einbringen kann. Schließlich muss der Zahnarzt – und nicht der Architekt – mit dem Wiedererkennungswert und dem praktischen Nutzen nach medizinischen und wirtschaftlichen Aspekten „glücklich“ werden. Für den Zahnarzt ist ein Umbau eine gute Gelegenheit, alte Gewohnheiten bei Arbeitsabläufen mit seinem Team kritisch zu hinterfragen und bewährte Funktionsabläufe zu optimieren.

Die konkrete Aufgabenstellung, also zum Beispiel eine Praxisneugründung oder die Bildung einer Praxisgemeinschaft, die Integration in ein Ärztehaus oder die Expansion der bestehenden Praxis muss der Zahnarzt hinsichtlich der Konsequenzen für die räumliche Gestaltung der Praxis genau analysieren.

Bereits aus diesen „Themen“ heraus kann der Architekt gestalterische Leitideen bis ins Detail entwickeln.

Sinnig, wenn der Architekt seinem Bauherrn von Anfang an zur Seite steht und nach intensiver technischer und ästhetischer Bedarfs- und Grundlagenermittlung bereits in der Frühphase des komplexen Planungs- und Ausführungsprozesses eine Ablaufplanung ausarbeitet, quasi eine Checkliste zur besseren Entscheidungsfindung. Mit dieser lassen sich abgestimmt auf die grundlegende Kosten- und Terminplanung

• eine funktional optimierte und klar gegliederte Grundrissplanung,

• die Farb- und Oberflächenwahl der Ausbaumaterialien,

• die Detailentwürfe und die Auswahl des Praxismobiliars,

• eine differenzierte Lichtkonzeption

• und das Grafikdesign der Raumbeschriftung oder des Praxislogos konsequent entwickeln.

Jede Entscheidung bis zur Praxisfertigstellung sollte dabei sowohl aus der Sicht des Zahnarztes, seiner Mitarbeiter als auch seiner Patienten geprüft und abgewogen werden. Wichtig ist es, die Präferenzen exakt auszuloten und entlang des postulierten Leitfadens zu setzen.

Der Zahnarzt gewinnt Vorteile für die technische Ausstattung und die Gestaltung der Praxis, wenn er auf einer intensiven, kooperativen Zusammenarbeit zwischen Architekt und Dentaldepot, Ausstattungsfirmen und Herstellern medizinischen Mobiliars besteht. Während der Architekt seine planerischen und gestalterischen Aufgaben umsetzt und die Bauarbeiten bauleitend koordiniert, sollte er seinen Auftraggeber, den Zahnarzt, auch mit bewusst provozierenden Fragen und neuen Ansätzen konfrontieren, um ihm ungeahnte Möglichkeiten zu eröffnen. So können Bauherr und Architekt am besten ein patientenfreundliches Ambiente schaffen und gestalterische Brüche zwischen individuell entworfenem Empfangsbereich, Warteraum und Erschließungszone zur „medizintechnischen Welt der Behandlungsräume“ vermeiden.

Bei der grundlegenden Bedarfsplanung der verschiedenen Funktionsbereiche sollten Zahnarzt und Architekt hinsichtlich Lage, Raumgröße und Ausstattung auch wirtschaftliche Faktoren zur flexiblen und variablen Flächenzuordnung und -nutzung einfließen lassen. Erschließungsbereiche und Praxisräume können neben ihren Kernfunktionen als ständige oder wechselnde Galerie (Malerei, Plastik, Fotografie) dienen. Zurückhaltende Materialität und Farbigkeit der Wandflächen vorausgesetzt.

Die Beleuchtungsplanung muss dem Wunsch nach flexibler Nutzung der Räume Rechnung tragen.

Günstig, wenn sich Rezeptions- und Wartebereich hinsichtlich Raumgröße, Zuschnitt und Möblierbarkeit auch für kleine Seminare oder Schulungsveranstaltungen, Patienten- Informationsabende oder Ähnliches eignen und sich für diese Fälle die Personalteeküche dank ihrer Ausstattung als kleine Cateringküche nutzen lässt. Die dafür notwendigen Flächen sollte der Architekt bereits in der Vorentwurfsphase berücksichtigen.

Erfahrungsgemäß ist der Raumbedarf einer Praxis nicht über Jahre exakt vorauszusehen, da sich die vielfältigen wirtschaftlichen und behandlungstechnischen Aspekte immer schneller ändern. Insofern sollten bei der Praxisgestaltung Möglichkeiten zur späteren Expansion oder unkomplizierten Umwidmung von Räumen eingeplant werden. So kann zum Beispiel ein bereits vorinstalliertes Behandlungszimmer zunächst als Beratungsraum oder als weiteres Wartezimmer etwa für Prophylaxepatienten oder Privatpatienten genutzt werden.

Zentrale Funktionsräume, wie Sterilisationsraum oder Labor, werden als „Durchgangsräume“ zwischen den Behandlungsräumen angeordnet und durch zusätzliche Verbindungstüren miteinander verbunden. Dies schafft „kurze Wege“ und spart Erschließungsflächen.

Integriert der Zahnarzt diskrete „Besprechungsecken“ in den Behandlungsräumen, wird das klassische Büro entbehrlich. Ebenso kann er die Notwendigkeit eines eigenen Büroraumes für Abrechnungstätigkeiten im Rezeptionsbereich hinterfragen, wenn er auf EDV-gestützte Praxisorganisation setzt und professionelle Planung und Ausführung der EDV-Vernetzung sowie Schulung seiner Mitarbeiterinnen einplant. In der frühen Projektphase können durch Definition und Gewichtung von grundsätzlichen Ansprüchen an die unterschiedlichen Raumgruppen vom Architekten gestalterische Leitbilder generiert werden, die sich insbesondere bei Praxis-Neugründungen „budgetschonend“ auswirken, ohne dass dies Einbußen aus konzeptioneller Sicht bedeuten muss. Einige Aspekte hierzu:

• Reduktion auf wenige, aber signifikante raumbildende Elemente und deren spezielle Materialien oder Farbigkeit.

• Gewichtung in rein funktionale Räume ohne Patientenaufenthalt einerseits und repräsentative Räume andererseits hinsichtlich der Auswahl der Ausbaumaterialien aus Kostensicht.

• Konzentration auf die wesentlichen Funktionsbereiche bei der Ausstattung mit kostenaufwändigem Spezialmobiliar und medizintechnischer Beleuchtung.

• Gestaltung eines einladenden und „aufgeräumten“ Rezeptionsbereiches unter Berücksichtigung der Unterbringung aller notwendigen technischen Geräte.

• Schaffung eines hohen Wiedererkennungswertes durch prägnante Raumkonstellationen, spannende Materialkompositionen oder grafisch ausgefallene Raumbeschriftungen.

• Unterstützung von Raumfolgen durch eine individuelle Lichtplanung und -steuerung zur Schaffung von speziellen Raumeindrücken.

• Kontrolle der handwerklichen Ausführung der Ausbauarbeiten mit großem Augenmerk auf hohe Detailqualität und Abstimmung der verwendeten Materialien.

• Bewusster Umgang mit dem „Außenbezug“ der Praxisräume hinsichtlich der Nutzung des natürlichen Tageslichtes, des Blend- und Sichtschutzes sowie der Außenwirkung in den Abend- und Nachtstunden.

Die funktional schlüssige Praxiskonzeption, gepaart mit einem individuellen und harmonisch gestalteten Erscheinungsbild der Räume mit hohem Wiedererkennungswert stellt einen erheblichen Wirtschaftsfaktor für den Praxisinhaber dar. Gelingt es ihm, zusammen mit seinem Architekten diese optimale Arbeitswelt für sich und sein Team zu schaffen, so sichert er sich einen erheblichen Wettbewerbsvorteil.

Dr.- Ing. Jürgen Fissler, Architekt AIVDipl.- Ing. Marc Eichner, Architektwww.fissler-ernst.de