Mit Bedacht ausmisten

Jeder Gewerbetreibende und Freiberufler ist verpflichtet, die Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese sind für die Steuerunterlagen in der Abgabenordnung (AO) und für das Handelsrecht im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Für Ärzte und Zahnärzte bestehen weitere Aufbewahrungspflichten, die sich zum Beispiel aus der Berufsordnung oder aus der Röntgenverordnung ergeben. Auch Privatpersonen müssen Rechnungen auf-bewahren. Für Mieter und Hausbesitzer besteht – zum Kampf gegen Schwarzarbeit – eine spezielle Aufbewahrungspflicht.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Bei Patientenunterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist am Ende des Kalenderjahres, in dem die Behandlung beendet wurde oder nach der letzten Untersuchung. Auch bei Personalunterlagen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Ausscheiden der Mitarbeiterin. Die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen über Medizinprodukte beginnt, wenn das Medizinprodukt außer Betrieb genommen wurde.

•Zehn Jahre Frist

Zehn Jahre lang müssen Patientendaten, Behandlungsunterlagen, Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen, Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen aufbewahrt werden. Auch Aufzeichnungen steuerlicher Art haben eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Bilanzen und Jahresabschlüsse, mit den entsprechenden Buchungsbelegen, KZV-Honorarabrechnungen, Belege und Rechnungen gehören hierzu. Aber auch Gehaltsunter- lagen wie Lohnkonten, Gehaltslisten und Gehaltsquittungen sind zehn Jahre aufzu-bewahren. Wichtig ist auch, dass die Edelmetallbestandskarteien und Verträge, wie zum Beispiel Miet- und Pachtverträge, zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

•Sechs Jahre Frist

Sechs Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für sonstige Aufzeichnungen steuerlicher Art. Hierzu zählt der Schriftwechsel der Praxis, Unterlagen über Bestellungen und erteilte Aufträge, Geschäftsbriefe und Reisekostenabrechnungen. Auch für Darlehensunterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre.

• Fünf Jahre Frist

Fünf Jahre müssen überwiegend Praxis- unterlagen aufbewahrt werden wie das Wartungsbuch für den Amalgamabsteiger sowie die Entsorgungsnachweise und Übernahmescheine für Amalgam. Allgemeine Personalunterlagen, aber auch die Belege über die Unterweisung von Praxismitarbeitern müssen fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Die gleiche Aufbewahrungsfrist gilt für das Medizinproduktebuch mit dem Bestandsverzeichnis und für die Unterlagen über die Strahlenschutzprüfung von Röntgen- geräten.

•Drei Jahre Frist

Drei Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für Heil- und Kostenpläne, KFO-Anfangs- und -Entmodelle, Planungsmodelle und Laborrechnungen. Auch im Bereich Betäubungsmittel – Anforderungsschein, Rezept und Bücher – müssen die Unterlagen drei Jahre lang aufbewahrt werden.

•Zwei Jahre Frist

Zwei Jahre lang müssen Arbeitszeitnach-weise, sofern die tägliche Arbeitszeit überschritten wurde, aufbewahrt werden. Auch Aufzeichnungen über die Beschäftigung werdender oder stillender Mütter sind zwei Jahre lang aufzubewahren. Prüfberichte und Prüfvermerke über Feuerlöscher, im Röntgenbereich die Protokolle der Abnahme-prüfung, die Referenzaufnahmen und die Konstanzprüfung sind ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren.

•Ein Jahr Frist

Nur ein Jahr beträgt die Aufbewahrungsfrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und Prüfberichte über die Funktionsprüfung von Sterilisatoren.

Liegen keine Besonderheiten vor, können im Kalenderjahr 2011, konkret nach dem 31.12.2010, folgende Unterlagen vernichtet werden:

• Bei zehnjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2000

• Bei sechsjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2004

• Bei fünfjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2005

• Bei dreijähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2007

• Bei zweijähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2008

• Bei einjähriger Aufbewahrungsfrist: letzte Eintragung im Jahr 2009

Diese Fristen gelten nur für Unternehmer,und nur, wenn keine Besonderheiten vor-liegen. Grundsätzlich sindPrivatpersonen, die Einkünfte aus nicht-selbstständiger Tätigkeit, Renten oder Kapitalvermögen haben, von diesen Aufbewahrungspflichtennicht betroffen.Reicht der angestellte Zahnarzt mit seiner Steuererklärung Belege ein, die arbeitslohnbedingte Werbungskosten oder Sonderausgaben betreffen, braucht er diese Belege nach Rückgabe durch das Finanzamt nicht länger aufzubewahren.

Ausnahme:Das Gesetz zur Intensivierung der Bekämpfung der Schwarzarbeit regelt erstmals eine Rechnungsaufbewahrungspflicht für sogenannte Nichtunternehmer. Lässt eine Privatpersonen eine im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung ausführen, muss sie die Rechnungen oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufbewahren.

Diese Regelung gilt seit dem 01.08.2004 und betrifft besonders Eigenheimbesitzer und Mieter. Beauftragen diese einen Hand - werker, Maler, Gärtner, Architekten oder eine Reinigungsfirma mit Arbeiten im Haus, in der Wohnung oder im Garten, muss der private Auftraggeber darauf bestehen, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung zu erhalten. Die muss er dann zwingend zwei Jahre lang aufbe - wahren.

Die aufgeführten Unterlagen oder Aufzeichnungen sind nur Beispiele und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die folgende Tabelle soll als Grundlage dienen, die nach individuellen Maßgaben und Bedürfnissen komplettiert werden kann.

ZÄ Dr. Sigrid Olbertz, MBAMittelstr. 11a45549 Sprockhövel-Haßlinghausen

\n

Aufbewahrungsfristen

\n

Aufbewahrungsfrist

Unterlagen/Aufzeichnung über

Rechtsgrundlage

\n

10 Jahre nach

\n

Behandlungsende

Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen

§ 12 Abs. 1 Berufsordnung

\n

Behandlungsunterlagen

\n

\n

Patientendaten

\n

\n

10 Jahre nach

\n

letzter Untersuchung

\n

Röntgenaufnahmen

§ 28 Abs. 3 RöV

\n

Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen

\n

(bei Kindern/Jugendlichen bis zu deren 28. Lebensjahr)

§ 28 Abs. 3 RöV

\n

\n

10 Jahre

Edelmetallbestandskarteien

Empfehlung

\n

Aufzeichnungen steuerlicher Art

\n

§ 147 Abs. 1 Abgabenordnung

\n

Bilanzen, Bücher und Aufzeichnungen, Inventare

§ 147 Abs. 1 Nr. 1 Abgabenordnung

\n

Buchungsbelege, KZV-Honorarabrechnungen

\n

Gehaltslisten, Gehaltsquittungen, Lohnkonten

\n

Kassenbücher, -berichte

\n

Rechnungen und Rechnungsunterlagen (Belege)

\n

§ 147 Abs. 1 Nr. 4 Abgabenordnung

\n

Mietverträge, Pachtverträge

§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung

\n

Praxisgebühr (Aufzeichnungen über Bareinnahmen

\n

\n

sowie Kopieren der Quittungen an Patienten)

§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung

\n

\n

6 Jahre

Aufzeichnungen steuerlicher Art, Personalunterlagen,

\n

Schriftwechsel der Praxis

\n

Bestell- und Auftragsunterlagen

§ 147 Abs. 1 Abgabenordnung

\n

Handels- und Geschäftsbriefe

§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Abgabenordnung

\n

Darlehensunterlagen (sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind)

§ 147 Abs. 1 Nr. 5 Abgabenordnung

\n

Reisekostenabrechnungen

§ 147 Abs. 1 Nr. 5 Abgabenordnung

\n

5 Jahre

\n

Amalgamabscheider (Wartungsbuch)

Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz

\n

Entsorgungsnachweise und Übernahmeschein für Amalgam

Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz

\n

\n

⁠ Unterweisungen von Mitarbeitern (nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters noch weitere fünf Jahre)

Empfehlung

\n

\n

⁠ Allgemeine Personalunterlagen (5 Jahre ab dem letzten Eintrag)

Empfehlung

\n

\n

Bestandsverzeichnisse (nach Außerbetriebnahme

\n

des Medizinprodukts)

§ 9 Abs. 1 MPBetreibV

\n

\n

Medizinproduktebuch ( nach Außerbetriebnahme des Medizinproduktes noch 5 Jahre)

§ 9 MPBetreibV

\n

Konformitätserklärungen nach MPG (ZE und KFO)

§ 6 MPV

\n

Erste-Hilfe-Leistungen, Verbandbuch, Unfallanzeigen

§ 24 Abs. 6 BGV A 1

\n

Röntgen: Strahlenschutzprüfung durch SV

§ 16 Abs. 4 RöV

\n

Röntgen: Mitarbeiterunterweisung

§ 36 Abs. 4 RöV

\n

3 Jahre

Betäubungsmittel: Anforderungsschein, Rezept, Bücher

§ 8 Abs. 5 VO, § 9 Abs. 4 BtMVV, § 13 Abs. 3 BtMVV

\n

Heil- und Kostenpläne

Empfehlung

\n

KFO-Anfangs- und -Endmodelle

Empfehlung, zum Teil 10 Jahre

\n

Planungsmodelle für ZE, KFO, PAR, KBR

Empfehlung

\n

Laborrechnungen

Empfehlung

\n

2 Jahre

\n

Arbeitszeitnachweise (über die tägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit)

§ 16 Abs. 2 AZG

\n

Aufzeichnung über die Beschäftigung werdender/ stillender Mütter

§ 19 Abs. 2 MuSchG

\n

Feuerlöscher: Prüfberichte, Prüfvermerke

BGR 133

\n

\n

Röntgen: Protokoll der Abnahmeprüfung, Referenz - aufnahmen (für die Dauer des Betriebs, mindestens bis zwei Jahre nach Abschluss der nächsten vollständigen Abnahmeprüfung)

§ 16 Abs. 4 i.V.m. Abs. 2 Satz 5 RöV

\n

\n

Konstanzprüfung (einschließlich der Röntgenaufnahmen)

§ 16 Abs. 4 RöV

\n

Belehrungsnachweise

§ 20 Gefahrstoffverordnung,

\n

§ 39 Unfallverhütungsvorschr.

\n

\n

Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, wenn eine, im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde

\n

§ 14b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG

\n

1 Jahr

\n

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

\n

§ 12 Abs. 2 BMV-Z

\n

Prüfberichte über Funktionsprüfung von Sterilisatoren

\n

DIN 58 946, DIN 58 947

\n

\n

Bis zum Ausscheiden des

\n

Arbeitnehmers:

Ärztliche Bescheinigungen von Arbeitnehmern

§ 15 Abs. 5 GefStoffV, § 38 Abs. 2 und

\n

§ 68 Abs. 1 StahlenschutzVO

\n

Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen

\n

(beim Ausscheiden des Arbeitnehmers aushändigen und Kopien bis 5 Jahre nach dem Ausscheiden aufbewahren)

\n

§§ 4 und 5 i.V.m. § 11 BGV A4

\n

Lohnsteuerkarten

\n

§ 39 b Abs. 1 EStG

\n

Bis zur nächsten Prüfung:

Prüfbescheide für sicherheitstechnische Kontrollen

\n

§ 6 MPBetreibV

\n

\n

Lohnsteuerkarten

§ 16 Abs. 4 RöV

\n

\n

\n

Dauer des Betriebs:

Röntgen: Aufzeichnungen der Abnahmeprüfung

§ 18 Abs. 1 Nr. 3 RöV

\n

\n

\n

Bescheinigung und Sachverständigenprüfbericht

\n

bei Erst-Inbetriebnahme der Röntgeneinrichtung

\n

\n

§ 18 Abs. 1 Nr. 3 RöV

\n

Prüfbescheide Druckbehälter

Betriebssicherheitsverordnung

\n

\n