Wie man den Lohn von Praxismanagerinnen gestalten kann

Bei der Praxismanagerin handelt es sich um ein neu entwickeltes Berufsbild, das sogar zertifiziert wird.  Das Aufgabenprofil einer Praxismanagerin umfasst nicht nur betriebswirtschaftliche Kenntnisse zu Controlling und Praxiskalkulation, sondern auch Marketingwissen (etwa zur Praxispositionierung), Marktanalyse und Patientenbindung. Typische Einsatzgebiete sind Aufbau und Weiterentwicklung des QM-Systems, Organisation und Optimierung des Beschaffungswesens, Praxismarketing, Koordination des Personaleinsatzes und des Ausbildungswesens ebenso wie die Vorbereitung und Moderation von Teamsitzungen. Und verfügt die Praxismanagerin auch über abrechnungstechnische Kenntnisse, wie etwa die ZMV, kann sie zusätzlich mit dem Forderungsmanagement und insbesondere mit der Abrechnungsoptimierung betraut werden.

Als „rechte Hand“ des Chefs entlastet sie den Zahnarzt auch im sonstigen Verwaltungsbereich, führt die erforderliche Korrespondenz mit Versicherungen, Behörden und Lieferanten. Dadurch hat der Behandler Zeit, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren – nämlich seiner zahnärztlichen Tätigkeit zum Wohle seiner Patienten nachzugehen. Wenn er mehr Zeit zum Arbeiten hat, kann ein Zahnarzt auch mehr verdienen.

Eine Praxismanagerin ermöglicht ihm all dies, lässt sich die Entlastungsarbeit aber auch gut vergüten. Sucht der Zahnarzt eine so umfassend geschulte Kraft, so sollte er bei Neuanstellungen genau fragen, ob eine potenzielle Mitarbeiterin auch über die von ihm gewünschte Qualifikation verfügt.

Die Praxismanagerin generiert keine abrechenbaren Leistungen, da sie selbst nicht behandelt. Durch Ihre Tätigkeit kann sie jedoch zur Abrechnungsoptimierung und zur Kostenersparnis und damit zur Gewinnmaximierung der Praxis beitragen. Auch für sie gibt es verschiedene Vergütungsformen, die Motivationsanreize bieten. Gleichzeitig stellen diese für den Arbeitgeber auch ein Korrektiv bei schwindender Motivation dar.

Festgehalt:Regelmäßig wird mit Praxismanagerinnen ein Festgehalt vereinbart. Die Höhe ist Verhandlungssache. Für den Arbeitgeber ist in diesem Zusammenhang wichtig, durch Splitting der Vergütung die erforderliche Flexibilität zwecks Anpassung an sich verändernde Praxissituationen zu erhalten, so dass in schlechten Zeiten nicht unbedingt die Trennung von der Mitarbeiterin erfolgen muss.

Umsatzpooling:Aufgrund der fehlenden direkten Beteiligung am Umsatz ist eine umsatzbezogene Vergütung kaum praktikabel und stößt auch auf wenig Gegenliebe bei den Praxismanagerinnen. In Betracht kommt jedoch eine Beteiligung an einem Umsatzpooling. Dafür wird eine Mitarbeitergruppe gebildet, deren Umsätze in einen gemeinsamen Pool eingestellt werden, an dem dann alle Mitarbeiter der Gruppe partizipieren. Als Beispiel sei das Pooling von Prophylaxe, Rezeption (Verwaltung) und Abrechnung genannt. Hierbei kann der Arbeitgeber auch bestimmen, ob und wann einzelne Mitarbeiter von der Teilnahme ausgeschlossen sind.

Prämienzahlung:Ein weiteres Motivationsinstrument stellt die Prämienzahlung dar. Sie kann als Jahresprämie oder einmaliger Bonus gewährt werden. Der Arbeitgeber hat hier weitgehend freien Gestaltungsspielraum. Er kann die Zahlung unter Freiwilligkeitsvorbehalt stellen, unter Widerrufsvorbehalt ausloben (versprechen), gleichzeitig auch noch vorgeben, wann sie zurückzuzahlen ist. Als Jahresprämie kommt sie beispielsweise bei der Gesamtumsatzsteigerung der Praxis vor. Der Arbeitgeber gibt ein klar definiertes Jahresziel vor, bei dessen Erreichen die Mitarbeiter prozentual am Erfolg partizipieren. Eine solche Regelung kann auch von Jahr zu Jahr angepasst oder gar abgeschafft werden. Voraussetzung ist, dass auf den Freiwilligkeitscharakter dieses Versprechens hingewiesen wird. Als einmaliger Bonus kommt die Prämie als Dankeschön für das Engagement im zurückliegenden Jahr oder als Motivationsvorschuss für die Zukunft zur Anwendung. Aber auch hier muss der Arbeitgeber auf den Freiwilligkeitsvorbehalt achten, ansonsten erwirbt der Mitarbeiter nach einer dreimaligen Zahlung durch den Arbeitgeber einen Rechtsanspruch auf die Prämie für die Folgejahre.

Gratifikation:Ein zusätzliches Instrumentarium der Vergütungsgestaltung ist die Gewährung freiwilliger Gratifikationen wie Urlaubs- oder Weihnachtsgeld. Gratifikationen werden unabhängig vom Arbeitsverhalten gezahlt. Aber auch hier muss der fehlende Bindungswille für die Zukunft deutlich hervorgehoben werden. Der Arbeitgeber muss sich hierbei nicht im Vorhinein festlegen, wie hoch die jeweilige Zahlung sein wird. Sowohl eine Bonizahlung als auch freiwillige Gratifikationen können mit Rückzahlungsverpflichtungen verknüpft oder mit Auszahlungshindernissen versehen werden.

Sonstige Zuwendungen:Zu guter Letzt können auch sonstige Zuwendungen gewährt werden. Hierzu zählen Fahrtkostenzuschüsse, Vermögenswirksame Leistungen oder Zahlungen zu einer betrieblichen Altersvorsorge. Bei der letztgenannten Zuwendung wird ein Teil der vertraglich vereinbarten Vergütung umgewandelt und beispielsweise in eine Direktversicherung eingezahlt. Sofern die sonstigen Zuwendungen zusätzlich zum laufenden monatlichen Entgelt gezahlt werden, sollten sie widerruflich sein beziehungsweise unter Auszahlungsvorbehalte gestellt werden.

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Formulierungsvorschläge für den Arbeitsvertrag von Praxismanagerinnen

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Festgehalt:

„Die Angestellte erhält ein monatliches Bruttogehalt in Höhe von Euro 4.000.--.“

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Umsatzpooling:

„Im Betrieb des Arbeitgebers ist ein Umsatzpooling-System eingerichtet. Die Angestellte ist hieran beteiligt. Wird die jährlich neu festgelegte Umsatzzielvorgabe erreicht. erhält die Angestellte hieran einen Anteil in Höhe von 2 %.“

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Jahresprämie:

„Die Angestellte soll am Gewinn des Arbeitgebers angemessen beteiligt werden. Steigt der Gesamtumsatz des Arbeitgebers im Vergleich zum Vorjahr um 10 %. so erhält die Angestellte eine einmalige Prämie in Höhe von 1 % von diesem Umsatzplus. Steigt der Jahresgewinn im Vergleich zum Vorjahr um 5 %. so erhält die Angestellteeine weitere einmalige Prämie in Höhe von 0.5 % von diesem Mehrgewinn. Die Jahresprämie wird fällig nach Feststellung des Jahresabschlusses des Arbeitgebers im Folgejahr. Sofern das Anstellungsverhältnis zum Fälligkeitszeitpunkt durch eine Eigenkündigung der Angestellten oder durch eine Kündigung des Arbeitgebers aus anderen als betriebsbedingten Gründen gekündigt ist. besteht kein Anspruch auf die Prämie.“

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Einmaliger Bonus:

„Die Angestellte erhält eine einmalige Zahlung in Höhe von Euro 2.000.--. Die Zahlung erfolgt freiwillig und ohne Einräumung eines Rechtsanspruchs. Ein Anspruch für die Zukunft wird hierdurch. auch durch mehrmalige Zahlungen. nicht begründet. sondern es bleibt im freien. unbeschränkten Ermessen des Arbeitgebers eine ähnliche Leistung zukünftig zu erbringen.“

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Freiwillige Gratifikation:

"„Der Arbeitgeber gewährt folgende Zuwendungen:

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Sonstige Zuwendungen:

„Der Arbeitgeber zahlt vom monatlichen Bruttogehalt einen Betrag in Höhe von Euro 200.-- in eine Direkt‧versicherung (also in eine für die betriebliche Altersvorsorge auf das Leben der Angestellten abgeschlossenen Lebensversicherung). deren Begünstigte die Angestellte ist.“

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Aufgrund der Vielzahl der Regelungsmöglichkeiten und der Feinheiten bei der Ausarbeitung sollte der Arbeitgeber sich vor Umsetzung gewissenhaft über die genauen Kautelen informieren und gegebenenfalls auch anwaltlichen Rat einholen. Die Kosten sind angesichts der Konsequenzen bei falscher Umsetzung sicher vertretbar.

Sylvia Harms, PMH Rechtsanwälte PartGFachanwältin für Medizinrecht und Fachanwältin für ArbeitsrechtLütticher Str. 10a, 40547 Düsseldorf