Im Einkauf liegt der Gewinn

38.400 Euro wendete die Durchschnittspraxis 2015 für Materialkosten im Jahr auf, meldet die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung. Es lohnt sich also, wenn Sie Ihre Material- und Warenwirtschaft – das gesamte Bestell-, Lager- und Einsatzwesen von benötigtem Verbrauchsmaterial – optimieren.

Generell sollte das eingesetzte System zwei Anforderungen genügen: erstens die Warenwirtschaft organisieren und zweitens die gesetzgeberischen Anforderungen des Qualitätsmanagements umsetzen, das heißt, die Arbeitsabläufe und den Workflow auch dokumentieren und sicherstellen, dass nur Materialien verwendet werden, die das Verfallsdatum nicht überschritten haben.

Die längste Tradition hat das Papier: Stellt ein Praxismitarbeiter fest, – oft eine Entdeckung per Zufall –, dass Materialien wie Handschuhe, Becher, Desinfektionsmittel, Pflegemittel oder Bürobedarf fehlen, wird dies auf Listen oder Zetteln notiert. Bestellt wird dann auf Basis dieser Einkaufslisten – meist ohne auf den Preis oder auf die Qualität zu achten. 

Der Einkauf erfolgt dann ähnlich chaotisch und unstrukturiert: Obwohl immer wieder dieselben Materialien benötigt werden, müssen bei jeder Bestellung die Packungsgrößen und Artikelnummern neu ermittelt werden. Also wird jedes Mal aufs Neue der Depot-Katalog von vorne nach hinten gewälzt. Weil man bestellt, ohne sich systematisch über die Preise am Markt zu infomieren, kauft man zu teuer ein. Außen vor bleibt beispielsweise, dass das Depot seine Lager- und Versandkosten meist in die Produkte einpreist. 

Betriebswirtschaftlich gesehen bindet das Verfahren zum einen überproportional viele Mitarbeiter-Ressourcen und führt damit zu erhöhten Arbeitskosten. Auch die exakte Menge des anfallenden Bedarfs wird mit dieser Methode nicht ermittelt – zu viel bestellte Materialien bedeuten Liquiditätseinbußen, zu wenig eventuell Behandlungsausfälle und damit Ausfallkosten.

Werden bei der Lagerhaltung dann noch die neuen Produkte einfach in die vorderste Regalreihe gestellt, geraten ältere Waren leicht über das Verfallsdatum. Damit verstößt man nicht nur gegen QM-Vorschriften, sondern hat auch noch unnötig Geld ausgegeben. Wird die Materialentnahme nicht verbucht, gibt es auch keinen Überblick über den aktuellen Lagerbestand, geschweige denn Informationen über den Melde- oder den Mindestbestand. Einziger – vermeintlicher – Vorteil: Die Praxis muss weder in Hard- und Software investieren, noch Mitarbeiter im Umgang damit schulen, die Praxismitarbeiter kommen zurecht, die Arbeitsabläufe sind etabliert. Die hohe Fehlerquote, die hohen Prozesskosten wegen des zeitaufwendigen Bestellverfahrens, die abnehmende Liquidität der Praxis durch zu hohe Lagerbestände sowie die fehlende Möglichkeit der Auswertung und die überhöhten Materialkosten aufgrund fehlender Preisvergleiche sprechen aber gegen dieses antiquitierte System. 

Um die Materialbestellung und Lagerhaltung strukturierter durchzuführen, haben viele Praxen umgesattelt auf eine IT-gestützte Materialwirtschaft. Die Steuerung per Software macht den Prozessablauf transparenter und reduziert die Fehlerquellen. Die Praxis gewinnt einen Überblick über die Verfallsdaten und sieht im Sytem, welche Produkte wann neu bestellt werden müssen. 

Am Anfang steht die Inventur als Bestandsaufnahme aller vorhandenen Praxismaterialien. Dazu ist es notwendig, Name, Artikelnummer, Packungsgröße, Preis, Bezugsquelle, Haltbarkeitsdatum jedes einzelnen Produkts manuell ins System einzugeben. Wichtig dabei ist insbesondere, einen Mindestbestand festzulegen – eine Art Sicherheitsreserve, die gewährleistet, dass auch bei unvorhersehbaren Ereignissen immer genügend Material vorhanden ist.

Zwar bedeutet dies im Vergleich zur Papiermethode zunächst einen erhöhten Mehraufwand. Und eine manuelle Eingabe birgt immer auch Fehlerquellen, die sich wiederum durch einen „doppelt“ benötigten Korrektur-Zeitaufwand negativ auf die Prozesskosten auswirken können. Allerdings wird der Prozessablauf der Materialwirtschaft transparenter und außerdem wird auf Basis des Meldebestands der Wiederbestellbedarf angezeigt – und damit Behandlungsausfällen vorgebeugt. Ein IT-System trägt auch dazu bei, die Lagerhaltung à jour zu halten, weil der Überblick über Verfallsdaten und Bestellzeitpunkt der Materialien gewährleistet ist. Da sich der Bestellzeitpunkt der Neubestellung nach dem tatsächlichen Verbrauch richtet, kommt es auch nicht zu einem überfüllten Lager mit überzähligen Produkten. Dies optimiert betriebswirtschaftlich die Liquidität.

Eine weitere Variante ist ein IT-System, das um einen Barcode-Scanner erweitert wurde. Dabei werden die Produkte über ihren Barcode identifiziert und automatisch in den Rechner eingespeist. Fehler, die bei einer manuellen Eingabe schnell entstehen, sind dadurch ausgeschlossen. Jede Artikeleingabe oder -entnahme wird gescannt. Die verwendeten Materialien werden somit in Echtzeit aus dem Lagerbestand ein- beziehungsweise ausgebucht. Das heißt im Umkehrschluss aber auch: Wird ein Artikel in der täglichen Hektik einmal nicht gescannt, weichen tatsächlicher und angezeigter Bestand voneinander ab. Da die verschiedenen Bereiche des Materialwirtschaftsprozesses ineinander übergehen, kommt ein lückenloser Prozess zustande. Zudem kann die Datenerfassung erheblich zeitsparend und mit einer geringeren Fehlerquote als bei der manuellen Eingabe durchgeführt werden. Wer mit einem Barcode-Scanner arbeitet, muss jedoch vorher ordentlich investieren: Denn um den Verbrauch aller Materialien korrekt erfassen zu können, muss zusätzlich zum IT-gestützten Materialwirtschaftssystem im Lager in jedem Behandlungszimmer die komplette Hardware plus Barcode-Scanner eingerichtet werden. 

Darüber hinaus gibt es auf dem Markt internetbasierte Portalbetreiber, wie aera oder wawibox. Beide halten eine händlerunabhängige Materialverwaltung samt Bestellplattform und integriertem Preisvergleich vor. Sie finanzieren sich in erster Linie über die Provisionen der Händler, die ihre Waren auf dem Portal anbieten, und die Service-Dienstleistung für Zahnärzte.

Kurz gefasst überträgt der Zahnarzt die Materialbeschaffung an das Portal. Der Anbieter „führt Buch“ und gibt der Praxis Bescheid, wann es Zeit für eine Bestellung ist. Dabei liefert die Plattform nicht selbst, sondern vermittelt den Kontakt zu einem Händler und wickelt den Einkauf dann lediglich ab. Für eine Bestellung oder einen Bestandsüberblick loggen sich die Nutzer im Portal ein und erhalten dann – preislich sortiert – eine Liste der Händler, die das Produkt liefern können. Bei beiden Anbietern kann man nicht nur bei kooperierenden Händlern einkaufen, sondern auch „eigene“ Händler und Lieferanten aufnehmen. Wird die Ware geliefert, scannt man den Lieferschein und übermittelt so die einzelnen Posten in die Datenzentrale des Portals – auch die Entnahme wird per Scan weitergegeben.Der gesamte Workflow der Materialwirtschaft läuft automatisiert.