Praxisbegehung: Vorheriges Üben erspart das Nacharbeiten

Verständlicherweise sind diese offiziellen Besuche nicht beliebt. Sie machen zusätzliche Arbeit und verursachen erheblichen Stress für den Praxisbetreiber und das Team. Hat man diese Situation samt der damit verbundenen Erlebnisse vor seinem inneren Auge, dann klingt der nachfolgende Rat utopisch: Betrachten Sie als Praxisinhaber die Begehung nicht ausschließlich negativ. Doch ein solcher Termin sollte auch immer Anlass und Chance sein, das eigene QM-System, die internen Abläufe und die Zusammenarbeit im Team zu hinterfragen. Und das nützt letztlich allen Beteiligten.

Seit fast sieben Jahren regelt eine Verwaltungsvorschrift die Überwachung nach dem Medizinproduktegesetz. Der Gesetzgeber hat damit sein Ziel, eine bundesweit einheitliche und qualitätsgesicherte Inspektion von Gesundheitseinrichtungen zu schaffen, weitgehend umgesetzt. Zu diesem Zweck verpflichteten die zuständigen Behörden vielfach neue Inspektoren, um die Prüfungen möglichst breitflächig ausführen zu können.

Herrschte anfangs noch Verunsicherung, weil die Praxen nicht wussten, was bei einer Begehung auf sie zukommt, können inzwischen viele auf eigene Erfahrungswerte und die von Kollegen, die eine Begehung „gemeistert“ haben, zurückgreifen. Dabei steht ein Aspekt im Vordergrund: Wer die Abläufe in seiner Praxis regelmäßig kritisch hinterfragt, braucht eine Begehung im Prinzip nicht zu fürchten.

Darüber hinaus bieten Dienstleister und Zahnärztekammern simulierte Praxisbegehungen an, die helfen, den eigenen Blick zu schärfen, Abläufe mit dem Team einzuüben – die somit zusätzliche Sicherheit geben. Auch wenn sich der Praxisbetreiber sicher ist, dass die Hygienekette lückenlos eingehalten und dokumentiert wird, kann der Blick eines externen Experten hilfreich sein und Struktur in die Vorbereitung bringen – auch weil die klassische Betriebsblindheit oder besser Detailblindheit in Zahnarztpraxen ebenso verbreitet wie schädlich ist. Angesichts der Tatsache, dass die behördlichen Überprüfungen gemäß § 5 MPGVwV ausdrücklich auch unangekündigt durchgeführt werden dürfen, tun Zahnärzte gut daran, ihr Team umsichtig auf eine mögliche Begehung vorzubereiten.

Die Bereiche, die von den Prüfern einer Überprüfung unterzogen werden, sind breit gefächert, Dokumentation und Hygienemanagement bilden die zentralen Schwerpunkte. Ein effektiver Handlungsplan gilt als Schlüssel zum Erfolg. Die Mitarbeiter gut für eine Begehung aufzustellen, ist hierbei Chefsache. Üblicherweise wird der Inspektor Raum für Raum überprüfen und dabei auf häufige Fehlerquellen achten. Um letztere zu erkennen, sind die Informationen und Handreichungen der Zahnärztekammern enorm hilfreich. Oft geben Details den Ausschlag. Dies beginnt bereits im Wartezimmer: Hier müssen die zuständigen Mitarbeiter beispielsweise sicherstellen, dass die dort ausgelegten Zeitschriften den Wartebereich nicht verlassen. Regelmäßig desinfiziertes Spielzeug in der Kinderecke zeugt von der Umsicht des Praxispersonals. Offensichtlicher sind die relevanten Vorgaben im Aufbereitungsraum: Die strenge Trennung zwischen reinem und unreinem Bereich spielt hier ebenso eine Rolle wie die persönliche Schutzausrüstung (PSA) bei der Medizinprodukteaufbereitung.

Themen im Zusammenhang mit der Praxisorganisation müssen jedoch gleichermaßen in die Vorbereitung für eine Kontrolle einbezogen werden. Hierzu zählen zum Beispiel Anamnesebögen, das allgemeine Prozedere bei Infektionskrankheiten, Arbeitsanweisungen oder das Praxisorganigramm mit den Zuweisungen der Pflichten ans Team. Auch hier können geschulte Spezialisten ihre Erfahrung bei einer Kontrolle der Räume im Hinblick auf mögliche Beanstandungen einbringen und auch auf Kleinigkeiten achten, die dem Team nicht ohne Weiteres geläufig sind. So zum Beispiel das Fehlen eines vorgeschriebenen Spenders mit Desinfektionsmittel im Röntgenraum. Um eine Begehung erfolgreich zu bestehen, braucht man nicht zwingend externe Expertise. Aber wenn man sich dafür entscheidet, dann ist die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit des externen Experten mit der Hygienebeauftragten der Praxis entscheidend.

Zudem wird man die Mitarbeiterin auf diese Weise zusätzlich dafür sensibilisieren, wie das QM-System in der Praxis auch in Zukunft stetig verbessert und das erworbene Wissen an die Kolleginnen weiter gegeben werden kann. Ein Ordner für einen strukturierten Aktionsplan leistet hierbei wertvolle Dienste.

Viele Zahnärzte sind sich oft nicht der Tatsache bewusst, dass sie mit einer modernen Praxissoftware über ein vielseitiges Instrument verfügen, das sie einsetzten können, um die Dokumentation aller Abläufe in der Praxis zu vereinfachen – ein weiterer Schritt in Richtung einer erfolgreichen Begehung.

Jeder niedergelassene Zahnarzt hat es selbst in der Hand, seine Mitarbeiter und sich gründlich auf eine behördliche Kontrolle vorzubereiten. Sieht er die Praxisbegehung weniger als lästiges Übel, sondern mehr als Chance, die Stärken und Schwächen in den täglichen Abläufen zu erkennen, profitiert er langfristig von diesem Prozess. Nicht zu unterschätzen ist auch die positive Auswirkung einer gemeinsam gemeisterten Herausforderung auf das „Wirgefühl“ im Team.

In diesem Sinne…
Ihr Christian Henrici

Henrici@opti-hc.de, www.opti-hc.de