Instagram hat unsere Praxis sichtbar gemacht
Doch als der Maler schon zugange war, kam völlig unerwartet die Auflage von der Brandschutzbehörde, die gesamte Praxis in zwei Brandabschnitte zu unterteilen. Das bedeutete, Wände mussten wieder eingerissen und Spezialtüren inklusive langer Lieferzeit geordert werden. Die Eröffnung im August war damit nicht zu halten. Was sollten wir solange tun?
Auch unsere neuen Mitarbeiterinnen standen in den Startlöchern und wir wollten sie auf keinen Fall hängen lassen. Bezahlt wurden sie bereits seit dem Sommer, ohne dass sie in der Praxis arbeiten konnten. Wir beschlossen, die Zeit zu nutzen und begannen, unsere Angestellten intensiv per Online-Schulung in unser PVS einzuarbeiten – täglich bis zu sechs Stunden von zu Hause aus. Wir buchten jeweils spezialisierte Weiterbildungen und schickten einige unsere Helferinnen sogar in die Praxen von befreundeten Kollegen, um sie etwa an Intraoralscannern einzuarbeiten.
Eröffnung ohne Telefon
Nach weiteren zwei Monaten Bauverzug konnten wir endlich ab Anfang Oktober unsere Türen für Patienten öffnen – allerdings noch ohne Telefonanschluss, dafür aber mit Online-Terminvereinbarung. Die Telekom hatte – ohne Rückmeldung – unseren Vertrag inklusive der Telefonnummer einfach storniert. Aber Dank unseres Social-Media-Auftritts bei Instagram und Facebook, einer gezielten Postwurfsendung im Umkreis sowie Flyern und Werbung an der Praxis selbst, haben trotz der herrschenden Unsicherheit die Patienten den Weg zu uns gefunden.
Buenger & Meißner Zahnheilkunde
Buenger & Meißner Zahnheilkunde
Auf unserem Instagram-Account hatten wir begonnen, die Baufortschritte zu dokumentieren, und zeigten nun Eindrücke der fertigen Praxis. Wir wollten so von Beginn an unser Projekt Interessierten zugänglich machen und uns auch potenziellen Patienten in der Umgebung über Social Media vorstellen. Gerade mit den Einschränkungen durch die Pandemie wollten wir unbedingt alle Möglichkeiten nutzen.
Virtuelle Mitarbeiter Schulung
„Am Ende wollten wir Ergebnisse im Homeoffice sehen!“
Auch die neu eingestellten Mitarbeiterinnen hingen für zwei Monate in der Warteschleife. Zum Glück haben die künftigen Praxischefs eine Idee: Die Einarbeitung muss doch heutzutage auch online möglich sein, oder?
Wie kamen Sie auf die Idee Ihre Mitarbeiterinnen mittels Online-Schulung vorzubereiten?
Laura Buenger: Ursprünglich sollte die Praxis im August eröffnet werden. Also stellten wir zu diesem Zeitpunkt auch die Mitarbeiterinnen ein. Durch die baulichen Verzögerungen und die Corona-Maßnahmen wurde daraus nichts. Wir setzten alles daran, dann endlich im Oktober zu eröffnen. Die Mitarbeiterinnen hatten also zwei Monate bezahlte Zeit daheim ohne Praxiseinsatz. Wir wollten fair bleiben und haben das auch so eingehalten. Die Zeit haben wir dann zum Kennenlernen und Einarbeiten, so gut es ging, genutzt.
Thomas Meißner: Wir haben schnell das Potenzial dieser Zeit gesehen, unsere Mitarbeiterinnen auf die Praxis, die Abläufe und auf unsere Software vorzubereiten. So haben wir Weiterbildungen gebucht, die damals weitestgehend schon online stattfanden. Weiter haben wir mit den Damen am Konzept gefeilt und sie auch zu befreundeten Kollegen geschickt, um dort den Umgang mit dem Intraoralscanner zu üben. Kernpunkt war aber die selbstständige Arbeit mit der Demoversion unserer Software.
Wie lief die Schulung ab?
Buenger: Die Online-Schulung ist in Module aufgeteilt: Los ging es mit den absoluten Grundlagen. Da nur eine Mitarbeiterin geringe Vorkenntnisse hatte, war im Prinzip für alle alles neu. Der Lernerfolg wird im Verlauf geprüft und kann direkt mithilfe der Demoversion ausprobiert werden. Mit der Zeit haben sich unsere Mitarbeiterinnen so einmal komplett durchs Programm gearbeitet. Am ersten Tag in der Praxis fühlte es sich dann so an, als hätten alle schon immer mit der Praxissoftware gearbeitet. Unsere Erwartungen wurden übertroffen.
Meißner: Für uns ist es sehr wichtig, dass alle in der Praxis perfekt mit dem System umgehen können. Nur so kann unser Konzept einer weitestgehend digitalisierten Praxis umgesetzt und der Alltag für alle so effizient wie möglich gestaltet werden. Die Zeit, die wir in der Verwaltung und Dokumentation sparen, kommt direkt den Patienten zugute – das fängt schon beim Einchecken in der Praxis an.
Welche Vor- und Nachteile hatte das Prozedere aus Ihrer Sicht?
Thomas Meißner: Der Hauptvorteil war, dass alle mit dem Programm von vorneherein vertraut waren und die Kenntnisse nicht durch Learning by Doing entstehen mussten. Das funktioniert zwar bis zu einem gewissen Grad auch, aber bis dahin ist es mitunter ein schwieriger Weg mit vielen Fehlern, die am Ende auch Zeit kosten. So gesehen relativiert sich nämlich der zeitliche Umfang der Online-Schulung auf lange Sicht – wir waren im ersten Moment schon erschrocken, wie viele Stunden Lerninhalte zur Verfügung stehen, und ob das zu schaffen ist auf diesem Weg.
Buenger: Für neue Mitarbeiterinnen würden wir auch in Zukunft die Online-Schulung buchen. Herausforderung im laufenden Betrieb ist tatsächlich der zeitliche Umfang, der auch wirklich eingeplant werden muss. Wir halten das aber insgesamt für eine essenzielle und richtige Investition.
Das Gespräch führte Laura Langer.
Da wir alle Postings selbst vornehmen, war das in der Bauphase und nach der Eröffnung der Praxis gar nicht immer leicht, die Zeit dafür zu finden. Wir haben uns sehr gefreut, dass ganz oft auf der Anamnese von Neupatienten Instagram als Grund für einen Besuch bei uns steht. Wir haben sehr viele Ideen und versuchen, die Kapazität für die Pflege des Kanals auch in der nächsten Zeit zu finden.
Es ist verblüffend, wie viele Kontakte wir in dieser kurzen Zeit zu anderen Kolleginnen und Kollegen geknüpft haben. Vor allem wurden wir über Instagram angeschrieben, weil andere sich auch selbstständig machen wollen und Rat gesucht haben. Wir konnten unsere Erfahrungen und unser Netzwerk weitergeben und sind schon auf die neuen Praxen gespannt. Auch die Möglichkeit, in dieser Masse einen Einblick in den Alltag anderer Praxen sowie auch Patientenfälle zu bekommen, ist einmalig und wir freuen uns auch immer mehr, anderen einen Einblick in unsere Praxis und unsere Fälle zu ermöglichen.
Endlich wurde die Praxis Realität
Als es endlich soweit war, fühlte es sich fast surreal an. Zwei Wochen vor dem ersten Patienten wurden schließlich alle Möbel, Geräte und die Zahnarztstühle angeliefert und installiert. Erst jetzt nahm vieles, was lange im Voraus geplant war, Gestalt an. Die Praxis wurde Realität und war nicht länger nur eine Vision in unseren Köpfen und auf dem Papier. Die Zeit war auch geprägt von Improvisation, Geduld und Einsatz – bis spät in die Nacht: Aufgrund von Corona waren viele Dinge nicht lieferbar, der straffe Zeitplan musste immer wieder angepasst werden und was tagsüber nicht fertig wurde, musste es dann in der Nacht werden.
Buenger & Meißner Zahnheilkunde
Am Ende waren wir derart kampferprobt, dass es uns auch nicht mehr aus der Ruhe gebracht hat, als am Tag des Praxis-Fotoshootings der Fotograf sein Equipment schon aufgebaut hatte, bevor überhaupt unser Logo hinter der Rezeption an der Wand angebracht war. Es ist aber auch diese Zeit gewesen, die uns als Team entscheidend mitgeprägt hat. Jede Mitarbeiterin hat ihren Beitrag zur Fertigstellung geleistet und damit einen ganz anderen Bezug erhalten.
Wir sind stolz, zusammen mit unserem Team Patienten in entspannter und stilvoller Atmosphäre Zahnheilkunde auf dem aktuellsten Stand anbieten zu können. Der hohe Grad der Digitalisierung ermöglicht uns, unseren Patienten einen echten Mehrwert zu bieten: Neben abdruckfreien Behandlungen, Implantat Backward Planing, dem Digital Smile Design ist vor allem die direkte Anbindung und Umsetzung in unserem Zahntechniklabor ein echter Vorteil in jeder Hinsicht.
Laura Buenger und Thomas Meißner
Buenger & Meißner Zahnheilkunde
Georg-Hermann-Allee 26, 14469 Potsdam
info@potsdam-zahnheilkunde.de
Gründen im Lockdown – Teil III
Die Eröffnung ist geschafft. Doch kann man im „Lockdown light“ wirklich durchstarten? Das lesen Sie in der zm 4.
Laura Buenger
Georg-Hermann-Allee 26, 14469 Potsdam
Thomas Meißner
Georg-Hermann-Allee 26, 14469 Potsdam
