Meine Dos & Don'ts auf dem Weg in die Praxis

Zu allererst habe ich einen groben Zeitplan zur Orientierung erstellt: Wann muss was beantragt und erledigt werden?

Beim Engagement von Architekt, Depot und anderen Experten lege ich ans Herz, über Empfehlungen zu gehen. Mir hat die Praxismanagerin aus meiner ehemaligen Anstellungspraxis die Adressen weitergeleitet.

Als ich das Mietobjekt hatte, habe ich zunächst selbst einen Grundriss der Praxisräume entworfen, denn jede Planung oder Anpassung verursacht Kosten bei den beauftragten Stellen. 

Ganz wichtig ist wirklich, den Mietvertrag vom Rechtsanwalt auf diese Punkte prüfen zu lassen: Konkurrenzschutzklausel, anfallende Umsatzsteuer, mögliche Belastung der Stockwerkdecken, genaue Tätigkeitsbezeichnung im Vertrag (in dem Fall: „Oralchirurg“, bedient medizinisch-technische Geräte), Laufzeit mit Verlängerungsoption, mögliche Aufnahme eines Praxispartners. Auch der Raum- und Anschlussplan ist Teil des Mietvertrags und Grundlage aller weiteren baulichen Veränderungen (so entkommt man der Pflicht, den ursprünglichen Zustand wiederherzustellen). Und nicht zuletzt: Im Fall von Berufsunfähigkeit oder Tod des Mieters besteht für diesen oder seine Erben ein Sonderkündigungsrecht. 

Ich habe versucht, stets die Umbaukosten im Blick zu haben: Die Preise pro Quadratmeter werden häufig zu niedrig angesetzt und sind oft noch die von vor zehn Jahren. Bei mir sind es dann circa 1.800 Euro pro qm gewesen.

Den Gründungszuschuss bei der Agentur für Arbeit habe ich recht kurzfristig beantragt. Das kann man übrigens auch nachträglich. Die Agentur ist da kulant.

Die staatliche Förderung für IT (-Ausstattung) und Digitalisierung, Beleuchtung (LED), Klimaanlage mit Wärmepumpe musste ich jedoch frühzeitig und vor der Auftragserteilung beantragen. Also dran denken!

Außerdem sollte man die Bereitstellungszinsen für den Kredit beachten und das im Vorhinein mit der Bank abklären. Die Summe fällt natürlich individuell aus, darf aber bei der Kostenplanung nicht übersehen werden.

Ich habe mich rechtzeitig an meinen Steuerberater gewandt, um meine private Liquidität durch den Investitionsabzugsbetrag erhöhen zu können.

Ein großer Punkt sind die Versicherungen – welche unbedingt notwendig sind, wie etwa die Bauherrenhaftpflichtversicherung, Unfallversicherung, Rechtsschutzversicherung (nach Anzahl der Mitarbeiter anpassen). Um hier sicher zu gehen, habe ich mich an einen zertifizierten Zahnarzt-Berater gewandt.

Ich kann auch nur dazu raten, den KZV-Antrag frühzeitig (spätestens sechs Monate vor der Eröffnung) zu stellen, sonst kann man nicht behandeln. Achtung: Wie schnell der Antrag genehmigt wird, kann von Bundesland zu Bundesland variieren. Ich musste mich in Bremen zum Beispiel nach den Sitzungsterminen richten. 

Auch SMBC und Zahnarztausweis frühzeitig beantragen! Den brauchen wir alle, denn die KIM kommt.

Die Röntgenanmeldung habe ich sechs Wochen vor Betriebsbeginn gemacht. Dafür nahm das TÜV-Unternehmen circa 1.000 Euro.

Ungeahnte Kosten beachten: Alarmanlage plus Rauchmelder haben sich bei mir auch noch mal auf 5.000 Euro summiert.

Ohne Team keine Praxis! Nehmt rechtzeitig die Mitarbeiterplanung auf und kalkuliert ein, dass immer noch mal etwas dazwischen kommen kann. Ich habe fünf Monate vor der geplanten Eröffnung eine Stellenanzeige über die Kammer Bremen veranlasst. Der Rücklauf war gut: Ich erhielt 15 Bewerbungen. Inzwischen läuft die Mitarbeitersuche auch über Social Media.

Nicht klar sein, wo das Depot eingebunden werden soll und wo nicht beziehungsweise die Planung allein dem Depot überlassen. Hier wollte man mir anfangs zu viel aus der Hand nehmen. Ich war dann zunächst kaum mehr involviert mit meinen Vorstellungen. 

Vorsicht bei aufdringlichen Beratern: Lasst Euch nicht alles aufschwatzen.

Unterschätzt nicht den zeitlichen Vorlauf und die Kosten für die Baugenehmigung. Bei mir hat diese letztendlich zehn Monate gedauert und kostete circa 4.500 Euro. 

Vermeidet unüberlegt neue Grundrissentwürfe anzufordern. Das verursacht jedes Mal Kosten.

Ich habe auch gelernt, nicht alle Gewerke über Ausschreibungen der Architekten zu beauftragen, sondern diesen auch privat, abseits der Business-Beratung Aufträge zukommen zu lassen – zum Beispiel für die Anfertigung der Möbel einen regionalen Tischler zu finden. Das hat meiner Erfahrung nach großes Einsparpotenzial.

Ich habe Leasing als Finanzierungsart nicht ausgeschlossen, zum Beispiel für das DVT/Röntgengerät oder den Intraoralscanner. So konnte ich mir ein bisschen mehr Liquidität für die Praxis erhalten. 

Den kompletten Rechnungsbetrag sofort zu begleichen ist auch ein Don´t. Haltet mindestens zehn Prozent des Rechnungsbetrags vor Fertigstellung zurück. Den Tipp bekam ich vom Depot selbst.

Für die Praxisräume zu wenige Steck- und Datendosen fürs LAN-Netzwerk zu planen, sonst ist man zu abhängig vom WLAN. Dazu genau überlegen, wie der Workflow in den Räumen sein wird.