Was kann ein spezialisierter Steuerberater bieten?

Wer als Praxisinhaber an einer kostengünstigen Erledigung dieser Basisarbeit interessiert ist, kann seine Wahl nach dem Honorar treffen, das sich bei Steuerberatern zwar grundsätzlich an der Steuerberatervergütungsverordnung orientiert, aber trotzdem unterschiedlich hoch ausfallen kann. Wer die laufenden Praxiszahlen allerdings als Controlling-Tool und Entscheidungsgrundlage betriebswirtschaftlich nutzen will, ist mit einem spezialisierten Berater besser aufgestellt. Jener kennt die Abläufe und praxisspezifischen Kostenpunkte, unterhält ein Netzwerk von Experten und meist auch eigene Daten für das Benchmarking.

Die Finanzbuchhaltung sollte so aufgebaut werden, dass eine laufende Analyse der Praxiszahlen möglich ist – das beginnt bei der differenzierten Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben. Arbeitet die Praxis zum Beispiel mit einem Eigenlabor, ist es wichtig, beim Einkauf zwischen Materialien für die Praxis – also die laufende Patientenbehandlung – und für das Eigenlabor zu unterscheiden. Das hat auch steuerliche Gründe, denn aus den Rechnungen für Materialien des Eigenlabors kann man häufig Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Andererseits sind Materialien fürs Eigenlabor, genauso wie Fremdlaborrechnungen und Implantate als durchlaufende Posten zu behandeln. Nach deren Abzug lässt sich das so ermittelte zugeflossene zahnärztliche Honorar in der Finanzbuchhaltung mit dem abgerechneten Honorar laut Praxissoftware abgleichen. Mit diesem Ansatz kann man prüfen, wie sich die zufließenden Praxisumsätze in den nächsten ein bis zwei Quartalen entwickeln. Die Praxissoftware dient in Kombination mit der Finanzbuchhaltung somit als „Frühwarnsystem“. Die Vorschau auf die Entwicklung der Umsätze wiederum hilft dabei, praxisrelevante Entscheidungen zu treffen.

Werden die laufenden Instandhaltungs- und Wartungskosten für Praxisgeräte getrennt von den restlichen Instandhaltungskosten, zum Beispiel für Räume, verbucht, lässt sich deren Entwicklung beobachten. Sofern die laufenden Kosten für ein steuerlich abgeschriebenes Gerät stetig steigen, könnte eine Reinvestition wirtschaftlich sinnvoll sein. Mit dem Blick auf die Umsatzentwicklung entscheidet man dann, ob das neue Gerät mit Eigenkapital gekauft, geleast oder finanziert wird.

Weiteres wichtiges Thema für Praxen: Benchmarking. Damit Praxen vergleichbar sind, müssen die Ausgangsdaten – die Finanzbuchhaltung – gleich aufgebaut sein. Zahnarztpraxen haben vergleichsweise gute Benchmark-Daten. Zum Beispiel findet man im KZBV-Statistik-Jahrbuch die aktuellen Kostenstrukturen einer durchschnittlichen Zahnarztpraxis. Der spezialisierte Berater hat in der Regel in der eigenen Mandantschaft Praxen, die für einen anonymisierten Vergleich geeignet sind. Bei auffälligen Abweichungen versucht man die Praxis zu optimieren.

Neben der eigentlichen zahnärztlichen Tätigkeit gibt es verschiedene „Profit-Center-Bereiche“, die man im Detail analysieren und controllen kann – etwa das Eigenlabor oder einzelne Abteilungen innerhalb der Praxis. Um hier eine valide Analyse zu gewährleisten, muss differenziert gebucht werden. Hierzu ist im Vorfeld eine enge Abstimmung mit dem Steuerberater sinnvoll. So hat man die Möglichkeit, eine eigene Untergewinnermittlung fürs Eigenlabor/Cerec aufzustellen, um die Rentabilität zu prüfen. Diese Berechnungen lassen sich theoretisch für jeden Teilbereich in einer Zahnarztpraxis anlegen, etwa für die Prophylaxe- oder die PA-Abteilung. Natürlich wird der Steuerberater Ihnen nicht sagen, wie die PZR-Abteilung zu arbeiten hat. Aber er kann anhand der Daten aus der Buchhaltung und Ihrer Praxissoftware analysieren, ob die Praxis im Verhältnis zu anderen eine gute oder eine schlechte Auslastung hat und wie der Gewinn daraus vergleichsweise aussieht.

Der Kompetenzbereich des Steuerberaters hört sicherlich bei der Analyse der Zahlen auf. Allerdings arbeitet er mit einem Netzwerk von Zahnarzt-Experten zusammen, auf das er zurückgreifen und das dem Zahnarzt dann auch vor Ort in der Praxis weiterhelfen kann. Am Ende kann sich der Zahnarzt die Beratung herauspicken, die für ihn von Relevanz ist.

Der Steuerberater kann auch bei der Niederlassung dabei helfen, einen Finanzbusinessplan zu erstellen und die Frage beantworten, ob der Kauf einer Praxis oder die Neugründung für den Existenzgründer wirtschaftlich sinnvoll ist. Diese Planung hilft auch bei der Finanzierung und in den Gesprächen mit den Banken. Generell sind jährliche Planungen bei der kontrollierten Entwicklung der Praxis eine Unterstützung. Die Planzahlen kann man in der monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertung der Finanzbuchhaltung (BWA) mit den Ist-Zahlen abgleichen und so Abweichungen frühzeitig erkennen, hinterfragen und gegebenenfalls gegensteuern.

Auch bei einer Erweiterung der Praxis oder gar einem Umzug ist eine solide Finanzplanung Voraussetzung, um jederzeit zu wissen, wieviel Liquidität benötigt wird, um allen Zahlungsverpflichtungen nachkommen und den privaten Liquiditätsbedarf bedienen zu können. Ebenso beim Praxisverkauf: Hierzu wird als Diskussionsgrundlage mit potenziellen Käufern eine Wertfindung für die Praxis benötigt. Und: Was für den Abgeber gilt, gilt genauso für den Übernehmer. Hier ist es wichtig, die Zahlen der Praxis richtig zu interpretieren, einzuschätzen und zu werten.

Nicht immer ist es gleich der Verkauf, manchmal steht auch die Aufnahme eines Partners an. Die Kaufpreiszahlung für einen Anteil an der Praxis in den privaten Bereich wird steuerlich anders behandelt als die Kaufpreiszahlung auf das gemeinsame Praxiskonto, wovon dann Reinvestitionen getätigt werden. Zu bedenken sind hier die „gerechte Gewinnverteilung“ oder die „gerechte Abfindung“ beim Ausscheiden eines Partners.

Manchmal wird vom Zahnarzt der Wunsch nach einer Z-MVZ GmbH geäußert. Hier sollte man im Vorfeld besprechen, wo darin der tiefere Sinn liegen soll. Oftmals kann auf die Gründung verzichtet werden, weil die gewünschten Veränderungen in der bestehenden Rechtsform genauso gut umgesetzt werden können. Falls doch eine Z-MVZ-GmbH gegründet wird, sind Sie natürlich bei einem spezialisierten Steuerberater und dessen Netzwerk besser aufgehoben. 

Man sollte sich immer die Frage stellen: „Was erwarte ich von meinem Berater?“ Diese Erwartungen sollten im Vorfeld offen kommuniziert werden. Danach empfiehlt es sich, einen „Fahrplan“ zu erstellen, um die gewünschten Themen konkret umzusetzen. Dabei hat es sich bewährt, mit einigen wenigen Themen zu beginnen, zum Beispiel Controlling des Eigenlabors oder Etablierung einer PZR-Abteilung.

Sie sollten in Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater mit einem guten Gefühl, ohne negative steuerliche und betriebswirtschaftliche Überraschungen sicher und erfolgreich durch die Jahrzehnte der Praxisarbeit gehen. Bei Beendigung Ihrer Berufstätigkeit sollten Sie vermögensmäßig und auch im Hinblick auf Ihre Altersversorgung gut dastehen, ohne sich überarbeitet zu haben, meinen wir. Dieses Ziel sollte ein spezialisierter und umsichtiger Steuerberater zusammen mit Ihnen erreichen.