Tacheles reden

Probleme kommen nicht nur in den besten Familien, sondern auch in den besten Praxisteams vor. Wenn zum Beispiel die Leistungen einer Mitarbeiterin nicht den Erwartungen entsprechen oder sich häufiger Fehler einschleichen, müssen Chefs und Chefinnen entscheiden, wie sie darauf reagieren. Reicht ein freundlicher Hinweis? Ist eine Rüge angebrachter oder muss die Ermahnung noch deutlicher ausfallen? Zahnärzte sind Denker und Lenker in ihrer Praxis – sie dürfen sich deshalb nicht davor fürchten, auch einmal Tacheles zu reden. Wählen sie dafür das Mittel der Abmahnung, sind einige Regeln zu beachten.

Eins vorab: Es gibt kein Gesetz, das konkrete Regeln für Abmahnungen festlegt. Im Laufe der Jahre hat sich an den Arbeitsgerichten allerdings eine ausführliche Rechtsprechung zum Thema entwickelt, die den Rahmen vorgibt. Die zahlreichen Urteile bieten Praxisinhabern Aufschluss darüber, wann sie ein Mitglied ihres Teams abmahnen dürfen und wie sie die Abmahnung arbeitsrechtlich wirksam machen. Die große Menge an richterlichen Entscheidungen stellt eine große Herausforderung dar. Den Überblick zu wahren, ist nicht leicht. Bei Unsicherheiten und Fragen können sich Zahnärzte aber an die zuständigen Experten ihrer Kammern wenden.

Abmahnungen erfüllen eine Doppelfunktion: Zum einen weisen sie den Arbeitnehmer auf ein Fehlverhalten in der Vergangenheit hin, zum anderen machen sie deutlich, dass auf weitere Verstöße in der Zukunft die Kündigung folgen kann. Wichtig: Formell sind Abmahnungen nur dann wirksam, wenn sie am Ende für den Wiederholungsfall mit der Auflösung des Arbeitsverhältnisses drohen.

Bevor Arbeitgeber diesen Schritt unternehmen, sollten sie klären, ob sie ihren Angestellten für das Fehlverhalten überhaupt abmahnen dürfen. Ob die Entscheidung „ja“ oder „nein“ lauten sollte, klärt folgende Faustregel: „Der Arbeitnehmer kann, will aber nicht“ – ja. „Der Arbeitnehmer will, kann aber nicht“ – nein. Bei Krankheit sind Abmahnungen zum Beispiel nicht erlaubt, weil der Mitarbeiter das in der Regel nicht beeinflussen kann.

Beispiel 1: Ständig zu spät

Eine Helferin kommt seit einiger Zeit morgens zu spät zur Arbeit. Einen plausiblen Grund für ihre Verspätungen kann sie nicht nennen, auf Ermahnungen reagiert sie nicht.

Mit ihren Verspätungen verstößt die Angestellte gegen den Arbeitsvertrag. Sofort entlassen darf der Praxisinhaber sie dafür allerdings nicht, denn sie kann den Fehler korrigieren. Der Arbeitgeber hat deshalb die Fürsorgepflicht, Mitglieder seines Teams auf Mängel aufmerksam zu machen und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich zu bessern. Chefs, die sich nicht daran halten, werden die Kündigung vor keinem Gericht durchbringen. Lässt der Arbeitnehmer sich den gleichen Fehler aber auch weiterhin zu schulden kommen, kann eine Kündigung ausgesprochen werden. Die Regel, dass ein Arbeitsverhältnis erst nach drei Abmahnungen aufgelöst werden darf, gibt es nicht.

Vielmehr gilt: Bei schwerwiegenden Verstößen kann bereits im ersten Wiederholungsfall gekündigt werden, bei geringfügigen – wie etwa Verspätungen – sind mehrere Abmahnungen nötig.

Beispiel 2: Verschiedene Vorwürfe

Nachdem die Helferin für das dauernde Zuspätkommen bereits abgemahnt wurde, stellt sich heraus, dass sie das Labor nicht den Betriebsvorschriften gemäß reinigt.

damit ein weiteres Fehlverhalten zuschulden kommen lässt, darf das Arbeitsverhältnis nicht beendet werden. Denn grundsätzlich gilt: Zur Kündigung sind Praxisinhaber und andere Chefs nur berechtigt, wenn der Arbeitnehmer den Verstoß, für den er bereits abgemahnt wurde, wiederholt. Die falsche Reinigung zählt in diesem Fall nicht als wiederholtes Fehlverhalten, sondern als neues und muss ebenfalls erst abgemahnt werden. Sind die Zwischenfälle allerdings vergleichbar – kommt die Helferin beispielsweise zu spät und geht unerlaubt zu früh – kann vor Gericht unter Umständen mit einem Wiederholungsfall argumentiert werden. Denn hier hat die Mitarbeiterin in beiden Fällen gezeigt, dass sie es mit der Arbeitszeit nicht so eng sieht. Eine Ausnahme dieser Regel kommt auch zum Tragen, sobald ein Angestellter eine Abmahnung nach der anderen kassiert. Auch wenn Chefs dabei jedes Mal andere Fehler ansprechen: Die Masse der Beanstandungen kann in einem solchen Fall die Kündigung rechtfertigen.

Weitere Beispiele für Vertragsverstöße, die durch eine Änderung des Verhaltens korrigiert werden können und deshalb vor einer eventuellen Kündigung abgemahnt werden müssen: Arbeitsunterbrechung ohne triftigen Grund, Leistungsmängel, Missachtung der Sicherheitsvorschriften oder des betrieblichen Rauch- und Alkoholverbots, unerlaubte Nebentätigkeit, Bummelei während der Arbeitszeit, unterbliebene oder verspätete Krankmeldung sowie die Verweigerung einer gesetzlich vorgeschriebenen ärztlichen Untersuchung.

In manchen Fällen können Praxischefs einem Mitarbeiter auch sofort kündigen. Abmahnungen sind etwa dann nicht nötig, wenn die betreffende Person ihr Vertrauen in besonders schwerem Maße missbraucht hat.

Beispiel 3: Geheimnisse ausplaudern

Eine Helferin wird dabei erwischt, wie sie im Gespräch mit einem Bekannten vertrauliche Patientendaten ausplaudert.

Mit diesem Fehltritt macht sich die Angestellte nicht nur strafbar, sie begeht auch Vertrauensbruch. Gegenüber dem Patienten und ihrem Chef. Eine Auflösung des Arbeitsverhältnisses wäre nach diesem Verstoß ohne Abmahnung möglich. Weitere Vergehen, die in diese Kategorie fallen, sind schwerer Diebstahl, Gewalttätigkeit, grobe Beleidigungen und das Fälschen von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.

Praxisinhaber auf Abmahnungen verzichten können, liegt vor, wenn sie keinen Erfolg verspricht – wenn eine Mitarbeiterin beispielsweise nicht bereit ist, ihr Verhalten zu ändern. Die Beurteilung, wann jemand ein hoffnungsloser Fall ist, sollte mit aller Vorsicht angegangen werden. Einfach nur anzunehmen, dass keine Bereitschaft zur Besserung vorhanden ist, reicht als Beweis nicht aus. Erst wenn ein Mitarbeiter sich hartnäckig weigert oder wenn er von vornherein zu erkennen gibt, dass ihn nur eine Kündigung von einem bestimmten Verhalten abbringen kann, darf sofort gekündigt werden.

Bei Abmahnungen schleichen sich schnell Fehler ein. Einige Risiken lassen sich leicht vermeiden:

• Praxisinhaber dürfen in einer Abmahnung nicht nur pauschal ihre Unzufriedenheit mit einem Angestellten äußern. Sie muss stattdessen Art und Zeitpunkt des beanstandeten Regelverstoßes genau festhalten und auch Zeugen benennen, die den Vorwurf bestätigen können. Im Idealfall besteht eine Abmahnung aus drei Elementen: Einem Hinweis, der das vorgeworfene Fehlverhalten konkret beschreibt; einer Beanstandung, die feststellt, dass dieses Verhalten gegen den Arbeitsvertrag verstößt und beschreibt, wie der Mitarbeiter korrekterweise handeln müsste; einer Warnung, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht.

• Abmahnungen sollten nach Möglichkeit nicht nur mündlich ausgesprochen werden. Sie sind dann zwar trotzdem wirksam, aber nur schwer beweisbar. Besser ist es, die Abmahnung am Ende des Gesprächs auch schriftlich auszuhändigen oder – falls es keine Unterredung gab – zu dokumentieren, dass der Betroffene das Papier wirklich erhalten hat.

• Wer zu häufig zur Abmahnung greift, läuft Gefahr, ihre Warnfunktion zu schwächen. Praxischefs dürfen bei häufigen Pflichtverletzungen ihrer Angestellten also nicht immer nur damit drohen, ihm oder ihr zu kündigen. Sie müssen auch arbeitsrechtliche Konsequenzen folgen lassen, damit der Arbeitnehmer den Ernst der Lage erkennt. Bei leichteren Vergehen, die mehrmals abgemahnt werden müssen, sollte man deshalb die Kritik mit jedem Schreiben intensivieren und Signalwörter wie „nochmals“ oder „letztmalig“ verwenden.

• Abmahnung „verbraucht“ Kündigungsrecht: Praxischefs, die nach Aussprechen einer Abmahnung denken, zu milde gehandelt zu haben und finden, eine Kündigung wäre angebrachter, gucken in die Röhre. Denn ist das Fehlverhalten offiziell abgemahnt worden, kann es nicht mehr als sofortiger Kündigungsgrund angeführt werden – es ist verbraucht.

• Feste Fristen für Abmahnungen gibt es nicht. Arbeitgeber verwirken aber ihr Abmahnungsrecht, wenn sie zu lange warten und der Arbeitnehmer nicht mehr damit rechnen muss.