Rechtssicher abfassen

Bevor ein Arbeitszeugnis erstellt wird, sollte als Erstes geprüft werden, wer das Zeugnis ausstellen und unterschreiben soll. Zur Zeugniserteilung ist ein Arbeitgeber verpflichtet. Bei juristischen Personen (etwa GmbH) muss das Zeugnis durch den gesetzlichen Vertreter (etwa GmbH-Geschäftsführer) ausgestellt werden. Arbeitgeber können ein Arbeitszeugnis auch von einem Vertreter ausstellen lassen. Allerdings ist hier zu beachten, dass bei der Erteilung eines qualifizierten Zeugnisses nur eine betriebsangehörige Person mit Weisungsbefugnis vertretungsberechtigt ist.

Die Vorgesetztenstellung muss sich (durch entsprechenden Hinweis) unmittelbar aus dem Arbeitszeugnis ergeben. Sofern der Arbeitnehmer direkt der Geschäftsleitung unterstellt war, muss das Arbeitszeugnis von einem Mitglied der Geschäftsleitung unter Hinweis auf diese Position ausgestellt werden. Ein Betriebsfremder (etwa der Rechtsanwalt des Unternehmens) oder ein Betriebsangehöriger ohne Weisungsbefugnis kann den Arbeitgeber allenfalls bei der Erteilung eines einfachen Zeugnisses wirksam vertreten.

Ein Mitarbeiter kann das Zeugnis schon dann erfolgreich beanstanden, wenn der Arbeitgeber die äußere Form nicht wahrt. Daher sollte man einige Mindestanforderungen an die Zeugnisform beachten: Zur Zeugniserteilung das im Betrieb üblicherweise verwendete DIN-A4-Geschäftspapier verwenden; neben der vollständigen Firmenbezeichnung muss das Arbeitszeugnis auch die Geschäftsanschrift enthalten; das Papier muss sauber und unbeschädigt sein. Sofern der Arbeitnehmer sein Arbeitszeugnis nicht im Betrieb abholt, darf das Arbeitszeugnis gefaltet werden, um es dem Arbeitnehmer in einem Briefumschlag üblicher Größe zu übermitteln (nicht kleiner als C 5). Allerdings darf dadurch die Kopierfähigkeit nicht leiden, das heißt, die Knicke dürfen sich nicht durch Schwärzungen bei einer Kopie des Arbeitszeugnisses abzeichnen (Bundesarbeitsgericht (BAG), Aktenzeichen: 9 AZR 893/98).

Das Arbeitszeugnis darf zudem nicht von Hand geschreiben sein und keine Flecken, Radierungen, Verbesserungen, Streichungen oder Ähnliches enthalten. Die Zeugnissprache ist Deutsch, sofern mit dem Arbeitnehmer nichts anderes vereinbart wurde. Kleinere Mängel in Rechtschreibung, Grammatik respektive Satzbau sind unbeachtlich. Die Anschrift des Arbeitnehmers darf nicht im Adressbereich des vom Unternehmen verwendeten Geschäftspapiers erscheinen. Das Zeugnis ist kein Brief an den betreffenden Mitarbeiter. Die Anschrift darf deshalb nur dann erscheinen, wenn der Mitarbeiter damit einverstanden ist.

Arbeitgeber sind zwar nicht verpflichtet, ein Arbeitszeugnis mit einer Überschrift zu versehen. Es genügt an sich, dass sich aus dem Schriftstück zweifelsfrei ergibt, dass es sich um ein Arbeitszeugnis handelt. Allerdings sollten Arbeitgeber zur Vermeidung von Verwechslungen aus Gründen der Rechtssicherheit folgende Überschriften für Ihr Arbeitszeugnis verwenden:

• Einfaches bzw. qualifiziertes Arbeitszeugnis: „Arbeitszeugnis“• Zwischenzeugnis: „Zwischenzeugnis“• Einfaches respektive qualifiziertes Arbeitszeugnis für einen Auszubildenden: „Ausbildungszeugnis“• Einfaches respektive qualifiziertes Arbeitszeugnis für einen Praktikanten: „Praktikantenzeugnis“ oder – „Praktikumszeugnis“

Arbeitgeber können die Überschrift linksbündig schreiben, aber auch zentriert setzen. Es spricht auch nichts dagegen, die Überschrift fett zu drucken. Auch ein grö - ßerer Schriftgrad (im Vergleich zum übrigen Zeugnistext) ist zulässig. Ein Ausrufezeichen sollte der Überschrift jedoch nicht angefügt werden. Wichtiger Hinweis: Arbeitgeber sollten sich unbedingt auf die genannten Überschriften konzentrieren. Grob falsch wäre es, das Zeugnis als Arbeits - bescheinigung, Arbeitsbeurteilung, Beurteilung, Bewertung oder Bestätigung zu bezeichnen.

Für Arbeitszeugnisse kann grundsätzlich folgende Grundgliederung verwendet werden: Einleitung, Tätigkeitsbeschreibung, Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Schlussformel (außer bei Zwischenzeugnissen). Hat der Arbeitnehmer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangt, sollten Arbeitgeber das Arbeitszeugnis wie folgt gliedern: Einleitung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Führungsbeurteilung, Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Schlussformel.

Ein Zeugnis muss beginnen mit Angaben zur Person des Arbeitnehmers, Angaben zur Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie einer Kurzbezeichnung der vom Mitarbeiter eingenommenen Position. Zu den Angaben zur Person gehören Vorname und Familienname, gegebenenfalls der Geburtsname, akademische Titel, Geburtsdatum und Geburtsort.

Für die Dauer des Arbeitsverhältnisses kommt es darauf an, wie lange das Arbeitsverhältnis mit dem Mitarbeiter rechtlich bestanden hat, nicht darauf, wie lange der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat. Eine Musterformulierung für die Einleitung des Zeugnisses könnte wie folgt lauten: „Herr Paul M., geboren am 03.10.1975 in Dresden, war vom 01.06.1997 bis zum 31.03.2010 in unserem Unternehmen als Buchhalter beschäftigt.“

Die Aufgaben- und Tätigkeitsbeschreibung stellt einen wesentlichen Teil des Zeugnisses dar. Ein Arbeitszeugnis muss die vom Arbeitnehmer ausgeübten Tätigkeiten so genau und vollständig beschreiben, dass sich ein fremder Arbeitgeber ein klares Bild über die Eignung des Arbeitnehmers machen kann. Dabei können Arbeitgeber sich an folgenden Kriterien orientieren:

• Arbeitsplatz des Arbeitnehmers,• Funktion, Aufgaben- und Verantwortungsbereich,• Kompetenzen,• Aufgabenschwerpunkte,• Aufgabenwechsel,• berufliche Entwicklung im Unternehmen,• zusätzlich übernommene Aufgaben und Spezialaufgaben.

Arbeitgeber müssen selbstverständlich aus diesem Katalog nur diejenigen Punkte berücksichtigen, zu denen sie auch eine Aussage treffen können. Dabei müssen gegebenenfalls Auskünfte bei unmittelbaren Vorgesetzten des Arbeitnehmers eingeholt werden. Wesentliche und verantwortungsvolle Aufgaben sind vor unwesentlichen Nebenaufgaben anzuführen. Unwesentliche Tätigkeiten und Selbstverständlichkeiten müssen nicht in die Tätigkeitsbeschreibung aufgenommen werden.

Arbeitgeber erleichtern sich die Aufgabenund Tätigkeitsbeschreibung, indem sie eine Aufzählung der wesentlichen Aufgaben in das Zeugnis wie folgt aufnehmen: „Zu ihren/seinen Aufgaben zählten insbesondere ...“ Anschließend können die wesentlichen Aufgaben eines Mitarbeiters aufgezählt werden. Hierbei können Arbeitgeber ganze Sätze formulieren, aber auch eine tabellarische Form wählen. Die tabellarische Auflistung bietet dabei folgende Vorteile: Die Wahrscheinlichkeit, dass über bestimmte Formulierungen gestritten werden muss, ist geringer. Arbeitgeber stellen durch die Eingangsformel „im Wesentlichen“ oder „insbesondere“ von vornherein klar, dass sie nur die wesentlichen Aufgaben Ihres Mitarbeiters erwähnen. Etwaige Änderungen oder Ergänzungen können unproblematisch erfolgen.

Ein zentraler Punkt in einem qualifizierten Arbeitszeugnis ist die Leistungsbeurteilung. Hier sollten Arbeitgeber folgende Punkte ansprechen:

• Leistungsbereitschaft• Arbeitsbefähigung• Arbeitsweise• Arbeitsergebnis• besondere Arbeitserfolge• abschließende Zufriedenheitsformel

Die Bewertung derLeistungsbereitschaftbezieht sich auf das „Wollen“ eines Mitarbeiters. Darunter fallen:

• die Arbeitsbereitschaft• der Arbeitswille• die Motivation und• die Eigeninitiative.

Im Rahmen derArbeitsbefähigungbewerten Arbeitgeber das „Können“ eines Mitarbeiters. Hierzu gehört insbesondere:

• die Auffassungsgabe• die Belastbarkeit• die Erfahrungen und Kenntnisse• die intellektuellen Fähigkeiten und• die Fähigkeit zur Problemlösung.

Innerhalb der Bewertung der Arbeitsweise benoten Arbeitgeber den „Stil“ ihres Mitarbeiters. Hierzu zählen:

• Diskretion• Loyalität• Selbstständigkeit• Sorgfalt• Vertrauenswürdigkeit und• Zuverlässigkeit.

Das Arbeitsergebnis betrifft den „Erfolg“ eines Mitarbeiters. Dabei geht es um:

• die Arbeitsmenge• das Arbeitstempo• die Arbeitsqualität• die Überzeugungskraft und• das Verhandlungsgeschick.

Zu den besonderen Arbeitserfolgen gehören:

• Arbeitnehmererfindungen• Beförderungen• die Lösung besonderer Probleme• die Übernahme oder der Aufbau einer Abteilung sowie• Umsatz- und Gewinnsteigerungen.

Bei derzusammenfassenden Leistungsbeurteilungkommt es in besonderem Maße auf die Einschätzung des Mitarbeiters an. Es geht hier um die zusammenfassende Bewertung der Leistungen eines Mitarbeiters. In der Personalpraxis hat sich hierzu eine Wertungsskala herausgebildet, die den herkömmlichen Schulnoten entspricht. Diese Skala ist zum großen Teil auch von den Arbeitsgerichten anerkannt. Um Streitigkeiten aus dem Weg zu gehen, müssen Arbeitgeber an dieser Stelle besonders sorgfältig sein. Einem Mitarbeiter, mit dem man unter dem Strich mehr als zufrieden war und dem man eine überdurchschnittliche Leistung attestieren will, kann an dieser Stelle auch durchaus die Note „gut“ gegeben werden. Je ausführlicher Arbeitgeber die Leistungsbeurteilung vornehmen, desto mehr Wertungen erhält ein Zeugnis. Je mehr Wertungen ein Zeugnis enthält, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Mitarbeiter mit einer einzelnen Formulierung unzufrieden ist und man einen lästigen Zeugnisstreit führen muss. Dabei gilt der Grundsatz: Je zufriedener Arbeitgeber mit einem Mitarbeiter sind, desto ausführlicher sollte das Arbeitszeugnis sein. Daher sollten Arbeitgeber sich auch knapp bei Einzelheiten der Leistungsbeurteilung befassen, wenn sie ihrem Mitarbeiter nur durchschnittliche oder gar unterdurchschnittliche Leistungen attestieren können. Notfalls sollte komplett auf eine detaillierte Leistungsbeurteilung verzichtet werden.

Über die Leistungsbeurteilung im Zeugnis wird häufig gestritten. Hier müssen Arbeitgeber gewappnet sein. Sie müssen daher die folgenden drei Grundsätze beachten:

• Im Zweifel hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine durchschnittliche Bewertung (LAG Köln, Aktenzeichen: 11 Sa 255/99).

• Der Mitarbeiter kann also die Zufriedenheitsformel „stets zu unserer Zufriedenheit“ verlangen. Dies gilt aber nicht ausnahmslos:

• Arbeitgeber sind nämlich berechtigt, eine unterdurchschnittliche Leistungsbeurteilung vorzunehmen. Für die Richtigkeit einer unterdurchschnittlichen Leistungsbeurteilung trägt der Arbeitgeber aber die Beweislast.

• Dies bedeutet, dass man im Streitfall in der Lage sein muss, darzulegen und zu beweisen, dass der Mitarbeiter Fehler gemacht hat und dass man ihn wegen dieser Fehler beispielsweise ermahnt oder abgemahnt hatte. Gelingt einem Arbeitgeber dies nicht, bleibt es beim Anspruch auf eine durchschnittliche Beurteilung. Hat der Mitarbeiter eine durchschnittliche Leistung im Zeugnis bescheinigt bekommen und will er eine gute Benotung, liegt es an ihm: Er muss aus seiner Sicht Tatsachen darlegen, die eine gute Benotung rechtfertigen. Arbeitgeber können dies durch Gegentatsachen wieder entkräften.

Sozialverhalten/Führungsbeurteilung

Nach dem Gesetz müssen Arbeitgeber beim qualifizierten Arbeitszeugnis auf Wunsch ihres Mitarbeiters auch eine Aussage zu deren Führung machen. Arbeitgeber müssen also sein Verhalten beurteilen. Es geht hier um das betriebliche Zusammenwirken, nämlich das Verhalten des Mitarbeiters zu Vorgesetzten, gleichgeordneten Arbeitskollegen, nachgeordneten Mitarbeitern, aber auch gegenüber Geschäftspartnern und Kunden. Wichtiger Hinweis: Bei der Zeugnisbewertung sollten Arbeitgeber das Verhalten ihres Mitarbeiters zu allen Personengruppen, mit denen er Kontakt hatte, in der Reihenfolge Vorgesetzte – Mitarbeiter – Kunden bewerten. Das Auslassen einer Personengruppe oder ein Umstellen der Reihenfolge kann als unzulässiges Geheimzeichen gewertet werden und daher zur gerichtlichen Aufhebung eines Arbeitszeugnisses führen. Soweit das Verhalten zu den verschiedenen Personengruppen unterschiedlich zu bewerten ist, ist die Führungsbeurteilung in der genannten Reihenfolge getrennt voneinander vorzunehmen.

Arbeitgeber sollten zudem exotische Formulierungen zur Führungsbeurteilung vermeiden. Jeder Streit um die Berichtigung eines Zeugnisses kostet Zeit und – vor allem bei einem Arbeitsgerichtsverfahren – viel Geld. Daher sollten alle Formulierungen vermieden werden, deren nachträgliche Beseitigung der Mitarbeiter verlangen könnte. Arbeitgeber sollten insbesondere nicht in das Zeugnis aufnehmen, dass ihr Mitarbeiter:

• zur Verbesserung des Betriebsklimas beigetragen hat (Hinweis auf Alkoholprobleme)• engagiert für die Interessen der Kollegen eingetreten ist (Hinweis auf Betriebsratstätigkeit)• Einfühlungsvermögen für die Belange der Kollegen bewies (Hinweis darauf, dass der Mitarbeiter ständig sexuelle Kontakte im Kollegenkreis suchte).

Soweit der Mitarbeiter eineVorgesetztenfunktionausgeübt hat, müssen Arbeitgeber in einem qualifizierten Arbeitszeugnis Aussagen zur Mitarbeiter-Führungskompetenz treffen. Wichtige Führungsgesichtspunkte sind dabei:

• die Erfolge bei der Mitarbeiterauswahl,• die Anzahl und Qualifikation der unterstellten Mitarbeiter,• die Arbeitszufriedenheit bei den Untergebenen,• die Delegation von Verantwortung,• die erzielten Gruppen- und Abteilungsergebnisse,• der Kompetenzumfang und• die Fähigkeit zur Motivation und Förderung der Untergebenen.

Eine Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Beendigungsgründe und Beendigungsmodalitäten) dürfen Arbeitgeber nur auf Wunsch ihres Mitarbeiters in einem Arbeitszeugnis erwähnen. Wurde das Arbeitsverhältnis einvernehmlich, also durch einen Aufhebungsvertrag, aufgelöst, dann kann der betreffende Mitarbeiter vom Arbeitgeber die Verwendung der folgenden Formulierung verlangen:

„Das Arbeitsverhältnis wurde im beiderseitigen Einvernehmen aufgelöst.“

Um sich den unnötigen Ärger einer etwaigen Berichtigung des Zeugnisses zu ersparen, sollten Arbeitgeber entweder von vornherein auf eine Aussage zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz verzichten oder aber ihren Arbeitnehmer vor der Ausstellung des Arbeitszeugnisses fragen, ob er einen entsprechenden Hinweis wünscht. Wichtiger Hinweis: Ein Mitarbeiter hat außer im Fall der Eigenkündigung keinen Anspruch darauf, dass Arbeitgeber im Zeugnis formulieren, er sei „auf eigenen Wunsch“ ausgeschieden. Arbeitgeber sollten deshalb auch nicht aus Gefälligkeit in das Zeugnis aufnehmen, dass das Ausscheiden auf eigenen Wunsch erfolgte, wenn keine Eigenkündigung vorliegt. Es besteht dann sogar die Gefahr, dass der Arbeitgeber wegen unwahrer Angaben im Zeugnis zur Rechenschaft gezogen wird, beispielsweise von einem zukünftigen Arbeitgeber des Mitarbeiters.

War die Beendigung des Arbeitsverhältnisses streitig, dürfen Arbeitgeber im Zeugnis nicht ausdrücklich mitteilen, dass ein solcher Streit bestand, etwa dass ein Kün - digungsschutzverfahren beim Arbeitsgericht anhängig war. Die Durchführung eines Gerichtsverfahrens hat mit der Beurteilung der Leistung und Führung eines Mitar - beiters während der Laufzeit des Arbeits - verhältnisses nichts zu tun. In solchen Fällen können Arbeitgeber beispielsweise formulieren:

„Herr A. scheidet mit dem heutigen Tag aus unserem Unternehmen aus.“

Häufig finden sich in Arbeitszeugnissen Schlussformulierungen. Der Arbeitgeber bringt beispielsweise zum Ausdruck, dass er das Ausscheiden des Mitarbeiters bedauert, ihm für die gute Zusammenarbeit dankt und ihm für die Zukunft alles Gute wünscht. Solche Schlussformeln gehören im Zeugnis hinter den Grund des Ausscheidens. Arbeitgeber sind nicht gezwungen, eine Schlussformel unter das Zeugnis zu setzen. Man kann auch darauf verzichten. Die neue Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts räumt einem Arbeitgeber bei der Verwendung von Schlussformeln Gestaltungsfreiheit ein. Im Einzelnen gilt Folgendes: Arbeitgeber sollten nicht bedauern, was sie erleichtert. Und: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, im Zeugnis Ihr Bedauern über das Ausscheiden eines Mitarbeiters zum Ausdruck zu bringen.

Das Bundesarbeitsgericht hat auch klargestellt: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ihrem Mitarbeiter im Zeugnis für die Zusammenarbeit zu danken (BAG, Aktenzeichen: 9 AZR 44/00). Schriftlichen Dank kann der Arbeitnehmer also auch dann nicht verlangen, wenn die Zusammenarbeit tatsächlich gut war.

Das Bundesarbeitsgericht hat auch klargestellt: Arbeitgeber sind nicht verpflichtet, ihrem Arbeitnehmer für die Zukunft alles Gute und Erfolg zu wünschen. Sofern Arbeitgeber sich für die Aufnahme einer Schlussformel entscheiden, müssen sie aber beachten, dass diese mit dem übrigen Zeugnisinhalt übereinstimmen muss, weil der Arbeitnehmer anderenfalls eine Zeugnisberichtigung verlangen kann. So wäre es unzulässig, einem Arbeitnehmer in der Leistungs- und Führungsbeurteilung mit „sehr gut“ zu bewerten und lediglich eine „durchschnittliche (also „befriedigende“) Schlussformel zu verwenden.

Zum notwendigen Inhalt eines jeden Arbeitszeugnisses gehört auch das Ausstellungsdatum. Dabei müssen Arbeitgeber eine Rückdatierung vornehmen, wenn sie mit der Erteilung des Arbeitszeugnisses in Verzug geraten sind. Gleiches gilt, wenn Arbeitgeber ein bereits von ihnen ausgestelltes Arbeitszeugnis, etwa wegen formaler Mängel, berichtigen. Hier müssen Arbeitgeber bei dem neu geschriebenen Arbeitszeugnis als Ausstellungsdatum das Datum des Ursprungszeugnisses einsetzen.

Wenn der Mitarbeiter ein Zeugnis erst später nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses wünscht, sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, das Zeugnis zurückzudatieren. Hier kann also das aktuelle Datum verwendet werden.

Zu guter Letzt ist das Arbeitszeugnis mit einer Originalunterschrift des Ausstellers, also vom Arbeitgeber oder dessen Stellvertreter, zu versehen. Dabei ist ein dokumentenechter Stift (Füllfederhalter oder Kugelschreiber) zu verwenden.

Für Ausbildungs- und Praktikantenzeugnisse gilt: Haben Arbeitgeber die Ausbildung nicht selbst durchgeführt, dann muss das Arbeitszeugnis auch vom Ausbilder unterschrieben werden.

Dietmar KernWirtschaftsjournalistGebhard-Müller-Allee 571638 Ludwigsburg