Kollaboration im Netz
Kollaborative Softwares sind schon längere Zeit auf dem Markt. In der Projektarbeit setzen sie sich seit einigen Jahren vor allem in Unternehmen durch. Dort kennt man das Problem, alle Projektbeteiligten zur gleichen Zeit an einem Ort zu versammeln.
Die Alternative zur Besprechung am Konferenztisch sind virtuelle Plattformen, auf denen das gesamte Projekt gespeichert ist – egal, ob es sich um einen Aufsatz, ein Buch oder eine Tabellenkalkulation handelt. Alle im Team haben Zugriff auf diesen zentralen Speicherort. Werden von einem Beteiligten neue Inhalte hinzugefügt oder Änderungen vorgenommen, ist das für jeden im Team sofort nachvollziehbar. Auf diese Weise sind immer alle auf dem neuesten Stand.
Diese Arbeitsmethode eignet sich auch für Zahnärzte, die zusammen ein Projekt umsetzen wollen.
Simultan arbeiten
Wer zusammen mit anderen an Textdokumenten arbeiten möchte, kann aus einer Reihe kollaborativer Schreibsoftwares wählen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Inhalte rund um die Uhr erweitern und verändern. Die meisten werden aus dem Browser heraus über eine Website bedient, das heißt, die Installation einer Software auf dem eigenen Rechner entfällt. Auf die Dateien können User – sofern ihr Computer mit dem Internet verbunden ist – überall und jederzeit zugreifen. Es gibt zahlreiche Angebote, dazu gehören unter anderem Google Docs und das Open Knowledge Pad.
• Google Docs
Das kostenlose Google Docs entspricht in seinen Grundfunktionen klassischen Büropaketen wie Microsoft Office oder Open Office, das heißt Nutzern stehen neben einer Textverarbeitung auch Tabellenkalkulation und eine Präsentationssoftware zur Verfügung. Voraussetzung für die Nutzung ist ein Google-Konto.
Ist die Registrierung erfolgt, erreicht man die Docs-Anwendungen über die schwarze Menüleiste. Dokumente werden per Klick auf den roten Button „erstellen“ angelegt. Alternativ lassen sich auch Dateien vom Desktop importieren. Im Texteditor können Nutzer dann, wie gewohnt, einen Text eingeben und ihn formatieren. Oben rechts haben sie außerdem die Möglichkeit, Kommentare einzufügen oder das Dokument für andere freizugeben – das muss geschehen, wenn man im Team daran arbeiten will. Einladungen erfolgen per Eintrag der E-Mail-Adresse in ein Eingabefeld. Via Google Docs können nahezu unbegrenzt viele Nutzer zeitgleich an einem Dokument arbeiten. In diesem Feld kann man festlegen, ob eine Person nur lesen, Kommentare einfügen oder Veränderungen vornehmen darf. Vorsicht: Bei den Berechtigungseinstellungen ist auch „öffentlich im Web“ möglich. Schaltet man diese Funktion frei, kann jeder das Dokument im Netz über eine Suchmaschine finden.
Oben rechts erscheint eine Liste mit den Namen der Nutzer, die an dem Text arbeiten dürfen. Per Klick auf einen Namen öffnet sich ein Fenster, in dem die Handlungen dieses Teilnehmers aufgezeichnet werden. Unten rechts gibt es zusätzlich ein Chat-Feld, über das die Teammitglieder kommunizieren. Im Internet gibt es Video-Tutorials, also Online-Schulungen, mit denen User sich in Google Docs einarbeiten können. Im Rahmen der Serie „Wissensbissen“ bietet die Volkshochschule im Kreis Herford verschiedene Clips zum Thema an. Ein hilfreicher Start ist das Video „Im Team arbeiten mit Google Docs“ (www.youtube.com/watch?v=clKtl9ZpJ4U). Weitere Infos finden Sie unterhttp://vhs-wissensbissen.de.
• Open Knowledge Pad
Dieses – abgekürzt Okfn-Pad genannte – Angebot ist eine kostenlose Open-Source-Software, die sich nur für die gemeinsame Arbeit an einem Text oder für ein Brainstorming eignet. Auf der Website können zu diesem Zweck Teamseiten angelegt werden. Der User, der ein Pad startet, ist als Administrator des Dokuments dafür zuständig, den Rest des Teams einzuladen. Das geschieht über den blauen Button „Share this pad“ rechts auf der Seite. Zu Beginn der Zusammenarbeit suchen sich alle Mitglieder eine Farbe aus, in der ihre Beiträge ab diesem Zeitpunkt markiert werden. Auf diese Weise ist klar erkennbar, wer welchen Inhalt hinzugefügt hat.
Die Benutzeroberfläche ist einfach gehalten: Auf der linken Seite ist der Editor, in dem der Text eingegeben wird. Sein Inhalt wird in Echtzeit synchronisiert, so dass jeder neu getippte Buchstabe bei allen Teilnehmern sofort zu sehen ist. Rechts befindet sich außerdem ein Chat-Feld für die darüber hinausgehende Kommunikation.
Wichtig: Damit nichts verloren geht, sollten die Arbeitsergebnisse regelmäßig über die Exportfunktion oben rechts im Menü gesichert werden.
Zentral sammeln
Je größer ein Projektteam, desto schwieriger der Abstimmungsprozess. Vor allem, wenn die Beteiligten weit voneinander entfernt wohnen. Mit sogenannten Reviewing-Diensten lässt sich die geografische Distanz als Hindernis aus der Welt schaffen.
Die Spezialprogramme bieten verschiedene Services. Elementar ist – wie bei den Angeboten für kollaboratives Schreiben –, dass alle Dokumente an einem zentralen Ort gesammelt werden und alle im Team Zugriff darauf haben.
Je nach Anbieter können Nutzer sich auf unterschiedliche Weise über den zur Abstimmung stehenden Inhalt austauschen, beispielsweise indem sie Veränderungen an den Texten, Charts oder Grafiken sofort vornehmen oder indem sie über eine Kommentarfunktion Anmerkungen machen. Manche Reviewing-Dienste bieten zusätzlich Videochats an, über die sich das Projektteam live austauschen kann. Tipp: Für eine möglichst sichere Übertragung sollte das Angebot über gute Verschlüsselungsstandards wie Secure Sockets Layer (SSL) verfügen.
Auch bei den (meist englischsprachigen) Reviewing-Diensten können Nutzer aus dem Vollen schöpfen. Die Website A.nnotate ist eine mögliche Option für Teams.
• A.nnotate
Um Feedback zu einem Text oder einer Grafik zu bekommen, tauschen Projektteams die betreffende Datei häufig als E-Mail-Anhang aus. Das Problem: Anmerkungen kommen in separaten Antworten und müssen anschließend umständlich zusammengeführt werden. A.nnotate vereinfacht diesen Prozess. Zur Abstimmung stehende Dokumente können auf die Website hochgeladen und dort anschließend von allen autorisierten Usern kommentiert werden. Auf diese Weise sieht man alle Anmerkungen auf einen Blick.
Änderungen kann nur der Inhaber des Accounts vornehmen. Der Vorteil: Auf diese Weise liegen nach einer Feedback-Runde nicht viele verschiedene, sondern nur eine überarbeitete Version des Dokuments vor. Interessant: Kommentare können auch eingeholt werden, ohne dass die Teammitglieder die Anmerkungen der anderen lesen können. Das ermöglicht ein unabhängiges und unbeeinflusstes Feedback.
Kommentiert werden können nicht nur Einzeldokumente. Sind Anmerkungen zu mehr als einem Dokument erwünscht, empfiehlt es sich, einen Ordner anzulegen, über den User auf alle Inhalte gleichzeitig Zugriff haben. Einladungen werden per Mail verschickt. A.nnotate akzeptiert neben PDFs und Word- sowie Excel-Dateien auch Powerpoint- und OpenOffice-Dokumente. Die Plattform ist nur reduziert frei nutzbar. Ein Gruppenabonnement kostet 9,95 Dollar pro Monat.
Susanne TheisenFreie Journalistin in Köln
