ZQMS ECO ergänzt ZQMS

Vor dem Hintergrund gesetzlicher Vorgaben wie dem § 135 SGB V hatte die Landeszahnärztekammer Hessen vor mehr als zehn Jahren begonnen, aus dem Berufsstand heraus ein Qualitätsmanagement speziell für Zahnarztpraxen zu entwickeln. 2006 wurde dann das zahnärztliche Praxis-Managementsystem Z-PMS, inzwischen ZQMS genannt, erstmals den hessischen Zahnärzten zur Verfügung gestellt. Dieses Qualitätsmanagementsystem soll die Praxen unterstützen, alle an eine zahnärztliche Praxis gerichteten Anforderungen umzusetzen.

Das internetgestützte System wurde mittlerweile von den Zahnärztekammern, Rheinland-Pfalz, Niedersachsen, Saarland, Sachsen-Anhalt, Thüringen, Hamburg und Brandenburg sowie der Bundeswehr für ihre Mitglieder übernommen. Mit rund 20.000 Teilnehmern gehört es zu den führenden zahnärztlichen Qualitätsmanagement-Systemen in Deutschland. Weitere Zahnärztekammern streben derzeit eine ZQMS-Partnerschaft an.

Neben einer anwenderfreundlichen Navigation über den sogenannten „ZQMS-Kompass“ zeichnet sich das System durch eine zielgruppenorientierte Konzeption aus. Alle relevanten Anforderungen des Gesetzgebers, unter anderem die Hygienevorschriften, die Arbeitssicherheit, der Strahlenschutz und das Patientenrechtegesetz, werden erläutert. Der Praxisinhaber muss sich daher nicht selbst die Anforderungen aus der stetig wachsenden Flut gesetzlicher und untergesetzlicher Normen (etwa RKI-Richtlinien, Arbeitsschutzgesetz, Infektionsschutzgesetz) herleiten, sondern erhält diese direkt für die speziellen Verhältnisse der Zahnarztpraxis „übersetzt“. Dies spart nicht nur erheblich Zeit und Geld, sondern vermeidet auch „Übersetzungsfehler“.

ZQMS arbeitet diese Anforderungen in umfassenden Fragenkatalogen ab. Es handelt sich dabei um geschlossene Fragen, die nur mit „Ja“ oder mit „Nein“ beantwortet werden können. Ein Beispiel zum Thema zahnärztliche Hygiene: Gefragt wird etwa „Haben Sie für Ihre Praxis einen aktuellen und individuellen Hygieneplan aufgestellt?“. Über die in der Frage integrierten Verlinkungen erhält der Anwender Umsetzungshinweise, Erläuterungen und Rechtsquellen. Wird eine Frage mit „Nein“ beantwortet, zeigt das der Praxis einen noch bestehenden Handlungsbedarf auf. Die dann für die Praxis notwendigen, noch zu treffenden Maßnahmen können direkt ins System eingegeben werden.

Die jeweiligen Module schließen mit einem Protokoll ab, das den Ist-Zustand der Praxis und die qualitätsrelevanten Maßnahmen dokumentiert. Anhand des Protokolls können die weiterführenden Qualitätsziele festgelegt werden. Ein individueller Terminkalender mit Erinnerungsfunktion ist ebenfalls Teil des Systems.

Hinsichtlich neuer qualitätsrelevanter Vorgaben – zum Beispiel Änderungen der Qualitätsmanagement- oder der RKI-Richtlinie – wird das System regelmäßig von den Entwicklern zentral gepflegt, so dass für den Praxisinhaber keine Aktualitätslücken oder Mehrarbeiten entstehen.

###more### ###title### Regelmäßige Updates gehören zum Service ###title### ###more###

„Ein QM-System muss gelebt werden“, erklärt Dr. Doris Seiz, Referentin im Vorstand der Landeszahnärztekammer Hessen für Qualitäts- und Praxismanagement, und erläutert das Prozedere: Der Kompass müsse einmal komplett vom Praxisinhaber durchgearbeitet werden. Das sei zwar aufwendig, danach biete das System aber im Praxisalltag eine gute Erleichterung. Nur etwa einmal im Jahr oder je nach Anlass müsse der Zahnarzt die Einträge und Angaben aktualisieren. Dabei helfe ein anlassbezogener Newsletter, sowie Updates, die per Mail bekannt gegeben werden.

Als nützliches Beispiel nennt Seiz die Funktion des Terminerinnerungskalenders. Hier könnten Einträge aufgenommen werden (zum Beispiel Wartung des Feuerlöschers alle zwei Jahre oder Wartung des Röntgengeräts alle fünf Jahre), die sonst im Praxisalltag leicht untergingen. Wer die Einträge ins System an qualifizierte Mitarbeiter delegieren möchte, könne sein Team durch entsprechende Schulungen vorbereiten.

Neben einer jährlichen Konferenz der ZQMS-Partnerkammern in Frankfurt wird ZQMS durch einen Arbeitskreis der Landeszahnärztekammern Hessen, Rheinland-Pfalz und Niedersachsen strategisch weiterentwickelt. Dazu wurde bereits vor einigen Jahren in einer Studie der Hochschule Rhein-Main unter der Leitung von Prof. Dr. Bettina Fischer das bestehende ZQMS auf sinnvolle Erweiterungsmöglichkeiten hin untersucht. Die Ergebnisse zeigten deutlich, dass insbesondere junge Berufsangehörige

in den Bereichen Betriebswirtschaft, Recht sowie Risiko- und Vermögensmanagement sich nur sehr unzureichend auf die Praxisgründung und die Praxisführung vorbereitet fühlen. Interessant wurde dieser Punkt aus standespolitischer Sicht durch die wachsende Zahl angestellter Zahnärzte, durch die Unverkäuflichkeit vieler, gerade ländlicher Praxen und durch die damit einhergehende Frage nach der künftigen zahnärztlichen Versorgung in der Fläche durch kleinere Praxiseinheiten.

###more### ###title### ZQMS ECO fokussiert die Unternehmensführung ###title### ###more###

Vor diesem Hintergrund wurde beschlossen, Zahnarztpraxen auch unter ökonomischen Gesichtspunkten bei einer erfolgreichen Praxisgründung und -führung zu unterstützen. Mit der Ergänzung um die Bereiche Betriebswirtschaft, Recht in der Zahnarztpraxis sowie Risiko- und Vermögensmanagement wurde gemeinsam mit externen Experten ein ebenfalls modular aufgeteiltes Fragensystem zu zentralen Bereichen der Unternehmensführung nach dem Muster des bestehenden ZQMS erarbeitet.

Ziel dieses Systems, ZQMS ECO, ist, dass sich Praxisgründer und -inhaber schnell einen Überblick über ihren Status als „Geschäftsführer einer Zahnarztpraxis“ verschaffen können. Die neuen Themenbereiche wurden in einem eigenen Kompass zusammengefasst.

ZQMS ECO bietet 19 neue Module, zum Beispiel „Analyse der Praxiskosten Erlöse“, mit denen man anhand eines Kalkulators die individuellen Praxiskosten beziehungsweise den Praxisstundensatz berechnen kann. Ausgehend von diesem SOLL und dem IST werden im Anschluss alle grundlegenden Anforderungen aus den Bereichen Betriebswirtschaft, Recht und Vermögensmanagement nach demselben Fragenprinzip wie im ZQMS abgearbeitet.

Im Modul „Berufsunfähigkeit und Unfallversicherung“ erhält man zum Beispiel Hinweise darüber, was bei Abschluss einer solchen beachtet werden sollte. Auch im ZQMS ECO können weiterführende Erklärungen oder Rechtsquellen über Verlinkungen abgefragt werden. Im Modul „Formen der Berufsausübung“ sind nicht nur Informationen zu den unterschiedlichen Formen der Praxiszusammenschlüsse zu finden, es werden auch Musterverträge zur Verfügung gestellt. Das Modul „Kreditmanagement/Bankenkommunikation“ gibt Hinweise, was im Umgang mit Kreditgebern beachtet werden sollte. Zum Abschluss eines jeden Moduls erhält der Anwender auch hier ein Protokoll, das den jeweiligen Ist-Zustand der Praxis übersichtlich aufzeigt und anhand dessen gegebenenfalls mit dem persönlichen Steuerberater, Rechtsanwalt oder Versicherungsexperten Handlungsnotwendigkeiten diskutiert werden können.

Die Aktualisierung ZQMS ECO wurde 2015 allen ZQMS-Partnerkammern zur Verfügung gestellt. Die Mitglieder dieser Zahnärztekammern können sich dort mit einem separaten Passwort einloggen und dessen Inhalte unabhängig von dem „alten“ ZQMS bearbeiten.

###more### ###title### Fit für die Berufsausübung in eigener Praxis ###title### ###more###

Wie schon bei ZQMS ist auch bei ZQMS ECO die Datensicherheit, das heißt die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Anwenderdaten nach den Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts, gewährleistet. Die Übertragung und Speicherung der Daten erfolgt SSL-verschlüsselt. Die Bearbeitung und Speicherung der Daten findet auf professionell betriebenen und geschützten Servern statt. So werden ein unerlaubter Zugang, der Verlust oder eine Änderung der Daten des Benutzers verhindert. Die jeweilige Kammer hat auf die Daten der Praxis selbstverständlich keinen Zugriff.

Die von ZQMS ECO angesprochenen Themenbereiche sollen künftig durch begleitende Fortbildungen der Partnerkammern vertieft werden können. ZQMS ECO will damit einen Beitrag zur Förderung der zahnärztlichen Niederlassung leisten. Es soll gerade jüngeren Berufsangehörigen aufzeigen, wie sie hinsichtlich der fachfremden, im Rahmen der universitären zahnärztlichen Ausbildung nicht gelehrten Bereiche der Unternehmensführung aufgestellt sind, wo mögliche Stolpersteine, wo aber auch die Chancen auf dem Weg in eine erfolgreiche Berufsausübung in eigener Praxis liegen.

Dr. Markus Schulte

Hauptgeschäftsführer der Landeszahnärztekammer Hessen

Auch Zahnärzte anderer Bundesländer können sich bei ZQMS anmelden. Informationen unter www.zqms.de oder bei der Landeszahnärztekammer Hessen, Tel.: 069/427275–163, E-Mail zqms@lzkh.de