So werden Sie ein guter Chef!

Vor Ort in den Praxen erleben wir oft, dass Mitarbeiter deshalb nicht langfristig in einer Praxis bleiben, weil die Zahnärzte ihr Team (unbewusst) demotivieren. Die Bindung und die Ausbildung von Mitarbeitern spielen aber eine immer größere Rolle, wenn eine Praxis wachsen oder zumindest ihre Position halten will. Dass Mitarbeiterbindung nur über Mitarbeiterzufriedenheit funktioniert, zeigen viele Studien. So attestiert die 2016 erhobene Gallup-Studie 15 Prozent aller Mitarbeiter eine hohe Bindung an ihren Arbeitgeber und eine entsprechend hohe Motivation bei der Arbeit. Gleichzeitig hatten jedoch auch 15 Prozent bereits innerlich gekündigt und waren nur noch „körperlich anwesend“. Und ganze 70 Prozent  der Mitarbeiter fühlten sich emotional nur wenig an ihren Arbeitgeber gebunden.

Wenn wir Praxen analysieren, hören wir immer wieder die Frage, warum viele (vermeintlich) engagierte Mitarbeiter darüber nachdenken, sich wegzubewerben. Zu den genannten Gründen gehören:

• Teamkonflikte und „Zickenkrieg“

• fehlende oder auch unklare Aufgaben- und Verantwortungsbereiche

• intransparente Arbeitszeit- oder Überstundenregelungen

• fehlende Perspektiven zur Fort- und Weiterentwicklung

• kaum oder zu wenig interner Austausch

• Zahnärzte, denen man es nur schwer recht machen kann

• unklare Gehaltssysteme

Dies sind nur einige Beispiele, die aber zeigen, wo Sie als Praxischef ansetzen müssen, um Ihr Team zufriedenzustellen. Die Kritik veranschaulicht jedoch auch, dass Mitarbeiter heute mehr von ihrem Arbeitgeber verlangen als zu früheren Zeiten. Es reicht nicht mehr, pünktlich das Gehalt zu zahlen. Mitarbeiter der heutigen Generation wollen geführt werden, sie wollen Perspektiven für sich selbst und die Praxis aufgezeigt bekommen und sie wollen in einer Praxis mit einem modernen Konzept arbeiten. 

Unsere Interviews in über 2.000 Praxen offenbaren, dass eine hohe Mitarbeitermotivation durchaus realistisch ist und kein unerreichbares Ziel darstellt. 

Folgende Motivations- und Zufriedenheitsfaktoren wurden in den Gesprächen genannt: 

1. Interesse des Chefs beziehungsweise der Führungskraft am Mitarbeiter
2. Der gute Ruf und das Praxiskonzept (Stichwort „Zukunftssicherheit“)
3. „Wir sind ein Team“ – angenehme Kollegen
4. ein gerechtes Gehalt mit der Möglichkeit auf einen „Bonus“
5. eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten 
6. „Work-Life-Balance“ – die Vereinbarkeit von Familie und Beruf 
7. Respekt und Anerkennung durch den Chef
8. Konflikte müssen gelöst werden.
9. Wichtig für neue Mitarbeiter: Die gezielte Einführung / das Verständnis für die Einarbeitung mit Zeit zum (Nach-)Fragen (Ansprechpartner)

Man kann diese Punkte auch leicht als eine Art „Wunschzettel“ lesen, andererseits sind genau dies die Ansatzpunkte, wie eine moderne Praxis sich dem „Engpassfaktor Arbeitsmarkt“ stellen kann – unabhängig davon, ob es sich um eine Einzel- oder um eine Mehrbehandlerpraxis handelt. Denn klar ist, dass Mitarbeiter umso länger bleiben, je mehr sie an die Praxis gebunden sind. Ihre Kompetenz in diesem Bereich erleichtert in jedem Fall die Personalsuche, die Herausforderungen durch Umzug oder „Babyzeit“ innerhalb Ihres Teams können jederzeit eintreten. 

Zuerst sollten Sie prüfen, inwieweit eine vakante Position durch eine rechtzeitige Fort- und Weiterbildung Ihres eigenen Personals selbst besetzt werden kann. Eine solche interne Besetzung sorgt auch für die weitere Motivation und Bindung des aktuellen Teams. 

Untersuchungen (unter anderem von BBDO Consulting) aus 2015 belegen, was auch wir in immer mehr Praxen feststellen: Sucht eine Praxis heutzutage neue Mitarbeiter, sollte sie diese Wege wählen: 

• Internet (Google, Stellenportale, Kammer)

• Homepage der Praxis, gegebenenfalls mithilfe von Adwords 

• Empfehlungen von Mitarbeitern und Bekannten, Seminarleitern, Lehrern

• eigene Erfahrungen wie Praktika

• Stellenanzeigen (Zeitung)

• Social Media (Facebook, Google+ etc.)

Immer wichtiger wird bei der Personalsuche die aktive Empfehlung durch das eigene Team, denn die Mitarbeiter halten im persönlichen Netzwerk oft genau die Kontakte zu jenen Mitarbeitern, die Sie und Ihre Praxis benötigen. Auch wenn nicht jede protenzielle Kollegin wechselwillig ist – ohne eine Ansprache läuft wenig. 

Haben Sie bereits längere Zeit ohne Erfolg gesucht, ist zur Motivation Ihres Stammteams eine Information über die aktuellen (erfolglosen) Maßnahmen wichtig. Sprechen Sie den Bedarf – und damit den Text für eine (Online-)Anzeige möglichst mit dem Team ab und beteiligen Sie es. Denn nichts ist für Mitarbeiter schlimmer als der Gedanke, dass nichts getan wird oder dass die „erstbeste Kandidatin“ den Zuschlag erhält und nach zwei bis drei Monaten wieder weg ist.

Bewährt hat sich in vielen Praxen auch die Personalsuche durch die eigenen Mitarbeiter. Die zunehmende Vernetzung von Mitarbeitern über WhatsApp oder Social Media führt dazu, dass eine Position schneller besetzt sein kann, als man denkt. Hilfreich und fair für beide Seiten ist, dafür eine Prämie auszuloben, zum Beispiel im Wert von einer Stellenanzeige (250 bis 400 Euro), die an die Mitarbeiterin ausbezahlt wird, wenn die neue Kollegin die Probezeit überstanden hat. 

Wenn Sie über Social Media Anzeigen schalten, ist darauf zu achten, dass die Ansprache professionell und interessant, jedoch nicht zu salopp ausfällt. Dann versprechen Facebook oder Google + zu Recht eine gute Erreichbarkeit jener Personen, die ihre Arbeitsstelle wechseln möchten. 

Eine Anzeige sollte auch eine „Visitenkarte“ Ihrer Praxis und Ihres Mitarbeiterkonzepts sein. Folgende Fragen sollten Sie deshalb bei Ihrem Stellenangebot beantworten:

• Was bieten Sie an? Wen oder was genau suchen Sie? 

• Welche fachlichen Anforderungen sind wichtig beziehungsweise „von Vorteil“? 

• Was ist noch entscheidend? Gibt es Fortbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten? 

• Bei wem sollen sich Bewerber wie melden? (Name, E-Mail, Mobil-Nummer) 

• Schreiben Sie kurze Sätze und geben Sie gezielte Informationen: Weniger ist mehr.

• Benennen Sie eine schnelle Antwortmöglichkeit etwa durch eine persönliche E-Mail-Adresse und einen Ansprechpartner. 

Da die Nachfrage nach Mitarbeitern in Zahnarztpraxen so enorm ist, wird der Online-Stellenmarkt über die diversen Stellenbörsen der jeweiligen Zahnärztekammern sehr gut genutzt. Allein in Hamburg gibt es aktuell mehr als 70 Zahnarztpraxen, die innerhalb einer Woche ein Stellengangebot aufgegeben haben. Umso wichtiger ist die Durchsetzungsfähigkeit Ihrer Online-Stellenanzeige, wobei folgende Punkte wichtig sind:

• Wöchentliche Aktualisierung: Halten Sie Ihren Text aktuell, damit Ihre Anzeige weit oben angezeigt wird. 

• Medium: Die Onlineportale Ihrer Zahnärztekammer werden am meisten genutzt, daneben zeigten „Meine-Stadt.de“ und ebay-Kleinanzeigen auch Erfolge. Facebook, Snapshot hilft in „ZFA-Gruppen“. 

• Nutzen Sie Ihre Homepage für Ihre Stellenanzeige und stellen Sie auch hier den Kontakt (Link/E-Mail, Telefon, Namen) zum Verantwortlichen, auch für Initiativbewerbungen, her. 

• Für alle, die mit Adwords-Anzeigen spielen, könnte der gezielte Werbeversuch als digitale Google-Anzeige gerade in Städten funktionieren. 

Der Arbeitsmarkt für zahnärztliches Personal ist aktuell eng und zeigt insbesondere im Sommer oder um Weihnachten herum eine zusätzliche Knappheit. Hier verzweifeln viele Praxen, da selten eine schnelle Lösung gegeben ist. Ausdauer und das richtige Konzept sind gefragt, um die passenden Mitarbeiter – vom Arbeitsmarkt oder aber auch aus den eigenen Reihen – zu finden. Die Kommunikation mit dem Praxisteam ist dabei ein Erfolgsfaktor, denn es gilt auch hier: „Unterschätze niemals das Netzwerk und die Kompetenzen Deines Teams!“ 

Daneben ist der finanzielle Anreiz in Zahnarztpraxen ein immer größerer Motivationsaspekt, dem es sich zu stellen gilt (siehe den folgenden Artikel auf S. 80). 

Dörte Kruse
und Franco Tafuro

Unternehmenscoaches und Praxisberater Tafuro & Team
Grelckstr. 36, 22529 Hamburg

Steuerlich gibt es interessante Möglichkeiten, wie Sie Ihrem Team finanziell „Danke“ sagen und es somit an Ihre Praxis binden können. Allerdings werden die Gedanken oft schnell verworfen, weil Aufwand und Kosten nicht richtig eingeschätzt werden.

Fangen wir mit dem „Sachbezug“ als zusätzliche Leistung der Zahnarztpraxis an: Sie können Ihren Mitarbeitern einen regelmäßigen monatlichen Sachbezug bis zu 44 Euro gemäß EStG zusätzlich zum Gehalt steuerfrei und ohne Erhebung von Sozialabgaben zahlen. 

Steuerbegünstigte Sachbezüge können sein:

• eine Bahncard (gegebenenfalls sogar ganz steuerfrei)

• eine betriebliche Altersversorgung

• Darlehen

• ein Firmenwagen

• Verpflegungszuschüsse oder Restaurantschecks

Steuerfreie Sachbezüge können sein:

• Sachprämien oder Gutscheine bis zu 44 Euro pro Monat (zum Beispiel über Edenred)

• Geschenke für persönliche Anlässe bis zu 60 Euro je Ereignis

• bestimmte Gesundheitsleistungen mit bis zu 500 Euro pro Jahr

• private Internetnutzung und Kinderbetreuungszuschüsse

• private Telefonnutzung und Mobile Devices, Rabattfreibeträge

Unter Sachbezug für persönliche Anlässe versteht der Gesetzgeber dabei einen Anlass, der ausschließlich einzelne Beschäftigte betrifft: den Geburtstag, das Dienstjubiläum, die Geburt eines Kindes, die erreichte Weiterqualifizierung oder die Hochzeit. Wie immer gilt: Auch diese Zuwendung muss an eine Sache gebunden sein und darf somit nicht bar oder mit dem Lohn ausbezahlt werden.

Zu beachten gilt: Bis 44 Euro inklusive Umsatzsteuer bleibt der Betrag für den monatlichen Sachbezug steuerfrei. Wird diese Freigrenze auch nur um 1 Cent überschritten, ist der gesamte Wert des Sachbezugs steuer- und beitragspflichtig. Das Unternehmen kann allen Arbeitnehmern den Sachbezug gewähren (Voll- und Teilzeitbeschäftigten, Minijobbern, Aushilfen, Praktikanten, im Unternehmen beschäftigten Angehörigen). Sämtliche gewährten Sachbezüge im Rahmen der 44 Euro müssen für einen Monat zusammengerechnet werden. Maßgeblich ist der Zeitpunkt, an dem die Beschäftigten den Sachlohn erhalten. Ein Übertrag auf den darauffolgenden Monat darf nicht erfolgen. Auch kann die Freigrenze des Sachbezugs von bis zu 44 Euro nicht auf ein Jahr hochgerechnet werden. Dabei ist nicht ausschlaggebend, wann Ihr Mitarbeiter einen Sachbezug verwendet, sondern wann er ihm gewährt wird. Man spricht hier vom steuerrechtlichen Zuflussprinzip, also dem Zeitpunkt, wann der Sachbezug Ihrem Mitarbeiter zufließt.

Mittels einer Prepaid-Gutscheinkarte haben Sie daher grundsätzlich die Möglichkeit, den gewährten Sachbezug anzusparen, wie es diverse Gerichtsurteile bestätigt haben. Dieser fließt regelmäßig oder anlassbezogen zu, kann aber zu einem x-beliebigen Zeitpunkt vom Mitarbeiter und Halter der Gutscheinkarte eingelöst werden.

Ein Freibetrag für Leistungen des Zahnarztes von bis zu 500 Euro jährlich je Mitarbeiter ist in Sachen Gesundheitsförderung möglich. Wichtig ist, dass diese Leistungen zusätzlich zum vereinbarten Arbeitslohn gewährt werden. Mitgliedsbeiträge an Sportvereine und Fitnessstudios werden von der Steuerbefreiung ausdrücklich nicht erfasst. Darunter fällt aber, wenn der Arbeitgeber einen Zuschuss für Maßnahmen gewährt, die Sportvereine oder Fitnessstudios anbieten, die den fachlichen Anforderungen der Krankenkassen (§§ 20 und 20a SGB V) zur Prävention gerecht werden. Beispiele zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands sowie Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung sind Bewegungsprogramme zur Reduzierung von Bewegungsmangel, eine Ernährungsberatung zur Vermeidung von Mangel-, Fehlernährung und Übergewicht, Maßnahmen zur Stressbewältigung und Entspannung wie Yoga oder autogenes Training und die Förderung des Nichtrauchens.

Gern genutzt von innovativen Praxen werden steuerpflichtige Erholungsbeihilfen, die pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Allerdings sind hier Höchstgrenzen pro Kalenderjahr zu beachten: 156 Euro für Arbeitnehmer, 104 Euro für dessen Ehegatten und nochmals 52 Euro für jedes Kind. Entscheidend ist dabei, dass die Zahlung vom Zahnarzt in einem unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit der Erholungsmaßnahme zu erfolgen hat, wofür bis zu drei Monate vor oder nach der Maßnahme angesetzt werden.

Um die Leistungen ihrer Mitarbeiter zu würdigen – auch um die Mitarbeiterbindung zu optimieren –, sind Zahnärzte als kompetente Führungskräfte gefordert. Ein „Danke“ oder auch ein ernst gemeintes Lob sind eine Art der Anerkennung, die sich viele Mitarbeiter wünschen. Daneben sind aber natürlich auch finanzielle Anreize attraktiv und sollten im Mitarbeiterführungskonzept berücksichtigt werden. Hierbei werden längst noch nicht alle Instrumente des „Sachbezugs“ in vielen Praxen genutzt, die mehr Netto versprechen und eine Zusatzmotivation schaffen.

Dörte Kruse
und Franco Tafuro

Unternehmenscoaches und Praxisberater
Tafuro & Team 
Grelckstr. 36, 22529 Hamburg.