Übernahme und Umzug in einem Rutsch

Praxischef ist er gerade mal seit ein paar Monaten; noch im Laufe des Jahres soll der Umzug folgen. Da traf es sich gut, dass der Zahnarzt und Oralchirurg Räumlichkeiten in einem neuen Ärzte- und Geschäftshaus ganz in der Nähe anmieten konnte. Das hieß aber auch, dass er sowohl den bevorstehenden Inhaber- als auch den Ortswechsel kommunizieren musste. Dass in dieser Situation professionelle Unterstützung in Marketingfragen unerlässlich ist, war Wolf von Anfang an klar: „Aus meinen früheren Anstellungsverhältnissen kannte ich bereits die große Bedeutung von Marketing für die Zahnarztpraxis. Deshalb habe ich mir früh die passende Agentur gesucht.“

Pünktlich zur Praxisübernahme sollten das neue Naming und das neue Corporate Design stehen. Los ging es mit der Namensfindung. Einzige Vorgabe: Bitte kein Fantasie-Naming! Da der Familienname des neuen Inhabers sehr prägnant ist, stand schnell fest: WOLF sollte die Praxis heißen.

„Ich finde, auf diese Weise wird auf Anhieb ein persönlicher Bezug hergestellt und Vertrauen geschaffen. Das ist mir in meiner Außendarstellung besonders wichtig“, betonte Wolf. So gut wie der Name klingt, ließ sich aus „WOLF“ außerdem ein zeitlos-markantes Logo kreieren, das Qualität und Präzision ausstrahlt und somit fest zur Praxis gehört. Die Farbgebung in Anthrazit wurde auch für das Innendesign der Praxis zugrunde gelegt.

Wichtig ist, die Patienten frühzeitig über den Umzug in die neuen Räumlichkeiten zu informieren, selbst wenn noch kein genaues Datum feststeht. Eine gute Option: Ein Aufsteller am Empfang, der die Pläne ankündigt, erste Informationen über die Praxis-to-be enthält und die Patienten von Anfang an am Projekt Praxisumzug teilhaben lässt.

Auch im Internet sollte der bevorstehende Standortwechsel kommuniziert werden: Ein Webbanner auf der Praxiswebsite, das über den anstehenden Umzug informiert, stellt sicher, dass potenzielle Neupatienten erreicht werden. Im Fall von Wolf wurde eine vorläufige, reduzierte Website erstellt, die pünktlich zur Übernahme gelauncht wurde. „Die vorläufige Website wird erst nach dem Umzug zu einer vollumfänglichen Webpräsenz ausgebaut. Wir wollen das Praxis-Fotoshooting erst in den neuen Räumen umsetzen, um uns im besten Licht zu präsentieren“, erklärt Wolf.

In der Tat: Ein professionelles Fotoshooting während der Bauphase ist nicht zielführend, aber es gibt andere Optionen, Patienten vorab einen Einblick in die neue Praxis zu geben: Wird das Projekt in Zusammenarbeit mit Architekten umgesetzt, ist ein Praxis-Rendering – eine detailgetreue 3-D-Visualisierung des Bauvorhabens – spannend. Das Rendering ist eine tolle Möglichkeit, die neuen Räume zu visualisieren, wenn die Bauarbeiten noch nicht abgeschlossen sind.

„Dass ich in wenigen Monaten Patienten behandeln soll, wo sich aktuell noch die Baumaterialien stapeln, kann ich mir kaum vorstellen“, berichtet Wolf. „Das Rendering hilft uns allen da sehr.“ Ein weiterer Vorteil: Die 3-D-Visualisierung kann in Online- wie Offline-Medien eingebunden und zum Beispiel für den Praxisaufsteller oder das Webbanner genutzt werden. Helfen Sie der Fantasie Ihrer Patienten auf die Sprünge und machen Sie ihnen Lust auf die neue Praxis!

Während das Praxismarketing nach Plan verläuft, musste das Timing für den Umzug mehrfach überarbeitet werden. Weil die Bauarbeiten – wer kennt es nicht? – sich verzögern, ist mit einem Umzug statt im Frühjahr erst im Winter zu rechnen. Wie kommuniziert Wolf das seinen Patienten? „Dass alles perfekt nach Plan verläuft, kann man nicht voraussetzen. Deshalb sind wir in der Kommunikation des genauen Termins zurückhaltend. Wenn wir wirklich sicher sein können, wann es losgeht, werden wir unsere Patienten schriftlich über die neue Adresse informieren“, erzählt Wolf. Im persönlichen Gespräch werde Patienten mit einem Folgetermin am Jahresende aber auch schon mal gesagt, dass man sich dann vermutlich an der neuen Adresse wiedersehen wird.

„Gut, aber viel“, lautet Wolfs Zwischenfazit nach einem halben Jahr in der Selbstständigkeit. Viele Abläufe müssten sich erst einspielen – zum Beispiel der Umgang mit dem neuen Abrechnungssystem. „Das Team zieht toll mit und so haben wir im ersten halben Jahr gemeinsam schon Einiges geschafft. Viele der Aufgaben eines Praxisinhabers lernt man aber nicht im Studium – darin liegt für mich die besondere Herausforderung der Selbstständigkeit!"

„Steht der Praxisumzug bevor, nehmen Sie Ihre Patienten mit. Das klappt am besten, wenn Sie online wie offline kommunizieren und die neue Praxis visualisieren.“

Nadja Alin Jung

Die Vorteile des Konzepts „Umzug nach Übernahme“ liegen für ihn auf der Hand: „Die neuen Räumlichkeiten konnte ich von Anfang an selbst mitgestalten und die technische Ausstattung wird top-notch [erstklassig] sein. Auch auf die schönen, neuen Mitarbeiterräume freuen sich alle schon sehr“, berichtet Wolf. „Gleichzeitig profitiere ich von der hervorragenden Patientenkartei meines Vorgängers und habe ein volles Bestellbuch.“

Eine Herausforderung sei die Gleichzeitigkeit von Selbstständigkeit, Neubau und Umzug natürlich trotzdem: Wolf ist froh, dass er von allen Seiten so viel Support bekommt.