Arbeitsverträge und -zeugnisse werden digital

Ab dem 1. Januar 2025 erlaubt das Nachweisgesetz (§ 2 NachwG) den Nachweis der Vertragsbedingungen in Textform. Das bedeutet: Eine E-Mail mit angehängter PDF reicht in vielen Fällen aus, berichtet der Kölner Fachanwalt für Arbeitsrecht Volker Görzel vom Verband deutscher ArbeitsrechtsAnwälte (VDAA). Ein Mitarbeiter könne jedoch weiterhin einen schriftlichen Nachweis verlangen, wodurch die Schriftform in bestimmten Fällen sinnvoll bleibt.

Branchen wie Bau, Gastronomie oder Logistik seien davon ausgenommen, ebenso wie Verträge mit Wettbewerbsabreden oder Befristungsklauseln, die weiterhin schriftlich abgeschlossen werden müssen. Für befristete Regelaltersgrenzen genüge hingegen die Textform.

Praxis-Tipp des Experten: Arbeitgeber sollten bei der digitalen Übermittlung von Vertragsdokumenten Lesebestätigungen anfordern. Dokumente sollten für den Mitarbeiter leicht zugänglich sein, idealerweise über dienstliche E-Mails oder HR-Tools. Bei einem Betriebsrat ist ein mögliches Mitbestimmungsrecht bei Anforderung einer Lesebestätigung zu prüfen.

Ab dem 1. Januar 2025 können zudem auch Arbeitszeugnisse elektronisch ausgestellt werden – vorausgesetzt, der Mitarbeiter stimmt zu. Allerdings müssen Arbeitgeber hier eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden um den Voraussetzungen der Artikel 26 ff. der eIDAS-Verordnung gerecht zu werden. „Daher wird diese Neuerung für Sie wahrscheinlich nur praktikabel sein, wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits eine elektronische Signatur implementiert haben“, so Görzel.

Dank der Textform können auch Anträge auf Elternzeit oder Pflegezeit bequem per E-Mail gestellt werden. Auch Arbeitgeber dürfen künftig auf diese Weise reagieren. Doch auch hier ist Vorsicht geboten: Arbeitgeber sollten jede Ablehnung sorgfältig dokumentieren, am besten mit Lesebestätigungen, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Auch der AI Act der EU bringt Veränderungen mit sich: Schon ab dem 1. Februar 2025 müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter im Umgang mit KI geschult sind. Gleichzeitig werden bestimmte KI-Praktiken, wie das Auslesen von Emotionen per Gesichtserkennung oder die Kategorisierung nach biometrischen Daten, verboten.

Spätestens ab August 2025 können Verstöße teuer werden, warnt Görzel: „Es drohen hohe Bußgelder. Bereiten Sie sich rechtzeitig vor und prüfen Sie, ob Ihre eingesetzten Systeme den neuen Anforderungen entsprechen. Für Unternehmen, die Hochrisiko-KI-Systeme nutzen, kommen ab 2026 zusätzliche Pflichten hinzu.“