Wenn der Fiskus mitfeiern will

Das ist der Fall, wenn der Höchstbetrag für den steuerfreien Bezug auch nur um einen einzigen Cent überschritten wird. Dann nämlich sind normalerweise die gesamten Kosten für den Arbeitnehmer als geldwerter Vorteil zu behandeln und werden somit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Ausschlaggebend für die Wahrung der Steuerfreiheit ist der steuerlich anerkannte Höchstbetrag von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) pro Arbeitnehmer. Dabei ist grundsätzlich egal, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt, etwa einen mehrtägigen Ausflug, eine innerbetrieblich organisierte Sportveranstaltung, eine Dampferfahrt mit Grillvergnügen oder eine Weihnachtsfeier. Neben der finanziellen Begrenzung sind für die steuerliche Freistellung noch andere Parameter zu berücksichtigen: So muss es sich grundsätzlich um eine für alle Mitarbeiter zugängliche „öffentliche“ Feier handeln und sie muss ganz überwiegend im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Maximal zwei solcher Veranstaltungen pro Jahr dürfen steuerbegünstigt gegenüber dem Finanzamt abgerechnet werden.

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang ganz besonders, dass der steuerliche Freibetrag pro Arbeitnehmer und nicht pro Person gilt. Hört sich relativ harmlos an, kann aber finanzielle Konsequenzen haben, wie das nachfolgend stark vereinfachte Beispiel belegt: Kostet beispielsweise eine Betriebsveranstaltung pro Mitarbeiter 100 Euro, so kann der daran teilnehmende Arbeitnehmer dieses Fest entspannt und steuerfrei genießen – aber nur alleine. Nimmt er in Begleitung teil, so erhöht sich „sein“ Arbeitnehmerbetrag um 100 Euro, mithin wäre also ein Gesamtbetrag von 200 Euro erreicht, der in Gänze dem monatlichen Einkommen und den entsprechenden Steuern unterworfen wäre.

Aber auch hier gibt es steuerliche Entlastungsmöglichkeiten: Der Arbeitgeber kann in solch einem Fall einspringen und per Pauschalverfahren die fälligen Steuern in Höhe von 25 Prozent für den Gesamtbetrag übernehmen. Eine andere Möglichkeit wäre die Kostenübernahme des über der Freigrenze liegenden Anteils durch den Arbeitnehmer. Auch das würde ihm die Steuerfreiheit sichern. Im vorliegenden Fall müssten also 90 Euro privat gezahlt werden, um die Steuerfreiheit für die übrigen 110 Euro nicht zu gefährden.

Werden die Voraussetzungen für die Anerkennung eines Betriebsfestes grundsätzlich erfüllt, müssen für den Fiskus alle Ausgaben belegt werden, die im Zusammenhang mit der eigentlichen Einladung stehen. Das können neben Speisen und Getränken beispielsweise auch Tabakwaren und Süßigkeiten sein, notwendige Aufwendungen für Busse, Bahn oder sonstige Transportmittel, Eintrittskarten, die Anmietung von Räumlichkeiten oder Honorare für Musik und ein Unterhaltungsprogramm. Die Kosten werden zusammengerechnet und dann durch die Anzahl der Mitarbeiter geteilt.

Geschenke gefährden den Steuerbonus Sollen bei einer Feier kleine Präsente verteilt werden, die der Arbeitgeber „spendiert“, so ist zu unterscheiden: Sachgeschenke bis zu 40 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) sind in die Prüfung der 110-Euro-Freigrenze mit einzubeziehen. Bei Geschenken im Wert von mehr als 40 Euro besteht stets eine Steuerpflicht; sie sind jedoch in die Prüfung der 110-Euro-Freigrenze nicht mit einzubeziehen. Eine Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 Prozent ist möglich. Tombolagewinne sind steuerfrei, wenn die Preise von geringem Wert sind (bis 40 Euro) und unter allen an der Betriebsveranstaltung teilnehmenden Arbeitnehmern verlost werden.