„Praxis und Privatleben sind klar getrennt!“

Seit dem Jahr 2000 ist sie in Hamburg niedergelassen - mit den Schwerpunkten Endo, Parodontologie und CMD. Für die berufstätige Mutter bedeutet das bis heute: Sie muss viele Bedürfnisse unter einen Hut bringen, um Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen. Die Abläufe in ihrer Praxis, insbesondere beim Zeitmanagement, zu optimieren, ist ein daher Thema, das die selbstständige Unternehmerin seit 18 Jahren begleitet. Ihr Team besteht inzwischen aus einer angestellten Zahnärztin und acht Mitarbeiterinnen, inklusive zweier Auszubildender.

Das Zeitmanagement, nach dem alle in der Praxis ihre Arbeit organisieren, umfasst folgende Kernpunkte:

1. Termine 

• Der Terminplan enthält freie Blöcke für die kurzfristige Terminvergabe an Schmerzpatienten.

• Wenn sich abzeichnet, dass ein Tag etwa aufgrund von hoher Patientenanzahl oder aufwendiger Vor- und Nachbereitung hektisch werden könnte, wird der Vermerk „Luft 15 min“ im Terminbuch eingetragen, um den Tagesablauf zu entspannen.

• Patienten, die sich verspätet haben, bekommen eine verkürzte Behandlung oder einen neuen Termin, um das daraus folgende Zeitproblem nicht auf die nachfolgenden Patienten zu übertragen. „Wir erklären dann, was eine Verspätung für die Praxis bedeutet, worauf die Patienten meistens mit Verständnis und im besten Fall mit einem Lerneffekt reagieren“, sagt Andrea Gerdes. Immer gelänge das aber nicht.

• Ergeben sich im Behandlungsverlauf Verspätungen, informieren die Zahnärztinnen sofort die Mitarbeiterinnen, damit umorganisiert werden kann. Nachfolgende Patienten werden telefonisch gebeten, später zu kommen. Zur Not wird auch umbestellt. Die Maßgabe lautet: Verspätungen nicht durch den Tag tragen!

2. Administration

• Mittwoch ist Bürotag. An diesem Tag behandelt nur die angestellte Zahnärztin, die Praxischefin kümmert sich ausschließlich um administrative Aufgaben. „Den Umsatzverlust nehme ich in Kauf, weil dadurch Wochenendschichten am Schreibtisch, wie sie früher bei mir üblich waren, wegfallen. Die Zeit habe ich dann für meine Familie“, erklärt die Zahnärztin.

• Es gibt einen Wochenplan, der von der Praxismanagerin (PM) gepflegt wird. Die PM checkt eine Woche im Voraus im Bestellbuch, ob alle Kostenvoranschläge vorliegen, ob die HKPs genehmigt wurden und ob die benötigten Unterschriften und Unterlagen komplett sind. Sie prüft, ob das Dentallabor über anstehende Arbeiten informiert ist, die Folgetermine stehen, ob genügend Assistenz vorhanden und die Zimmerbesetzung korrekt ist. Sie hält außerdem nach Engpässen im Terminbuch Ausschau.

3. Team

• Beim Briefing vor Schichtbeginn wird der Tagesablauf besprochen: Ist die Laborarbeit da? Welche Materialien und Instrumente werden zusätzlich zum Standardprogramm nach Checkliste benötigt? Gibt es Fragen?

• Die Mitarbeiterinnen haben Kommunikationstrainings absolviert, um in schwierigen Situationen, wie etwa bei Terminabsagen, richtig zu reagieren.

4. Behandlungsplanung

• Es gibt keine Standard-Behandlungszeiten, die Dauer jeder Behandlung wird bei der Voruntersuchung individuell eingeschätzt. Die Zahnärztinnen planen jeden Schritt vorab und dokumentieren den Ablauf schriftlich. Das ermöglicht nicht nur eine fundierte zeitliche, sondern auch eine wirtschaftliche Kalkulation.

• Neue Zahnärzte im Team erhalten eine Schulung in realistischer Zeitplanung. „Das Thema ist für viele Neuland und es dauert erfahrungsgemäß einige Monate, bis man dabei Routine und Sicherheit entwickelt“, erklärt Praxischefin Andrea Gerdes.

• Für die vor- und nachbereitungsintensiven mikroskopischen Endo-Behandlungen wird vor und nach dem Termin eine 15-minütige Rüstzeit für Umbauten eingeplant. Die Umsetzung eines stringenten Zeitmanagements erfordere Disziplin, hält Andrea Gerdes fest. „Wir rekapitulieren die Vereinbarungen in unseren wöchentlichen Teamkonferenzen“, erklärt sie. „Das empfinde ich inzwischen nicht mehr als nervig, sondern verstehe es als normalen, menschlichen Prozess.“

Mit ihrem Zeitmanagement ist die Niedergelassene sehr zufrieden. „Die Abläufe sind klar, weswegen weniger Stress und Hektik aufkommen. Davon profitiert das ganze Team“, fasst Andrea Gerdes zusammen. „Patienten haben in der Regel keine oder nur geringe Wartezeit und das Team geht pünktlich nach Hause.“ Aus den über die Jahre gewachsenen Strukturen ergibt sich für die Praxisinhaberin ein Riesenvorteil: „Praxis und Privatleben sind klar getrennt. Feierabend ist wirklich Feierabend und das Wochenende wirklich Wochenende.“

Unter der Woche hat die Unternehmerin jedoch einen Nebeneffekt des Zeitmanagements registriert, an dem das Team noch arbeiten muss: „Meine Mitarbeiterinnen geraten inzwischen in Stress, wenn sich der Tagesablauf durch außerplanmäßige Ereignisse doch einmal verzögert und ein Patient beispielsweise 15 Minuten warten muss.“ Darauf sollte man entspannt reagieren, findet die Chefin, schließlich sei nichts zu 100 Prozent planbar.