Effizient, flexibel, aber bitte nicht dröge

Nicht nur in Zeiten, in denen Kontaktvermeidung in besonderem Maße geboten ist wie in der aktuellen Corona-Pandemie, kann die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern auf digitalem Weg – Neudeutsch digitales Onboarding – eine durchaus effiziente und sinnvolle Methode sein. 

Besonders eignen sich dafür Bereiche wie die Bedienung von Software und Abrechnungssystemen, erläutert Dr. Markus Heckner, Zahnarzt, Medizininformatiker und Geschäftsleiter der DENS GmbH. „Für Zahnärzte als Arbeitgeber ist digitales Onboarding ein gutes Instrument, um neuen Mitarbeitern relativ kostengünstig und ohne große eigene Anstrengungen wichtige Inhalte beizubringen. Schon im Vorfeld können sie sich mit vielen Themen von Zuhause aus beschäftigen.“ 

Insbesondere Standardaufgaben könnten durch Erklärvideos und Webinare leicht vermittelt werden. „Für Kernprozesse, wie Dokumentation und Abrechnung empfiehlt sich aber immer auch eine individuelle Fernschulung durch externe Experten“, erläutert Heckner. 

Für den Erfolg des digitalen Onboardings benötige man aber ausreichend Zeit und natürlich eine funktionierende Technik sowie klare Strukturen und benutzerfreundliche Programme.

Aber ohne strategische Planung geht auch hier nichts. Dafür sollten alle beteiligten Mitarbeiter und Abteilungen von Beginn an mit einbezogen werden – wobei eine Person dann die Verantwortung für das Schulungsprojekt übernimmt, rät Elisa Kastner, Social Media & Content Managerin bei Bitkom, dem Verband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche. Für das digitale Onboarding brauchen alle Beteiligten zunächst einen Zugang beziehungsweise eine Zugriffsberechtigung für die genutzte Plattform und die Programme. Dann folgt der Aufbau einer Struktur: „Zur Orientierung ist es ratsam, die Inhalte zeitlich zu clustern, je nach dem, was schon am ersten Arbeitstag wichtig ist oder noch etwas länger warten kann“, empfiehlt Kastner. 

Neben der Vermittlung von Schulungsinhalten sollte es regelmäßig die Möglichkeit zum Austausch geben. Dafür muss ebenfalls genug Zeit im virtuellen Raum eingeplant werden. Sinnvoll für das Onboarding neuer Mitarbeiter kann auch die Patenschaft eines erfahrenen Kollegen sein. 

Es sollte klar erkennbar sein, dass die Schulungsaufgaben abgearbeitet sind, zum Beispiel anhand eines Fortschrittsbalkens im Programm, ergänzt Kastner. Dies sei auch eine Orientierungshilfe für die neuen Mitarbeiter im Einarbeitungsprozess. „Digitales Onboarding sollte vor allem nicht dröge sein, sondern den Anspruch haben, auch Spaß zu machen, um das Personal auch über mehrere Sitzungen zu motivieren“, betont sie. Zur Auflockerung böten sich etwa Videoinhalte an. Wichtig sei, dass bei jeder virtuellen Station die jeweils Verantwortlichen ansprechbar sind, falls es Rückfragen gibt.

Aus Sicht des Experten Heckner sind Checklisten ein wichtiges Hilfsmittel. „Hier gibt es auch Apps, die hilfreiche Selbsttests zur Abfrage des Erlernten anbieten. Bei Checklisten sollte man als Praxisinhaber nicht vollständig auf Vorlagen Dritter vertrauen, sondern sich gegebenenfalls einmal selbst die Mühe machen, eigene Listen anzufertigen oder zumindest Standardvorlagen auf die praxiseigenen Bedürfnisse zu individualisieren.“

Besser für die Konzentration und Aufmerksamkeitsspanne seien zudem kürzere, dafür regelmäßige Schulungen als überbordende Blöcke, denen am Ende nur noch schwer gefolgt werden kann. Der Medizininformatiker rät außerdem: „Um die Motivation bei Mitarbeitern hochzuhalten, muss man sich als Praxisinhaber und Arbeitgeber auch für die Inhalte der Schulung und Meinungen der Mitarbeiter dazu interessieren. Wenn sie merken, dass die Schulung nur gemacht wird, weil das halt immer so ist, wenn eine neue Kollegin oder ein neuer Kollege eingestellt wird, dann ist das nicht von Vorteil.“ Er empfiehlt daher auch, dem jeweiligen Mitarbeiter freundlich klar zu machen, dass man die Schulung zu seinem eigenen Vorteil durchführt oder bucht, und auch die Beweggründe für diese Maßnahme zu erläutern. Nur wenn dieser verstehe, warum er etwas machen soll, kann er sich tatsächlich dafür begeistern und motivieren, so Heckners Erfahrung.

Die „Neuen“ sollten mit den Inhalten und Aufgaben nicht alleine gelassen werden und zu viel Input auf einmal erhalten. Das richtige Maß an Forderung, nicht Überforderung, sei das Credo jeder Schulung – Step by Step mit Platz für Rückfragen, betont Kastner. Das Tempo sollte also grob vorgegeben, aber dennoch flexibel für jeden individuell sein.

„Auch wenn digitales Onboarding ein gutes Instrument ist, um Wissen zu transferieren und zum Beispiel das Einarbeiten in die Praxissoftware zu erleichtern, hilft es nicht dabei, dass eine neue Mitarbeiterin sich am neuen Arbeitsplatz wohl und willkommen fühlt“, gibt Heckner zudem zu bedenken. Die soziale Integration ist deshalb Teil eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses. Ein persönliches Gespräch im Anschluss ergänzt, was eine Online-Schulung offenlässt. Nur so können neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Praxiskultur vollständig kennenlernen und diese aktiv mitgestalten. „Ich kann nur den Tipp geben, dass man dem Thema Zeit und Gewicht gibt und es nicht einfach nebenbei laufen lässt. Konkret sollte man als Arbeitgeber immer die Themen und Inhalte vorgeben und Experten diese digital aufbereiten und zur Umsetzung bringen lassen“, fügt er noch hinzu. 

Ein klarer Vorteil des digitalen On-boardings sei die Zeitersparnis und der flexible Einsatz. „Die neuen Kolleginnen und Kollegen haben Zugriff auf eine Wissensplattform und die anderen müssen nicht ständig das Gleiche erzählen“, sagt Expertin Kastner: „Allerdings sollte klar sein, dass nicht jede Detailfrage mit einer Standardanwendung online abgebildet werden kann.“ 

Die Grenzen des Sinnvollen werden laut Heckner dagegen klar bei der Vermittlung praktischer Arbeiten überschritten: „Zum Beispiel kann man das Anmischen von Alginat nicht ausschließlich digital lernen. Hier muss man praktisch seine eigenen Erfahrungen machen, und jemand, der neben einem steht, muss die Konsistenz des Ergebnisses prüfen und ein Feedback geben.“ Außerdem sei nicht jede Person eigenständig motiviert und könne ohne die Anleitung und Unterstützung von Dritten neue Aufgaben bewältigen – auch nicht mit digitaler Unterstützung. Der Praxisinhaber sollte daher immer ein offenes Ohr für Fragen und Bedürfnisse seiner Mitarbeiter haben. 

Selbst wenn der Mitarbeiter digital eingearbeitet ist, ist das keine Garantie dafür, dass er auch in der Praxis ins Team passt. Für Heckner ist das digitale Onboarding daher immer eine gute zusätzliche Möglichkeit der Einarbeitung, niemals das einzige Mittel.