EBZ: Alles Wissenswerte zum neuen Verfahren

Das maßgeblich von der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung (KZBV) entwickelte neue elektronische Verfahren soll spürbare Vereinfachungen und Beschleunigungen im Antrags- und Genehmigungsprozess in den Zahnarztpraxen mit sich bringen – mit großen Vorteilen für die Zahnärzteschaft und die Patienten. Der KZBV-Vorstand spricht von einem Leuchtturmprojekt unter den TI-Anwendungen (Leitartikel S. 6). Bei dem digitalen Verfahren werden Behandlungspläne für die Leistungsbereiche Zahnersatz (ZE), Kieferbruch/Kiefergelenkserkrankungen (KB/KGL), Kieferorthopädie (KFO) und ab dem Jahr 2023 dann Parodontalerkrankungen (PAR), die bislang per Papier genehmigt wurden, ins EBZ überführt.

Besonderer Wert wurde laut KZBV darauf gelegt, möglichst sämtliche Anwendungsfälle in der Zahnarztpraxis zu berücksichtigen und die technische Umsetzbarkeit sicherzustellen. Daher seien von der KZBV und vom GKV-Spitzenverband die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) über den Verband der deutschen Dentalsoftware Unternehmen (VDDS) von Beginn an umfassend in das Projekt einbezogen worden. Für das EBZ-Projekt hat die KZBV bereits eine vertragliche Vereinbarung mit den Kostenträgern getroffen.

Um Fehler, die bei der Einführung anderer digitaler Anwendungen gemacht wurden, zu vermeiden, ist bei der Umsetzung des EBZ der KZBV zufolge ein strukturiertes, gestuftes Vorgehen vorgesehen, das Zahnarztpraxen ausreichend Zeit einräumen soll, sich mit dem neuen Verfahren vertraut zu machen. Die Pilotphase zum EBZ hatte am 1. Januar 2022 begonnen und lief bis zum 30. Juni 2022. Der Starttermin des EBZ-Echtbetriebs in Zahnarztpraxen ist der 1. Juli 2022. Die KZBV weist deshalb die Praxen darauf hin, die entsprechenden Softwaremodule bei ihren PVS-Herstellern baldmöglichst zu bestellen.

Um die Praxen adäquat bei der Etablierung des EBZ in die Praxisabläufe zu unterstützen, bieten die PVS-Hersteller Schulungen an und vereinbaren mit den Praxen individuelle Termine zur Vorbereitung und Einweisung in die EBZ-Module. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Zahnarztpraxen mit Software-Updates nicht auf sich allein gestellt sind. Auch die KZVen werden auf Grundlage von Informationsmaterial der KZBV die Zahnärztinnen und Zahnärzte informieren. Danach besteht die Möglichkeit, bis zum Jahresende 2022 das EBZ im Praxisalltag kennenzulernen, bevor es dann zum 1. Januar 2023 als einzig mögliches Antragsverfahren für alle Zahnarztpraxen verpflichtend sein wird. 

Das neue Verfahren ist so aufgesetzt, dass Zahnärztinnen und Zahnärzte einen elektronischen Antragsdatensatz direkt über das sichere Mail-Verfahren „Kommunikation im Medizinwesen“ (KIM) an die Kasse übermitteln. Diese spielt dann einen ebenfalls elektronischen Antwortdatensatz via KIM zeitnah zurück an die Praxis. Das PVS verarbeite die Daten automatisch und ordne diese der entsprechenden Patientenkartei zu, erklärt die KZBV. Änderungen, etwa bei der Höhe des Bonus oder der Festlegung des Festzuschusses bei Zahnersatz, würden direkt berücksichtigt.

Patientinnen und Patienten wird durch das EBZ künftig nicht mehr der herkömmliche und für Laien sehr komplexe Heil- und Kostenplan (HKP) ausgehändigt. Vielmehr erhalten sie eine Ausfertigung mit allen relevanten Inhalten in allgemein verständlicher Form. Diese beinhaltet auch die erforderlichen Erklärungen des Versicherten bezüglich Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung, so die KZBV.

Besonders im ersten Jahr der Umstellung können laut KZBV technische Probleme (etwa lokale Probleme bei der KIM-Erstinstallation oder die verspätete Installation eines PVS-Updates) nicht völlig ausgeschlossen werden. Deshalb darf bei diesen begründeten Störfällen in diesem Zeitraum auf das papiergebundene Verfahren (Versand des ausgedruckten elektronischen Antrags) zurückgegriffen werden.

Weitere Informationen: www.kzbv.de/ebz