10 Regeln für ein konstruktives Feedback 

Feedback ist sehr wichtig, um Arbeitsabläufe und -ergebnisse zu verbessern, aber auch um Mitarbeitende zu fördern und ihnen Orientierung zu geben. Der Virchowbund und gibt Praxischefinnen und -chefs die folgenden zehn Regeln an die Hand, mit denen sich eine gute Feedbackkultur aufbauen lässt und die dabei helfen können, Arbeitsabläufe zu verbessern:

Bevor Sie umfangreiche Rückmeldung geben, setzen Sie den richtigen Kontext. Klären Sie, warum das Feedback wichtig ist und wie es zur persönlichen oder beruflichen Entwicklung beitragen kann. Ein klarer Kontext ermöglicht es Empfänger und Empfängerin, Ihre Rückmeldung besser zu verstehen und zu verarbeiten. Ein, zwei Sätze genügen, um den Kontext zu setzen. Erklären Sie zu lange, kann das Ihr Gegenüber unruhig machen und ungewollte Dramatik erzeugen.

Beginnen Sie mit positiver Kritik, um eine unterstützende Atmosphäre zu schaffen. Das Hervorheben von Stärken erleichtert es Empfänger und Empfängerin, sich auf unangenehmere Kritik einzulassen. Formulieren Sie dabei exakt und führen Sie Beispiele an. Ein Satz wie „Sie sind eine gute Mitarbeiterin“ macht weniger Eindruck und wirkt weniger wertschätzend als ein Feedback wie „Sie arbeiten schnell, gründlich und bewahren stets die Ruhe. Das ist mir gestern in der stressigen Situation xy wieder aufgefallen“. So fühlt sich Ihr Gegenüber gesehen und weiß, welches Verhalten Sie sich wünschen.

Ob positiv oder negativ: Beide Arten von Rückmeldung müssen konkret sein. Sonst ist Ihrem Gegenüber nicht klar, was Sie meinen oder von ihm erwarten. Formulieren Sie Ihr negatives Feedback konkret, sachlich und ohne Umschweife. Benennen Sie die Fakten, wie sie sind, ohne Ausschmückung und zunächst ohne Wertung. Stützen Sie Ihre Kritik auf konkrete Beispiele. Beschreiben Sie knapp, welche Situationen oder Verhaltensweisen Ihre Rückmeldung veranlasst haben. Formulieren Sie so, dass Ihr Gegenüber es annehmen und nicht widersprechen kann. Statt „Sie kommen immer zu spät“ sagen Sie zum Beispiel: „Sie sind letzte Woche dreimal zu spät gekommen“. Statt „Sie machen nie das Licht aus“ ist besser: „Wenn Sie als letzte die Praxis verlassen, lassen Sie manchmal das Licht an. Mir ist es die letzten vier Donnerstage aufgefallen.“

Bleiben Sie außerdem sachlich und interpretieren Sie das Verhalten nicht. Besser ein Satz wie „Sie lassen in leeren Räumen immer wieder das Licht brennen“ als „Sie sind verschwenderisch“ oder „Die Energiekosten sind Ihnen wohl völlig egal“. Sind Sie sachlich, klar und konkret, wird Ihr Feedback glaubwürdiger. Übrigens zeigen Sie mit konstruktivem Feedback Ihren Mitarbeitenden gegenüber auch gute Teamführung. Auch Ihre Praxisorganisation profitiert davon.

Um negative Kritik nachvollziehbarer und wirksamer zu machen, kann es nützen, Ihre eigene emotionale Reaktion auf das kritisierte Verhalten zu schildern. Vermeiden Sie auch dabei zu verallgemeinern und verwenden Sie die „Ich“-Form. Formulieren Sie also nicht: „Man sagt immer“ oder „Alle denken“, sondern „Ich ärgere mich darüber, denn…“ oder „Mein Eindruck ist, dass…“. Sprechen Sie aus Ihrer eigenen Perspektive, wird das Feedback persönlicher und weniger anklagend. Auch vermeiden Sie so, dass Ihr Gegenüber widersprechen will, denn über Ihre persönliche Wahrnehmung lässt sich nicht streiten.

Kritisieren Sie nicht den Mitarbeiter als Person, sondern seine Handlungen. Sagen Sie also nicht „Sie sind ein Zuspätkommer“, sondern „Sie kommen in letzter Zeit immer wieder zu spät“. Dies reduziert die defensive Reaktion und fördert eine konstruktive Diskussion darüber, wie bestimmte Verhaltensweisen verbessert werden können. Außerdem hat Ihr Gegenüber so keinen Grund, Ihre grundsätzliche Wertschätzung zu bezweifeln.

Konzentrieren Sie sich darauf, wie das Feedback in zukünftige Handlungen umgesetzt werden kann. Formulieren Sie Vorschläge oder Ihre Erwartung. So unterstützen Sie Empfänger und Empfängerin auch dabei, praktische Schritte zur Verbesserung zu planen.

Möglicherweise reagiert Ihr Gegenüber konsterniert oder emotional. Zeigen Sie Verständnis und Empathie für die Auswirkungen des Feedbacks – immerhin muss Ihr Gegenüber gerade eine unangenehme und vielleicht überraschende Botschaft verdauen. Hören Sie sich die Antwort in Ruhe an. Ein respektvoller Tonfall bewahrt eine vertrauensvolle Atmosphäre.

Feedback sollte nicht als Einbahnstraße betrachtet werden. Ermutigen Sie zu Fragen und Diskussionen. Ein offener Dialog ermöglicht es beiden Seiten, die Kritik besser zu verstehen und konkrete Schritte zur Verbesserung zu identifizieren.

Feedback sollte kein einmaliges Ereignis sein. Indem Sie regelmäßige Feedbackgespräche etablieren, fördern Sie kontinuierliche Verbesserung. Finden Sie eine gute Balance zwischen zu häufigem und zu seltenem Feedback. Wenn Sie unsicher sind, können Sie auch Ihre Mitarbeitenden nach ihren Präferenzen fragen. Zwar ist Feedback ein Teil des gewöhnlichen Mitarbeitergesprächs – doch es ist empfehlenswert, mehrmals pro Jahr Feedback zu geben.

Als Feedbackgeber sollten Sie auch in der Lage sein, Kritik anzunehmen. Dies schafft Vertrauen und fördert eine offene Kommunikation in beide Richtungen. Das Geben von konstruktiver Kritik erfordert Fingerspitzengefühl und Übung. Indem Sie diese Regeln anwenden, können Sie eine positive Feedbackkultur fördern. Außerdem tragen Sie dazu bei, dass Ihre Mitarbeitenden persönliche und berufliche Entwicklungsziele erreichen können – und davon profitiert auch Ihre Arbeit in der Praxis und Ihr beruflicher Erfolg.