Das kommt rein

Auch wenn oft von Befüllungspflichten die Rede ist, führt nicht jeder Patientenkontakt automatisch zu einem Eintrag in die ePA. Zunächst müssen bestimmte Voraussetzungen vorliegen: Die Daten müssen in der aktuellen Behandlung von der Zahnärztin oder dem Zahnarzt selbst erhoben worden sein und in elektronischer Form vorliegen. Zudem dürfen die Patientinnen und Patienten dem Einstellen der Daten nicht widersprochen haben.

Zu den Dokumenten, die Zahnarztpraxen einstellen müssen, zählen zum Start der ePA vornehmlich Befundberichte. Das sind – dem Arztbrief vergleichbar – Berichte über selbst durchgeführte Behandlungen, mit denen Dritte unterrichtet werden. Zahnärztinnen und Zahnärzte informieren durch solche Berichte zahnärztliche oder ärztliche Kolleginnen oder Kollegen über eine Behandlung, das kommt jedoch eher selten vor und sie müssen allein wegen der ePA auch nicht damit anfangen. Die Anzahl der gesetzlich vorgeschriebenen Datenbefüllungen wird daher zum Start der ePA in Zahnarztpraxen eher gering ausfallen. Der Umgang mit den Befundberichten ändert sich durch die ePA im Übrigen nicht. Ein solcher Bericht sollte weiterhin direkt, etwa über KIM, an die zu informierende Person oder Institution gesendet werden; in die ePA wird nur eine Kopie eingestellt. Die direkte Kommunikation mit anderen Praxen und Kliniken bleibt also gleich.

Daten, die nur der internen Behandlungsdokumentation dienen (bei Kontrollen, Füllungen o. Ä.), müssen standardmäßig nicht in die ePA eingestellt werden, sondern nur auf ausdrücklichen Patientenwunsch (siehe unten). Die elektronische Medikationsliste, die eine Übersicht der mittels E-Rezept verordneten Arzneimittel enthält, muss von den Zahnarztpraxen nicht befüllt werden, weil die Daten automatisch vom E-Rezept-Fachdienst in die ePA fließen.

Patientinnen und Patienten haben, wenn sie dies ausdrücklich wünschen, generell einen Anspruch darauf, dass die Zahnarztpraxis ihre ePA befüllt. Hier können vor allem Einträge in das eZahnbonusheft oder das Einstellen der Patienteninformationen zum HKP-Zahnersatz sinnvoll sein. Auch hier gelten allerdings die grundsätzlichen Voraussetzungen zur Befüllung der ePA (siehe oben). Daten, die nur in Papierform vorliegen, müssen daher nicht in die ePA eingestellt werden, Befunde aus früheren Behandlungen ebenfalls nicht. Für diese Daten können sich die Versicherten an ihre Krankenkassen wenden oder diese selbst mittels ihrer ePA-App in ihre ePA übertragen. Wenn der Patient es wünscht, sind auch elektronische Abschriften der Patientenakte in die ePA zu übermitteln.

Eigens zur Befüllung der ePA müssen Zahnarztpraxen keine Daten „produzieren“, die ansonsten im Rahmen der aktuellen Behandlung gar nicht angefallen wären. Nur das, was ohnehin im aktuellen Behandlungskontext in der praxiseigenen Behandlungsdokumentation gespeichert worden ist, wird gegebenenfalls als Kopie in die ePA eingestellt. Und ein Befundbericht muss nicht allein deshalb erstellt werden, um die ePA befüllen zu können, sondern nur dann, wenn er medizinisch angezeigt ist. Die Übertragung der Daten in die ePA können die Praxen flexibel in ihre Arbeitsabläufe integrieren, sollten dabei aber beachten, dass die Zugriffsdauer auf die ePA (standardmäßig 90 Tage) durch den Patienten vorzeitig beendet werden kann.

KZBV – Abteilung Telematik