Personalmanagement: Jeder da, wo er am besten hinpasst

In kaum einer Praxis sind alle Prozesse optimal ausgestaltet. Doch wenn man kein Auge darauf hat, knirscht es irgendwann im System. Statt die Abläufe zu hinterfragen und zu verbessern, wird allerdings oft einfach mehr Personal eingestellt. „Das führt zu höheren Kosten, aber nicht zwangsläufig zu mehr Effizienz – im schlimmsten Fall sogar zu Unordnung“, hat Jonas Kock, Inhaber und Geschäftsführer von Kock Consulting, als Praxisberater schon häufig beobachtet. Nach dem Studium der Betriebswirtschaftslehre hat er sich als systemischer Prozessbegleiter und Fachberater für Heilberufe auf Praxispotenzial-Analysen spezialisiert.

Der entscheidende Faktor ist, die Mitarbeitenden ihren Stärken entsprechend einzusetzen. Wer in einem Bereich arbeitet, der nicht seinen Kompetenzen entspricht, kann die Effizienz und die Leistung des gesamten Teams ausbremsen. „Deshalb sind klare Stellenbeschreibungen im ersten Schritt essenziell. Nehmen Sie sich genug Zeit für die Inhalte. Die potenzielle Bewerberin oder der Bewerber sollte wissen: Welche Aufgaben habe ich? Welche Entscheidungen muss ich treffen? Wem muss ich was berichten? Das schafft Orientierung und verhindert Unsicherheiten“, stellt Kock als Voraussetzung heraus. Je genauer und zielgerichteter eine Ausschreibung formuliert ist, desto höher wird die Trefferquote für eine geeignete Besetzung ausfallen.

Gute Personalführung bedeutet ganz wesentlich auch, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu kennen – und zu berücksichtigen, betont der Experte. „Statt sich als Besserwisser zu präsentieren, sollte eine Führungskraft als Trainer agieren. In einer Praxis treffen unterschiedliche Generationen und Wertebilder aufeinander, darauf müssen Sie individuell eingehen, um authentische Stellen zu schaffen, mit denen die Mitarbeitenden zufrieden sind.“

Wer diese zentralen Ansätze pflegt, kann definitiv eine Effizienzsteigerung spüren, sagt Kock und nennt einige wichtige Indikatoren zur Kontrolle: Wer macht Über- oder Unterstunden? Wie hoch ist die Auslastung des Teams insgesamt? Sie sollten sich auch die Frage stellen, wie viel in der gleichen Zeit geleistet werden kann. Ein guter Richtwert sei die Anzahl der Mitarbeitenden pro behandelndem Arzt. Im Schnitt liegt diese bei 3,5. „Zeigt sich der Wert darüber, sollten Sie die Effizienz genauer betrachten“, erklärt Kock. Auch die Personalkostenquote im Verhältnis zum Umsatz könne Aufschluss darüber geben, wie gut eine Praxis aufgestellt ist. „Entscheiden Sie sich für eine Umstrukturierung im Team, kann es zwölf bis 18 Monate dauern, bis die ersten Erfolge erkennbar sind. Die Führung muss etwas Geduld aufbringen und einen aufmerksamen Blick behalten.“

Aber wie kann die Führung erkennen, ob Mitarbeitende an der richtigen Stelle eingesetzt sind? „Mitarbeiterbefragungen sind ein wertvolles Werkzeug, um die Zufriedenheit des Personals zu beurteilen. Es ist kein Geheimnis, dass zufriedene Angestellte motivierter arbeiten. Umgekehrt führt es oft zu Frust, wenn jemand nicht in seinem Kompetenzbereich tätig ist. Regelmäßige Personalgespräche bieten daher die Chance, genau hinzuhören: Was macht Dich/Sie zufrieden? Was frustriert Dich/Sie? Welche Aufgaben bereiten Dir/Ihnen Freude?“, erklärt Kock.

Um aus den Befragungen das Bestmögliche herauszuziehen, sei es sinnvoll, sie auf zwei Ebenen stattfinden zu lassen: zum einen in einem persönlichen 1:1-Gespräch, um die individuellen Entwicklungswünsche zu besprechen, zum anderen anonym, um ein allgemeines Stimmungsbild zu erhalten. „Anonyme Umfragen führen Sie am besten online durch, dann haben sie eine niedrige Hemmschwelle. Ihre Mitarbeitenden sollten keine Sorge haben, offen zu antworten. Die Ergebnisse müssen transparent kommuniziert werden und vor allem müssen Angestellte sehen, dass ihre Rückmeldungen ernst genommen und konkrete Maßnahmen abgeleitet werden“, weiß Kock.

Motivation ist individuell, daher gibt es keine Einheitslösung. Mitarbeitende aus verschiedenen Generationen und mit unterschiedlichen Lebensumständen können nicht in eine Schublade einsortiert werden. Sie müssen herausfinden, wie Sie jeden Einzelnen ansprechen. Generell gilt aber: „Kombinieren Sie Lob und Kritik lieber nicht in einem Gespräch. Kritikgespräche sind wichtig, aber Lob sollte nicht nur dadurch stattfinden, dass keine Kritik kommt“, rät der Praxisberater. Ein festes Ritual, etwa eine kurze Morgenbesprechung und/oder eine Feedback-Runde am Abend, kann helfen, Lob gezielt zu integrieren und so auch motivierend zu wirken.

Wenn jemand nicht gut arbeitet, steckt meist eine Ursache dahinter, verrät Kock: „Kein Mitarbeitender kommt zur Arbeit, um absichtlich schlechte Leistung zu erbringen. Die Aufgabe der Führungskraft ist es herauszufinden, woran es liegt. Anstatt direkte Lösungen vorzugeben, sollten Sie als Vorgesetzter ihre Mitarbeitenden zur Lösungsfindung anleiten. Eine gute Frage ist: Wie müsste der Prozess für dich anders sein, damit es besser läuft? Mitarbeitende setzen Lösungen, die sie selbst entwickelt haben, eher um als solche, die ihnen vorgegeben werden. Führung bedeutet heute vor allem Coaching“, erklärt Kock.

Eine gute Frage an die Mitarbeitenden ist: Wie müsste der Prozess für dich anders sein, damit es besser läuft?

Jonas Kock

Da das Verhalten der Führungskraft auf das gesamte Team ausstrahlt, gilt es, mit gutem Beispiel voranzugehen. Wenn die Chefin eine positive Stimmung verbreitet, wirkt sich das direkt auf den Umgang mit den Patienten aus. „Ich würde abschließend noch raten, kritische Themen nach Möglichkeit nicht zwischen Tür und Angel zu besprechen. Eine kurze, bewusste Gesprächspause kann helfen, professionell und wertschätzend zu kommunizieren“, so Kock.

Um Stress zu vermeiden, ist eine durchdachte Terminkalenderstruktur elementar. Die Behandlungsplanung sollte sich an den verfügbaren Arbeitszeiten orientieren, um Überlastung und unnötige Überstunden zu vermeiden. Besonders personalintensive Behandlungen können dann stattfinden, wenn genügend Mitarbeitende vor Ort sind. Kommt einer der Mitarbeitenden grundsätzlich nicht gut mit Stress zurecht, kann ein Einzel-Coaching in Erwägung gezogen oder der Einsatz- und Aufgabenbereich entsprechend angepasst werden. „Das sorgt für eine gleichmäßige Auslastung und verhindert unnötigen Stress.“